酒店采购合同管理制度

PAGE酒店采购合同管理制度一、总则1.目的为加强酒店采购合同管理，规范采购行为，防范采购风险，维护酒店合法权益，根据国家相关法律法规及酒店实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店各类物资、服务采购合同的签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.基本原则依法合规原则：采购合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和酒店内部规定。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。诚实守信原则：双方应诚实守信，严格履行合同约定。效益优先原则：在保证质量和服务的前提下，降低采购成本，提高经济效益。二、采购合同的签订1.采购申请与审批各部门根据经营需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等。采购申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。金额较大的采购申请需经总经理审批。审批通过的采购申请交采购部门组织实施采购。2.供应商选择与评估采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等信息，并进行评估。根据采购项目的要求，从供应商信息库中选择合适的供应商进行询价、比价或招标。对于新的供应商，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理体系等，确保其具备提供合格产品或服务的能力。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.合同起草与审核采购部门根据与供应商协商的结果，起草采购合同。合同应明确双方当事人的名称、地址、联系方式，采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。《采购合同》起草完成后，采购部门应将合同文本提交法律合规部门进行审核。法律合规部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，合同双方的权利义务是否对等，违约责任是否明确等。法律合规部门审核通过后，采购合同文本交财务部门审核。财务部门重点审核合同付款方式、结算周期、资金预算等是否符合酒店财务管理制度，是否存在财务风险。根据法律合规部门和财务部门的审核意见，采购部门对合同文本进行修改完善，确保合同合法合规、风险可控。4.合同签订采购合同经审核通过后，由酒店法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同应使用酒店统一的合同专用章，并严格按照合同审批流程进行签字盖章。在签订合同前，应确保合同双方当事人的主体资格合法有效，合同签订人具有相应权限。对于重大采购合同，必要时可要求供应商提供担保或保证金。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如仓库、财务、使用部门等，以便各部门做好合同履行的准备工作。三、采购合同的履行1.合同交底采购合同签订后，采购部门应组织相关人员进行合同交底，向仓库、财务、使用部门等详细介绍合同的主要内容，明确各方责任和义务，并就合同履行过程中的注意事项进行沟通。确保各部门对合同内容有清晰的了解，为合同的顺利履行奠定基础。2.供应商管理采购部门应加强对供应商的管理，定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、交货进度等，及时解决合同履行过程中出现的问题。要求供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等履行交货义务。对于供应商的交货延迟、质量不合格等违约行为，应及时采取措施进行处理，如要求供应商承担违约责任、更换货物、解除合同等，并向供应商发出书面通知。建立供应商评价机制，对供应商的合同履行情况进行定期评价。评价结果作为供应商选择、合作关系调整的重要依据。3.物资验收仓库或使用部门负责对采购物资进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准、数量要求等对物资进行检验，确保物资符合要求。在验收过程中，如发现物资存在质量问题、数量短缺等情况，验收人员应及时通知采购部门，并要求供应商进行处理。供应商应在规定时间内采取措施解决问题，如更换货物、补货等。验收合格后，验收人员应填写《物资验收单》，并签字确认。《物资验收单》应作为支付货款的重要依据之一。4.付款管理财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。付款前，财务部门应审核相关凭证，如采购合同、物资验收单、发票等，确保付款依据充分、手续齐全。对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定的比例和时间支付，并在付款后及时跟踪款项使用情况，确保预付款项的安全。对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到验收合格的相关凭证后，按照合同约定及时支付货款。如因特殊原因需要延迟付款，应提前与供应商沟通，并说明原因，取得供应商的理解。财务部门应建立采购付款台账，详细记录每笔采购合同的付款情况，包括付款时间、金额、付款方式等，以便进行财务核算和监督。四、采购合同的变更与终止1.合同变更在采购合同履行过程中，如因市场变化不可抗力等原因需要变更合同内容，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款。《采购合同变更协议》签订后，采购部门应及时将变更情况通知相关部门，如仓库、财务、使用部门等，确保各部门了解合同变更的内容，并做好相应的调整工作。合同变更涉及到价格调整、交货时间变更等重要条款的，应按照合同审批流程重新进行审核和审批。2.合同终止采购合同在以下情况下可以终止合同双方协商一致，同意终止合同履行。合同约定的履行期限届满，双方已经按照合同约定履行完毕各自的义务。因不可抗力等原因导致合同无法履行，双方协商解除合同。一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。合同终止时，合同双方应按照合同约定进行结算和清理。采购部门应及时通知供应商办理结算手续，收回剩余物资或要求供应商退还预付款项等。财务部门应按照合同终止的相关规定进行财务处理，确保财务数据的准确性和合规性。采购部门应将合同终止的情况及时通知相关部门，并对合同档案进行整理归档妥善保管。五**采购合同的档案管理**1.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料整理归档。合同档案应包括采购申请表、采购合同、合同变更协议、物资验收单、发票、付款凭证等。按照合同类别和时间顺序对合同档案进行分类编号，建立电子和纸质档案，便于查询和管理。合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。档案保管期限按照国家法律法规和酒店内部规定执行。2.档案查阅各部门因工作需要查阅采购合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经部门负责人审批后，到采购部门办理查阅手续。采购部门应指定专人负责合同档案的查阅工作，按照查阅申请表的要求提供相关合同档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出或复制。如需复制合同档案，应经采购部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。3.档案借阅因特殊原因需要借阅采购合同档案的，应填写《合同借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经部门负责人和分管领导审批后，到采购部门办理借阅手续。采购部门应与借阅人签订《合同借阅承诺书》，明确借阅人的责任和义务，要求借阅人妥善保管合同档案，不得转借、涂改、丢失合同档案等。借阅期限届满后，借阅人应及时归还合同档案。采购部门应对归还的合同档案进行检查，如发现合同档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、采购合同的监督与检查1.内部监督酒店内部审计部门定期对采购合同进行审计监督，检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度规定，是否存在违规行为和风险隐患。审计部门应重点关注采购合同的合法性、合规性、效益性，以及合同执行情况、付款情况等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应定期对采购合同的履行情况进行自查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。同时，应配合内部审计部门的审计工作，提供相关资料和信息。2.外部监督接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购合同管理的有关资料和情况。关注行业动态和法律法规变化，及时调整采购合同管理制度，确保酒店采购合同管理工作符合外部监管要求。七、违约责任与争议解决1.违约责任在采购合同履行过程中，如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失、支付违约金等。合同双方应在合同中明确约定违约责任的具体情形和承担方式，以便在发生违约行为时能够及时、准确地追究违约方的责任。对于因一方违约给对方造成损失的，违约方应按照合同约定或法律法规的规定赔偿对方的损失。损失赔偿范围包括直接损失和间接损失。2.争议解决采购合同履行过程中如发生争议，合同双方应首先通过友好协商解决争议。协商应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，寻求双方都能接受的解决方案。如协商不成