采购原材料询价制度

PAGE采购原材料询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购原材料询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，确保询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：询价信息应及时、准确、全面地公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求部门提交申请1.各需求部门根据生产计划或业务需求，填写《原材料采购申请表》，详细说明所需原材料的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.《原材料采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门组建询价小组1.采购部门接到需求部门的申请后，根据采购项目的特点和要求，组建询价小组。询价小组由采购人员、相关技术人员、质量管理人员等组成，并指定一名组长负责询价工作的组织和协调。2.询价小组成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程，能够独立完成询价任务。（三）询价准备1.询价小组收集与采购原材料相关的市场信息，包括供应商资料、产品价格行情、质量标准、交货期等。2.询价小组根据收集到的信息，制定询价文件。询价文件应明确采购原材料的各项要求，包括技术规格、质量标准、交货方式及地点、售后服务等内容。（四）选择询价对象1.询价小组通过多种渠道选择询价对象，包括但不限于供应商目录、行业网站、招标平台、供应商推荐等。2.选择的询价对象应具有良好的商业信誉和生产经营能力，能够提供符合公司要求的原材料。（五）发出询价函1.将询价文件以书面或电子形式发送给选定的询价对象，要求其在规定时间内报价。询价函应明确询价的各项要求、报价截止日期等信息。2.在询价函中，应要求询价对象提供详细的报价清单，包括原材料的单价、总价、交货期折扣等内容。（六）接收报价1.询价小组在报价截止日期后，及时接收询价对象的报价。对报价进行整理和记录，确保报价信息的完整性和准确性。2.对于报价明显不合理或不符合询价要求的供应商，询价小组应及时与其沟通，要求其作出合理说明或重新报价。（七）询价评估1.询价小组根据询价对象的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，对各供应商的报价进行综合评估。2.评估过程中，应充分考虑公司的采购成本、质量要求、生产需求等因素，确定最优的采购方案。3.询价小组可以采用评分法、最低价法等方式对报价进行评估，具体评估方法应在询价文件中明确规定。（八）确定供应商1.根据询价评估结果，询价小组确定最终的供应商，并填写《供应商选定审批表》。2.《供应商选定审批表》应包括询价过程、评估结果、选定理由等内容，经采购部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。3.公司领导根据审批表的内容进行审批，批准后确定最终的供应商。（九）签订采购合同1.采购部门根据公司领导的审批意见，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原材料的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的工作安排和监督。三、询价信息管理（一）建立询价档案1.采购部门应建立询价档案，对每次询价活动的相关文件和资料进行整理和归档。询价档案应包括《原材料采购申请表》、询价文件、报价清单、询价评估记录、《供应商选定审批表》、采购合同等。2.询价档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）定期更新询价信息1.采购部门应定期收集和更新与采购原材料相关的市场信息，包括供应商资料、产品价格行情、质量标准、交货期等。2.对收集到的信息进行分析和整理，形成询价参考资料，为后续的询价活动提供参考依据。（三）信息保密1.询价小组成员应对询价过程中涉及的商业秘密和供应商信息予以保密，不得泄露给无关人员。对违反保密规定的人员，公司将依法追究其责任。2.在询价过程中，如因工作需要向供应商提供公司的相关信息，应事先经过公司领导批准，并要求供应商签订保密协议。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购原材料询价制度的执行情况进行监督检查，定期对询价活动进行审计。2.审计部门应重点检查询价过程是否符合规定流程、询价信息是否公开透明、供应商选定是否公平公正、采购合同是否合法合规等内容。3.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保询价制度得到有效执行。（二）供应商反馈1.采购部门应定期向供应商反馈询价制度的执行情况，听取供应商的意见和建议。2.对于供应商提出的合理意见和建议，采购部门应及时进行研究和改进，不断完善询价制度。（三）考核机制1.公司建立询价工作考核机制，对询价小组成员以及采购部门的工作进行考核评价。2.考核内容包括询价工作的准确性、及时性、合规性、成本控制效果等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个