郑州采购流程管理制度

PAGE郑州采购流程管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范郑州公司采购流程，确保采购活动合法、合规、高效、透明，保障公司利益，满足公司业务需求，提高采购质量和效率，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑州公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，确保采购过程的透明度，接受公司内部和外部监督。4.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购活动的执行部门。采购部的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，根据公司需求确定采购项目、采购数量、采购时间等。3.组织供应商选择与管理，建立供应商库，评估供应商资质和信誉，开展供应商绩效考核。4.执行采购活动，包括采购谈判、合同签订、订单下达、交货跟踪等。5.负责采购文件的编制、审核、归档等工作。6.配合相关部门进行采购项目的验收工作。7.定期分析采购数据，总结采购工作经验，提出改进建议。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。需求部门应配合采购部开展采购工作，提供必要的技术支持和信息，参与采购谈判、验收等环节。（四）其他部门1.财务部：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购付款手续。2.审计部：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。3.法务部：负责审查采购合同，提供法律意见，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据公司年度经营计划和业务需求，会同各需求部门编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑公司业务发展的实际需求，合理安排采购资金。3.各需求部门应在规定时间内提交采购需求计划，采购部汇总后进行审核和平衡，形成年度采购预算草案，报公司采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报公司采购决策委员会审批。2.财务部应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、业务需求变化等原因，导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并附相关证明材料。3.采购部将预算调整申请报公司采购决策委员会审批，经批准后，财务部按照调整后的预算执行。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，提交给采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算等进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大的采购项目，采购部审核后报公司采购决策委员会审批。（三）采购计划制定1.经审批通过的采购项目，采购部制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等内容。2.采购计划应根据采购项目的特点和需求，合理选择采购方式，确保采购活动的顺利进行。（四）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对潜在供应商进行调查、评估，了解其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等情况。2.供应商评估：采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商选择：采购部根据采购项目的需求，从供应商库中选择合适的供应商进行采购。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。4.供应商管理：采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、供应商评估结果等内容。定期对供应商进行沟通和协调，解决合作过程中出现的问题。（五）采购实施1.采购谈判：采购部与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取有利的采购条件。谈判过程中，应做好记录，形成谈判纪要。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部审核后，报公司领导审批。采购合同应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。3.订单下达：采购部根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购数量、交货时间、交货地点等要求。采购订单应及时传递给供应商，并跟踪订单执行情况。4.交货跟踪：采购部应定期与供应商沟通，了解采购项目的生产进度和交货情况。在交货前，提前通知需求部门做好验收准备。对于重要采购项目，采购部应派人到供应商现场进行监造或检验。（六）验收1.采购项目到货后，需求部门应按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、型号、质量、外观等方面。2.验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，签字盖章确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商的违约责任。3.采购部负责对验收情况进行跟踪和监督，确保验收工作的顺利进行。（七）付款1.财务部根据采购合同和《采购验收单》，审核采购付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.采购付款应严格遵守公司财务管理制度，确保资金安全。对于预付款项，应严格控制风险，加强跟踪管理。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标程序：采购部编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标、定标活动，按照评标标准确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部成立谈判小组，成员包括采购人员、技术专家、财务人员等。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，明确采购项目的技术要求、商务条款、价格等内容。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商在规定时间内报价，采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、型号、数量、价格等内容，并附相关证明材料。《单一来源采购申请表》经采购部负责人审核签字后，报公司采购决策委员会审批。经批准后，采购部与供应商进行谈判，签订采购合同。六、采购文件管理（一）采购文件的种类采购文件包括采购申请表、采购计划、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同、采购验收单等。（二）采购文件的编制1.采购部负责采购文件的编制工作，确保采购文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和公司要求。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、交货时间、付款方式等内容，为采购活动提供明确的依据。（三）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应提交给相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、准确性、完整性等方面。2.财务部负责审核采购文件中的预算和付款条款；法务部负责审核采购文件中的法律条款；需求部门负责审核采购文件中的技术要求和业务需求。（四）采购文件的归档采购活动结束后，采购部应及时将采购文件进行整理、归档，建立采购文件档案。采购文件档案应妥善保管，以备查阅。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.市场风险：关注市场价格波动、市场供应情况等信息，建立市场价格预警机制，合理安排采购时间和采购数量，降低市场风险。2.供应商风险：加强供应商管理，定期评估供应商的资质和信誉，建立供应商风险预警机制。对于存在风险的供应商，及时采取措施，如更换供应商、加强监督等。3.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购项目的质量检验和验收工作。对于质量不合格的采购项目，及时与供应商协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商的违约责任。4.合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、合规性、完整性。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决。5.法律风险：加强对法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，征求法务部的意见，避免法律纠纷。八、监督与考核（一）内部监督1.审计部定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部发现问题后，应及时提出整改意见，要求采购部限期整改。采购部应将整改情况及时反馈给审计部。（二）外部监督1.接受公司内部员工和外部供应商、客户的监督，对采购活动中的违规行为进行举报