采购例行询价制度范本

PAGE采购例行询价制度范本一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的例行询价活动，包括但不限于办公用品、设备采购、原材料采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，给予公平的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购询价过程及相关信息应向所有参与供应商公开，确保透明度。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现需求不合理或存在其他问题，采购部门应与需求部门沟通协商，提出修改建议，直至需求明确、合理。（三）询价准备1.采购人员根据审核后的采购需求，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。2.采购人员准备询价文件，询价文件应包括采购需求明细、技术规格要求（如有）、报价要求、交货时间要求、售后服务要求等内容。（四）询价发出1.采购人员向潜在供应商发送询价文件，明确询价截止时间、报价方式等要求。2.询价文件可通过邮件、传真、书面等方式发送给供应商。（五）供应商报价1.供应商在收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应在询价截止时间前将报价文件反馈至采购部门。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审。评审人员可包括采购人员、技术人员、财务人员等。2.评审内容包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。3.评审人员根据评审标准对各供应商的报价进行打分或排序，推荐出最优供应商。（七）采购决策1.根据报价评审结果，采购部门提出采购建议，报公司领导审批。2.公司领导根据采购建议及公司实际情况，做出最终采购决策。（八）合同签订1.采购决策确定后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、物资或服务的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（九）采购执行与验收1.供应商按照采购合同约定进行物资或服务的供应。2.采购部门负责跟踪采购进度，确保按时交货。3.物资或服务到货后，采购部门组织相关人员进行验收。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，按照合同约定处理。三、询价文件编制要求（一）基本信息1.询价文件应包含项目名称、询价编号、询价日期等基本信息。2.明确采购项目的背景和目的，使供应商清楚了解采购需求的来源和意义。（二）采购需求明细1.详细列出采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求等内容。2.对于复杂的采购项目，可提供技术规格说明书、图纸等相关资料，确保供应商准确理解采购需求。（三）报价要求1.明确报价的范围，包括物资或服务的单价、总价、运费、税费等所有费用。2.规定报价的有效期，一般为[X]个工作日。3.要求供应商注明报价所包含的具体内容，如是否包含安装调试、培训等服务。（四）交货时间要求1.明确要求供应商提供的交货时间，可分为具体日期或时间段。2.如有特殊交货要求，如分批交货、紧急交货等，应在询价文件中明确说明。（五）售后服务要求1.规定供应商应提供的售后服务内容，如质保期、维修响应时间、维修方式等。2.明确售后服务的费用承担方式，如是否包含在报价中或另行收费。（六）其他要求1.如对供应商的资质、业绩、信誉等有要求，应在询价文件中明确说明。2.告知供应商询价文件的答疑方式和截止时间，以便供应商及时提出疑问。四（此处序号应为四，但你文档中未明确该部分内容，可补充完整后按要求继续编写）、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉，无不良经营记录。2.具备相应的生产或服务能力，能够满足公司采购需求。3.产品质量可靠，符合国家相关标准和公司要求。4.价格合理，具有一定的市场竞争力。5.售后服务完善，能够及时响应公司需求。（二）供应商开发与评估1.采购部门定期收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。2.对新供应商进行实地考察或资质审核，评估其是否符合公司供应商选择标准。3.定期对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。4.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与约束1.对于优秀供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等。2.对于不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作直至取消合作资格等措施。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的履约情况，作为供应商管理的重要依据。五、询价记录与档案管理（一）询价记录1.在询价过程中，采购人员应详细记录与供应商沟通的情况，包括询价文件的发送与接收时间、供应商的报价内容、对报价的疑问及回复等。2.询价记录应采用书面或电子文档形式保存，确保记录的完整性和准确性。（二）档案管理1.采购部门负责建立采购询价档案，将询价过程中的相关文件和记录进行整理归档。2.采购询价档案应包括采购需求申请表、询价文件、供应商报价文件、报价评审记录、采购合同等资料。3.采购询价档案应按照项目或时间顺序进行分类存放，便于查询和管理。4.规定采购询价档案的保存期限，一般为[X]年，以便在需要时进行查阅和审计。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、供应商选择是否合理等。2.公司纪检监察部门对采购询价过程中的违规行为进行监督和查处，确保采购活动的廉洁性。（二）外部监督1.接受供应商和社会公众的监督，对于供应商的投诉和举报，及