采购专责人制度

PAGE采购专责人制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有参与采购的供应商享有平等的机会，不受歧视。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购合同的顺利履行。二、采购专责人的职责与权限（一）职责1.采购计划制定根据公司生产经营计划和实际需求，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。定期对采购计划进行评估和调整，确保采购计划的准确性和合理性。2.供应商管理负责供应商的开发、筛选、评估和管理工作。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量、交货期、售后服务等情况。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商合作策略。3.采购执行按照采购计划组织实施采购活动，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判等。与供应商进行商务谈判，签订采购合同，明确采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制分析市场行情，掌握采购物资的价格动态，通过比价、议价等方式降低采购成本。合理控制采购批量和采购时机，避免库存积压和资金浪费。对采购成本进行核算和分析，定期向上级汇报采购成本控制情况。5.采购质量控制参与采购物资的质量检验和验收工作，确保采购物资符合质量标准和合同要求。对采购过程中出现的质量问题及时与供应商沟通协商，督促供应商采取有效措施解决问题。建立采购质量反馈机制，及时将采购质量情况反馈给相关部门，以便采取改进措施。6.采购风险管理识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险等。制定相应的风险应对措施，降低采购风险对公司造成的损失。定期对采购风险进行评估和监控，及时调整风险应对策略。（二）权限1.采购决策权：在规定的采购预算和采购权限范围内，有权自主选择采购方式、确定供应商和签订采购合同。2.供应商选择权：根据公司供应商管理规定，有权对供应商进行开发、筛选、评估和选择。3.采购价格谈判权：在采购谈判过程中，有权与供应商就采购价格、交货期、质量标准等条款进行谈判。4.采购合同签订权：在与供应商达成一致意见后，有权签订采购合同，但合同条款必须符合公司相关规定和法律法规要求。5.采购资金支付审批权：按照公司财务审批制度，对采购资金支付申请进行审核和审批。三、采购流程及规范（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划审核1.采购部门收到采购申请表后，由采购专责人对采购申请进行审核。2.审核内容包括采购申请的合理性、必要性、时效性以及是否符合公司采购预算和相关规定等。3.对于不符合要求的采购申请，采购专责人应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（三）采购计划编制1.根据审核通过的采购申请，采购专责人结合库存情况和市场供应情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容。3.采购计划编制完成后，提交至采购部门负责人审核。（四）采购方式选择1.根据采购物资的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购专责人选择合适的采购方式。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资采购项目。询价采购：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场供应充足的物资采购项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的以及重新招标未能成立的物资采购项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。2.采购方式选择应符合相关法律法规和公司采购制度的要求，并报经公司领导批准。（五）供应商选择与确定1.根据采购方式，采购专责人通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.组织对符合资格要求的供应商进行实地考察或样品测试，了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况。4.根据考察和测试结果，对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。并按照评估得分对供应商进行排序，选择得分较高的供应商作为中标候选人或拟合作供应商。5.将中标候选人或拟合作供应商名单提交至采购部门负责人审核，审核通过后报公司领导批准。（六）采购合同签订1.采购专责人与选定的供应商进行商务谈判，就采购标的、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同文本，并提交至公司法律部门或法律顾问进行审核。3.法律部门或法律顾问对采购合同文本进行合法性、合规性审查，提出修改意见。采购专责人根据审查意见对合同文本进行修改完善。4.采购合同经双方签字盖章后生效，并按照公司合同管理规定进行编号、归档和保管。（七）采购订单下达1.采购合同签订后，采购专责人根据合同条款，向供应商下达采购订单。2.采购订单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点、质量标准等内容，并要求供应商签字确认。3.将采购订单副本分发给公司相关部门，如仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（八）采购物资验收1.采购物资到货前，采购专责人应通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，仓库管理部门按照采购订单和合同要求对物资的数量、规格型号、外观等进行核对验收，并填写验收记录。3.质量检验部门按照相关质量标准和检验规范对采购物资进行质量检验，出具检验报告。4.对于验收合格的采购物资，仓库管理部门办理入库手续；对于验收不合格的采购物资，采购专责人应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施解决问题。（九）采购资金支付1.采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门根据采购合同和验收单，填写采购资金支付申请表。2.采购资金支付申请表经采购专责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理采购资金支付手续。（十）采购档案管理1.采购专责人负责采购档案的整理、归档和保管工作。2.采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购方式审批文件、供应商资料、采购合同、采购订单、验收记录、检验报告、采购资金支付凭证等相关资料。3.采购档案应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，并妥善保管，保存期限应符合法律法规和公司相关规定的要求。四、采购监督与考核（一）采购监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.公司纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购人员的违法违规行为。3.采购部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）采购考核1.制定采购考核指标体系，对采购专责人的工作业绩进行考核评价。考核指标包括采购计划完成率、采购成本降低率、采购物资质量合格率、供应商准时交货率、采购合同履行率等。2.采购考核周期为年度考核，