采购会审合同会签制度

PAGE采购会审合同会签制度一、总则（一）目的为加强公司采购与合同管理，规范采购会审与合同会签流程，防范采购风险，确保公司采购活动合法合规、经济有效，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及下属单位涉及的各类采购项目及合同签订，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动和合同签订必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购会审与合同会签，确保程序合规。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购活动的经济合理性。4.风险防控原则：通过会审与会签，对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，降低风险发生的可能性。二、采购会审（一）采购计划会审1.采购需求审核各部门根据业务需要提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性进行初步审核，包括需求是否与业务目标相符、是否存在重复采购等情况。财务部门审核采购需求的预算安排，评估其是否在部门预算范围内，是否符合公司整体财务规划。2.市场调研会审采购部门负责组织市场调研，了解采购物资或服务的市场价格、供应商情况等信息。技术部门参与涉及技术要求较高的采购项目的市场调研，对供应商提供的产品技术参数是否满足公司需求进行审核。会审小组（由采购、财务、技术等相关部门人员组成）共同对市场调研结果进行分析，评估采购价格的合理性，确定采购的最佳时机。（二）供应商选择会审1.供应商资质审核采购部门收集供应商的相关资质文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等。法务部门对供应商资质文件进行合法性审核，确保供应商具备合法经营资格，不存在法律纠纷或违规记录。技术部门根据采购项目的技术要求，审核供应商的技术能力和生产工艺，判断其是否能够提供符合质量要求的产品或服务。2.供应商信誉评估采购部门通过查询供应商的信用记录、与其他合作过的企业沟通等方式，对供应商的信誉进行评估。财务部门关注供应商的财务状况，评估其资金实力和付款信用，防止因供应商财务问题影响公司采购活动。会审小组综合考虑供应商的资质和信誉情况，确定合格供应商名单。（三）采购合同条款会审1.合同主要条款审核采购部门起草采购合同初稿，明确合同当事人、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。法务部门对合同条款的合法性、完整性进行审核，确保合同符合法律法规要求，不存在法律漏洞和风险。财务部门审核合同价款支付方式、结算周期等条款，保障公司资金安全和合理流动。技术部门审核合同中涉及技术要求、验收标准等条款，确保技术条款准确无误，符合公司技术需求。2.特殊条款会审对于涉及知识产权、保密条款、售后服务等特殊条款的采购合同，相关专业部门（如知识产权管理部门、法务部门、售后服务部门等）进行重点会审，确保条款明确合理，保护公司利益。三、合同会签（一）会签流程1.发起会签采购部门将审核通过的采购合同初稿提交至合同会签系统或相关纸质流程，发起合同会签。2.部门会签合同会签涉及的部门（如采购、财务、法务、技术、使用部门等）按照职责分工对合同条款进行审核，并在规定时间内签署意见。各部门会签人员应认真审查合同内容，如发现问题及时与采购部门沟通协商，提出修改意见。3.汇总审核采购部门负责汇总各部门的会签意见，对合同进行统一修改完善。如遇重大分歧，组织相关部门进行专题讨论，协商解决方案。4.领导审批根据公司合同审批权限规定，合同经各部门会签后，提交相应层级领导审批。领导审批时重点关注合同的合规性、风险防控、经济效益等方面，签署审批意见。（二）会签责任1.采购部门责任负责采购合同的起草、发起会签、汇总修改等工作，确保合同内容准确反映采购会审意见。对合同执行过程进行跟踪，及时协调解决合同履行中的问题。2.财务部门责任审核合同价款支付方式、结算周期等财务条款，提出财务风险防控建议。参与合同执行过程中的财务监督，确保公司资金安全。3.法务部门责任审核合同条款的合法性，防范法律风险。为合同签订和履行提供法律咨询服务，处理合同纠纷。4.技术部门责任审核合同中涉及技术要求、验收标准等条款，确保技术条款符合公司技术需求。参与采购项目的技术验收工作，提供技术支持。5.使用部门责任提出采购需求，参与采购会审和合同会签，确保合同标的符合实际使用要求。在合同履行过程中负责验收工作，反馈使用情况。四、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购会审与合同会签制度的执行情况进行审计检查，重点审查采购项目的合规性、合同签订与履行情况、会审与会签流程的执行情况等。2.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保制度有效执行。（二）日常监督检查1.采购部门定期对采购项目和合同执行情况进行自查，检查采购流程是否规范、合同条款是否得到有效执行等。2.各部门负责人对本部门参与的采购会审与合同会签工作进行日常监督，确保本