采购函询制度

PAGE采购函询制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动中的函询行为，确保采购信息的准确、透明，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购函询活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保函询过程合法合规。2.公平公正原则：函询过程应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保供应商在平等的条件下参与函询。3.诚实守信原则：参与函询的各方应诚实守信，如实提供信息，不得隐瞒或虚假陈述。4.保密性原则：对于函询过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，应予以严格保密。二、采购函询流程（一）函询准备1.采购需求确定：采购部门根据公司业务需求，明确采购项目的具体要求，包括物资规格、服务内容、工程标准等。2.供应商筛选：采购部门通过市场调研、供应商数据库等渠道，筛选出符合采购需求的潜在供应商名单。3.函询文件编制：采购部门根据采购需求和潜在供应商情况，编制函询文件。函询文件应包括采购项目概述、技术规格要求、商务条款、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。（二）函询发出1.函询文件发放：采购部门将函询文件以书面或电子方式发送给潜在供应商，并告知其函询截止时间和回复要求。2.函询沟通：在函询过程中，采购部门如有需要，可以与潜在供应商进行沟通，解答其疑问，但不得透露其他供应商的信息。（三）函询回复1.供应商回复：潜在供应商应在函询截止时间前，按照函询文件要求，以书面或电子方式回复采购部门。回复内容应包括报价、技术方案、售后服务承诺等。2.回复审核：采购部门对供应商的回复进行审核，核实其报价、技术方案等是否符合采购需求。如发现问题，应及时与供应商沟通，要求其进行澄清或修改。（四）评审决策1.评审小组组建：采购部门组织成立评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务专家等。评审小组负责对供应商的回复进行评审。2.评审标准制定：评审小组根据采购项目的特点和要求，制定评审标准。评审标准应包括价格、技术方案、售后服务、信誉等方面。3.评审过程：评审小组按照评审标准，对供应商的回复进行评审，综合考虑各方面因素，评选出最优供应商。评审过程应记录在案，确保评审结果公正、透明。4.决策审批：评审小组将评审结果提交给公司管理层进行审批。公司管理层根据评审结果，做出最终采购决策。（五）合同签订1.中标通知：采购部门向中标供应商发出中标通知书，告知其已中标，并要求其在规定时间内签订采购合同。2.合同签订：中标供应商与公司按照中标通知书和采购合同模板，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、售后服务等内容。三、函询文件内容规范（一）采购项目概述1.项目名称：明确采购项目的具体名称。2.项目背景：简要介绍采购项目的背景和目的。3.项目范围：详细描述采购项目的范围，包括物资清单、服务内容、工程范围等。（二）技术规格要求1.物资规格：明确物资的型号、规格、材质、性能等技术要求。2.服务标准：规定服务的质量标准、流程要求、技术指标等。3.工程标准：制定工程的设计标准、施工规范、验收标准等。（三）商务条款1.报价要求：明确报价的方式、范围、有效期等。2.交货期要求：规定物资或服务的交货时间、地点等。3.付款方式：确定付款的方式、时间节点等。4.违约责任：明确双方在合同履行过程中的违约责任。（四）报价要求1.报价格式：规定报价的格式，包括单价、总价、明细等。2.报价有效期：明确报价的有效期限。3.价格调整：说明在何种情况下价格可以调整。（五）交货期要求1.交货时间：确定物资或服务的具体交货日期。2.交货地点：明确交货的具体地点。3.交货方式：规定交货的方式，如送货上门、自提等。（六）售后服务要求1.售后服务内容：明确售后服务的具体内容，如维修、保养、培训等。2.售后服务期限：规定售后服务的期限。3.售后服务响应时间：确定售后服务的响应时间要求。四、供应商管理（一）供应商资质审核1.基本信息审核：采购部门对供应商的基本信息进行审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。2.资质证书审核：根据采购项目的要求，审核供应商的相关资质证书，如生产许可证、质量认证证书等。3.信誉状况审核：通过信用查询平台、行业协会等渠道，审核供应商的信誉状况，包括是否存在违法违规行为、是否有不良信用记录等。（二）供应商评价1.定期评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的参考依据。2.项目评价：在每个采购项目结束后，采购部门对供应商的项目表现进行评价，评价内容包括项目执行情况、合同履行情况等。3.评价指标：制定供应商评价指标体系，包括质量指标、交货期指标、价格指标、售后服务指标等。（三）供应商淘汰1.淘汰标准：明确供应商淘汰的标准，如连续多次供货质量不合格、交货期严重延误、售后服务不到位等。2.淘汰程序：采购部门按照淘汰标准，对供应商进行评估，如确定供应商需要淘汰，应及时通知供应商，并停止与其合作。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对采购函询活动进行审计，检查函询过程是否合规、评审结果是否公正等。2.纪检部门监督：公司纪检部门对采购函询活动中的违规行为进行监督，严肃查处违纪违法问题。（二）外部监督1.法律合规监督：确保采购函询活动符合国家法律法规及相关行业标准，接受政府相关部门的监督检查。2.社会监督：接受社会公众的监督，对于供应商或其他利益相关方的投诉举报，及时进行调查处理。（三）检查内容1.函询文件合规性：检查函询文件是否符合法律法规和公司制度要求。2.函询过程规范性：监督函询过程是否按照规定流程进行，是否存在违规操作。3.评审结果公正性：审查评审结果是否公正、透明，是否存在偏袒供应商等问题。六、保密规定（一）保密范围1.供应商信息：包括供应商的名称、地址、联系方式、报价等信息。2.采购项目信息：如采购项目的需求、预算、评审结果等。3.函询过程中涉及的其他信息：如函询文件、沟通记录等。（二）保密措施1.人员管理：对参与采购函询活动的人员进行保密培训，签订保密协议，明确其保密责任。2.文件管理：对函询文件、回复文件等进行严格的保管，限制查阅权限。3.信息传输：在信息传输过程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（三）违规处理对违反保密规定的人员，将视情节轻重给予相应的处罚，包