邵阳市政府采购内控制度

PAGE邵阳市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强邵阳市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保政府采购活动合法合规、公正透明、高效有序进行，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规以及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于邵阳市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与政府采购活动的供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开性原则：采购信息应依法公开，保障供应商的知情权和参与权，提高采购活动的透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高财政资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对政府采购过程中的各类风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可靠。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应按照财政部门的要求，结合本单位实际需求和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算。预算编制应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等详细信息，并确保预算金额准确、完整。2.在编制采购预算时，采购人应充分考虑市场价格波动、政策调整等因素，预留适当的预算调整空间，以应对可能出现的预算变更情况。3.采购预算一经批复，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整的，采购人应按照规定的程序报经财政部门批准，并重新履行采购程序。（二）预算执行1.采购人应严格按照批复的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。对于因特殊情况确需追加预算的采购项目，应按照规定的程序办理预算追加手续后，方可进行采购。2.在采购过程中，采购人应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用或挤占采购资金。3.财政部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购人的采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。三、采购需求管理（一）需求确定1.采购人应根据本单位实际工作需要，结合相关法律法规、行业标准和市场情况，科学合理地确定采购项目的需求。需求确定应明确采购项目的功能、性能、质量、服务等要求，并确保需求表述清晰、准确、完整。2.在确定采购需求时，采购人应充分征求内部相关部门和人员的意见，必要时可组织专家进行论证，确保采购需求的合理性和可行性。3.对于涉及社会公共利益、公众安全的采购项目，采购人应按照国家有关规定，组织相关部门和专家进行社会稳定风险评估，并将评估结果作为确定采购需求的重要依据。（二）需求调整1.在采购过程中，如因政策调整、市场变化、采购人自身需求变更等原因需要调整采购需求的，采购人应按照规定的程序进行审批，并及时通知采购代理机构和相关供应商。2.采购需求调整后，采购人应重新组织对调整后的采购需求进行论证，并根据论证结果调整采购文件。采购文件调整后，采购人应及时通知已获取采购文件的供应商，并按照规定的时间和方式重新组织采购活动。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照法定程序进行，包括发布招标公告、资格预审、编制招标文件、开标评标、中标公示等环节。招标公告应在指定的媒体上发布，资格预审文件和招标文件应按照规定的格式和内容编制，开标评标应遵循公平、公正、公开的原则进行。3.采购人应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确保评标结果公正、客观。评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、对供应商的资格要求、获取招标文件的时间和地点等内容。3.邀请招标的其他程序应参照公开招标的规定执行。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购货物或者服务的质量、价格、售后服务等进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求提交响应文件，并对谈判文件提出的实质性要求和条件作出响应。谈判小组应从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出成交候选人，并编写评审报告。采购人应从成交候选人中确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源方式采购的，采购人应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家应从财政部门建立的专家库中随机抽取。单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、质量、售后服务等进行协商，并形成协商记录。采购人应根据协商记录确定成交供应商，并向其发出成交通知书。3.采用单一来源采购方式的，采购人应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报财政部门备案。财政部门应在收到备案材料后五个工作日内进行审核，并回复审核意见。采购人应按照财政部门审核意见组织实施采购活动。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书。