酒店采购询价制度

PAGE酒店采购询价制度一、总则（一）目的为规范酒店采购询价行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证酒店运营所需物资及服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有物资采购及服务采购项目的询价活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备维修保养、营销推广服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，营造公平竞争的市场环境。3.公开透明原则：采购询价过程及结果应向相关部门及人员公开，接受监督。4.效益优先原则：在保证物资及服务质量前提下，追求采购成本最小化，提高酒店经济效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对采购项目进行分类整理，确定询价方式（公开询价、邀请询价等）。2.根据采购项目特点，收集相关物资及服务的市场信息，包括供应商资料、产品价格、质量标准、售后服务等。3.制定询价文件，询价文件应明确采购要求及标准，如物资的规格型号、质量要求、服务内容、交货时间及地点等。（三）询价实施1.公开询价在酒店内部公告栏、官方网站或其他合适渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与报价。询价公告应注明采购项目名称、采购要求、报价截止时间等关键信息。接收供应商的报价文件，对报价文件进行初步审核，确保报价文件符合询价文件要求。2.邀请询价从供应商信息库中筛选出若干家信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商，向其发出询价邀请函。询价邀请函应详细说明采购项目情况及要求，要求供应商在规定时间内报价。及时跟进供应商的报价情况，提醒供应商按时提交报价文件。（四）报价评审1.采购部门组织相关人员（如财务人员、使用部门代表等）组成评审小组，对供应商的报价进行评审。2.评审小组根据询价文件要求，对供应商的报价、产品质量、售后服务、信誉等方面进行综合评估。3.采用性价比法进行评审，即在满足采购需求的前提下，选择报价最低且综合条件最优的供应商。4.评审过程中，如发现供应商报价存在疑问或不合理之处，可要求供应商进行澄清或说明。（五）确定供应商1.根据评审结果，确定中标供应商或入围供应商名单。2.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同应明确双方权利义务、采购物资或服务的详细内容、价格、交货时间及地点、验收标准等条款。3.对于入围供应商，建立供应商名录，以便后续采购项目参考使用。（六）采购执行1.采购部门按照采购合同要求，跟踪供应商的供货进度和质量情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以解决。根据实际情况，可追究供应商的违约责任。2.使用部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后办理入库或使用手续。验收过程中，如发现物资或服务不符合合同要求，应及时通知采购部门与供应商协商解决办法。采购部门负责协调供应商进行退换货、补货或提供相应补偿等事宜。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务能力等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对供应商进行实地考察和评估。3.对符合条件的供应商进行登记备案，建立供应商信息库，定期更新维护。（二）供应商考核1.制定供应商考核指标体系，包括交货及时性、产品质量合格率、售后服务满意度、价格合理性等指标。2.定期（每季度或半年）对供应商进行考核评价，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据考核结果，对供应商采取相应的管理措施，如增加采购份额、减少采购份额、暂停合作、淘汰等。（三）供应商激励1.对于考核结果优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、价格优惠、合作期限延长等。2.建立供应商激励机制，鼓励供应商不断提高产品质量和服务水平，与酒店建立长期稳定的合作关系。四、询价文件管理（一）文件编制1.询价文件应根据采购项目特点和要求进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。2.询价文件应包括采购项目概述、采购要求、报价文件格式、评审标准等部分。3.在编制询价文件过程中，应充分征求使用部门、财务部门等相关部门的意见和建议，确保文件符合酒店实际需求。文件审核与发布1.询价文件编制完成后，由采购部门负责人进行审核，确保文件内容符合法律法规及酒店相关规定。2.审核通过后的询价文件，按照规定的方式发布给供应商。文件存档1.采购部门负责对询价文件进行存档管理，建立询价文件档案库。2.询价文件档案应包括询价公告、询价邀请函、供应商报价文件、评审记录、采购合同等相关资料。3.询价文件档案保存期限应符合酒店档案管理规定，以便日后查阅和审计。五、监督与检查（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、评审过程是否公正等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合理、合规。3.酒店管理层对采购询价工作进行不定期检查，及时发现和解决存在的问题。通过投诉举报1.设立投诉举报渠道，如举报邮箱、举报电话等，接受酒店员工及供应商对采购询价活动中违规行为的投诉举报。2.对投诉举报事项进行认真调查核实，如情况属实，依法依规对