退干所政府采购管理制度

PAGE退干所政府采购管理制度一、总则（一）目的为了加强退干所政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保障采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合退干所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于退干所使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政府采购相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，保证供应商平等参与采购活动。4.公正诚信原则：公正对待所有供应商，诚信履行采购合同。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，提出年度政府采购项目需求，经所领导审核后，报财务部门汇总。2.财务部门结合退干所年度工作计划和资金状况，编制政府采购预算草案，提交所务会审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。3.政府采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，确保预算准确、完整。（二）预算执行1.严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更预算。确因特殊情况需要调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购项目实施过程中，如遇市场价格波动等因素影响预算执行的，应及时分析原因，采取有效措施进行控制，确保采购项目在预算范围内完成。（三）预算监督1.财务部门定期对政府采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对政府采购预算执行情况进行审计监督，确保预算资金使用合法合规、安全有效。三、采购组织与实施（一）采购组织形式1.集中采购：对于纳入集中采购目录的项目，委托集中采购机构代理采购。2.分散采购：对于未纳入集中采购目录的项目，由退干所自行组织采购或委托采购代理机构代理采购。（二）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（三）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要填写《政府采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，经部门负责人审核后报采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，提出审核意见，报所领导审批。重大采购项目需经所务会审议通过。3.采购实施对于集中采购项目，采购管理部门按照规定程序与集中采购机构签订委托代理协议，由集中采购机构组织实施采购活动。对于分散采购项目，采购管理部门根据批准意见，选择合适的采购方式组织实施采购活动。采用委托采购代理机构代理采购的，应签订委托代理合同；自行组织采购的，应成立采购小组，负责采购活动的具体实施。采购小组应按照采购文件确定的评标标准和方法，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。4.合同签订：采购管理部门根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订政府采购合同。合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。5.合同履行：采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。财务部门按照合同约定支付采购资金。供应商应按照合同约定履行交货、安装、调试、售后服务等义务。采购管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，确保合同有效执行。四、采购信息管理（一）信息发布1.退干所政府采购信息应在省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上及时、准确、完整地发布采购项目公告、采购结果公告等信息。2.采购项目公告应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保潜在供应商能够及时了解采购项目情况。（二）信息收集与整理1.采购管理部门应收集、整理政府采购活动中的各类信息，包括采购文件、投标文件、评标报告、合同文本等，建立政府采购信息档案。2.信息档案应按照项目类别、时间顺序进行分类归档，便于查询和管理。同时，应做好信息档案的安全保密工作，防止信息泄露。（三）信息利用1.采购管理部门应定期对政府采购信息进行分析总结，为采购决策提供参考依据。通过对采购项目的实施情况、供应商表现、采购资金使用效益等方面的分析，发现问题，总结经验，不断完善采购管理制度。2.利用政府采购信息，加强对供应商的信用管理。建立供应商信用档案，记录供应商在政府采购活动中的诚信表现，对有不良记录的供应商进行限制或禁止参与采购活动。五、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，采购管理部门应及时组织验收。验收工作由采购管理部门牵头，相关部门和专业人员参加。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请相关专家或专业机构参与验收。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的技术参数、质量标准、服务要求等进行，确保采购项目符合合同要求。2.对于货物采购项目，应检查货物的品牌、规格型号、数量、外观质量、技术性能等是否与合同一致；对于工程采购项目，应检查工程质量、施工进度、工程验收资料等是否符合合同要求；对于服务采购项目，应检查服务内容、服务标准、服务期限、服务效果等是否达到合同约定。（三）验收程序1.供应商完成采购项目后，应向采购管理部门提交验收申请，并提供相关验收资料。2.采购管理部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应认真查阅验收资料，实地查看采购项目情况，对采购项目进行全面检查和评估。3.验收小组根据验收情况出具验收报告，明确采购项目是否合格。验收报告应由验收小组成员签字确认。对于验收合格的采购项目，采购管理部门应及时办理结算手续；对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改，整改后重新组织验收，直至验收合格。六、采购档案管理（一）档案内容1.政府采购档案包括采购项目申请文件、采购文件（含招标文件、投标文件、评标报告等）、采购合同、验收报告、采购资金支付凭证等与采购活动相关的各类文件资料。2.采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与归档1.采购管理部门指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，应及时收集、整理各类文件资料，按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应按照年度、项目类别进行归档，建立档案目录，便于查询和检索。同时，应将采购档案电子文档进行备份，确保档案信息安全。（三）档案保管与查阅1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案不受损坏。2.因工作需要查阅采购档案时，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人，并做好查阅记录。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.退干所内部审计部门定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购合同履行是否到位等情况。2.财政部门、纪检监察部门等外部监督机构有权对退干所政府采购活动进行监督检查，退干所应积极配合，如实提供相关资料和情况。（二）责任追究1.在政府采购活动中，如有违反法律法规和本制度规定的行为，将依法依规追究相关责任人的责任。2.对供应商在采购活动中的违法违规行为，将按照有关