五、采购文件编制（一）编制要求1.采购文件应按照相关法律法规和行业标准编制，明确采购项目的采购需求、采购方式、采购程序、评标标准和方法、合同条款等内容，确保采购文件合法合规、完整准确、公平公正。2.采购文件应使用规范的语言文字表述，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的词汇和语句。对于采购项目的技术要求、质量标准、服务承诺等内容，应尽可能详细、具体地进行描述，以便供应商准确理解采购需求。3.采购文件应根据采购项目的特点和实际情况，合理设置评标标准和方法，确保评标结果能够客观、公正地反映供应商的综合实力和服务水平。评标标准和方法应在采购文件中明确公布，不得在评标过程中随意变更。（二）审核与备案1.采购人应组织内部相关部门和人员对采购文件进行审核，确保采购文件的合法性、合规性和合理性。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的选择、评标标准和方法的设置、合同条款的完整性等。2.采购文件审核通过后，采购人应将采购文件报财政部门备案。财政部门应在收到备案材料后五个工作日内进行审核，并回复审核意见。采购人应按照财政部门审核意见对采购文件进行修改完善后，方可组织实施采购活动。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人可以自行组织采购活动，也可以委托采购代理机构代理采购活动。采购人委托采购代理机构代理采购活动的，应按照规定的程序选择采购代理机构，并签订委托代理协议。2.采购人选择采购代理机构时，应综合考虑采购代理机构的信誉、业绩、专业能力、服务水平等因素，选择具有良好信誉和专业能力的采购代理机构。采购代理机构应具备政府采购代理资格，并在财政部门登记备案。3.采购人应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。委托代理协议应包括采购项目的基本情况、采购代理服务内容、服务期限、服务费用、违约责任等条款。（二）采购活动实施1.采购代理机构应按照采购人的委托和采购文件的要求，组织实施采购活动。采购活动实施过程中应严格遵守相关法律法规和采购文件规定的程序和要求，确保采购活动合法合规、公正透明。2.采购代理机构应在采购活动开始前，将采购项目信息和采购活动安排在指定的媒体上发布公告，公告内容应包括采购项目的基本情况、采购方式、采购程序、报名时间和地点、开标时间和地点等信息，确保供应商能够及时获取采购信息。3.采购代理机构应按照采购文件规定的时间和地点组织开标、评标等活动。开标、评标活动应在符合规定的场所进行，开标过程应公开透明，评标过程应严格保密。采购代理机构应按照评标标准和方法进行评标，确保评标结果公正、客观。（三）采购合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应采用书面形式，并加盖双方单位公章。2.政府采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、质量标准、服务要求、交货时间和地点、付款方式、违约责任等条款。政府采购合同的条款应与采购文件的要求一致，不得擅自变更采购文件确定的事项。3.采购人应加强对政府采购合同的管理，建立健全合同管理制度，明确合同签订、履行、验收、付款等环节的职责和程序，确保政府采购合同的顺利履行。七、采购项目验收（一）验收组织1.采购人应按照政府采购合同约定的验收标准和方法，组织对采购项目进行验收。采购人可以自行组织验收，也可以委托具有相应资质的第三方机构进行验收。2.采购人委托第三方机构进行验收的，应在采购合同中明确约定验收费用的承担方式和支付时间。第三方机构应具备相应的资质和专业能力，能够独立、客观、公正地开展验收工作。3.采购人应成立验收小组，验收小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。验收小组应制定验收方案，明确验收程序、验收内容、验收标准等事项。（二）验收程序1.验收小组应在采购项目交付后，按照验收方案组织实施验收工作。验收工作应包括对采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标、服务承诺等方面的检查和测试，确保采购项目符合政府采购合同的要求。2.验收小组应根据验收情况编写验收报告，验收报告应包括采购项目的基本情况、验收依据、验收程序、验收结果、存在问题及整改建议等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。3.采购人应将验收报告作为支付采购资金的重要依据。对于验收合格的采购项目，采购人应按照政府采购合同约定的付款方式及时支付采购资金；对于验收不合格的采购项目，采购人应按照政府采购合同约定的违约责任条款追究供应商的责任，并要求供应商限期整改或重新提供货物或服务。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门应加强对邵阳市政府采购活动的监督检查，建立健全监督检查制度，定期对采购人、采购代理机构和供应商的政府采购活动进行检查和评估。2.监督检查内容包括采购预算执行情况、采购需求管理情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、采购活动组织情况、采购合同签订情况、采购项目验收情况等方面。财政部门应通过查阅资料、实地检查、调查询问等方式，对政府采购活动进行全面、深入的监督检查。3.采购人、采购代理机构和供应商应积极配合财政部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、阻挠或隐瞒。对于财政部门在监督检查过程中发现的问题，采购人、采购代理机构和供应商应按照要求及时整改，并将整改情况书面报告财政部门。（二）责任追究1.对于在政府采购活动中违反法律法规和本制度规定的采购人、采购代理机构和供应商，财政部门应依法依规追究其责任。责任追究方式包括责令改正、警告、罚款、暂停采购活动、禁止参加政府采购活动等。2.对于采购人在政府采购活动中存在的违法违规行为，财政部门应责令其改正，并根据情节轻重给予相应的处罚。对于情节严