碧桂园采购付款管理制度

PAGE碧桂园采购付款管理制度一、总则（一）目的为加强碧桂园采购付款管理，规范采购付款流程，确保采购活动合法合规，提高资金使用效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于碧桂园集团及各下属公司的采购付款相关活动，包括但不限于各类物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购付款活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：采购合同条款、付款金额、付款时间等信息应准确无误。3.及时性原则：按照合同约定及时安排付款，避免逾期付款产生不良影响。4.风险可控原则：有效识别和控制采购付款过程中的风险，保障资金安全。二、采购流程管理（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购时间、采购预算等内容，并报上级领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出潜在供应商，并进行初步评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。2.供应商考察：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、管理水平、质量控制体系等情况。3.供应商确定：采购部门根据评估和考察结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.供应商评价与管理：采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括交货及时性准确性、产品质量、售后服务等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购合同签订1.采购合同由采购部门负责起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。2.采购合同签订前，双方应仔细核对合同条款，确保合同内容准确无误。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。三、付款审批流程（一）预付款审批1.对于需要支付预付款的采购项目，供应商应提交预付款申请，附上采购合同、发票等相关资料。2.采购部门对预付款申请进行初审，核实采购项目的真实性、合同条款的有效性等。初审通过后，将预付款申请提交至财务部门。3.财务部门对预付款申请进行复审，重点审核付款金额是否符合合同约定、资金是否充足等。复审通过后，报公司领导审批。4.公司领导根据审批权限对预付款申请进行审批，审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。（二）到货款审批1.供应商交货后，采购部门应及时组织验收。验收合格后，采购部门填写《到货款支付申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.采购部门对到货款支付申请进行初审后，提交至财务部门。3.财务部门对到货款支付申请进行复审，审核付款金额是否与验收报告一致、发票是否合规等。复审通过后，报公司领导审批。4.公司领导根据审批权限对到货款支付申请进行审批，审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。（三）验收款审批1.采购项目验收合格后，采购部门填写《验收款支付申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.采购部门对验收款支付申请进行初审后，提交至财务部门。3.财务部门对验收款支付申请进行复审，审核付款金额是否符合合同约定、验收报告是否真实有效等。复审通过后，报公司领导审批，并根据合同约定扣除相应的质量保证金。4.公司领导根据审批权限对验收款支付申请进行审批，审批通过后，财务部门按照审批结果安排付款。（四）质保金审批1.在质保期届满后，如无质量问题，供应商提交质保金返还申请，附上采购合同、质保期证明等相关资料。2.采购部门对质保金返还申请进行初审，核实质保期内是否存在质量问题。初审通过后，将质保金返还申请提交至财务部门。3.财务部门对质保金返还申请进行复审，审核付款金额是否准确、相关资料是否齐全等。复审通过后，报公司领导审批。4.公司领导根据审批权限对质保金返还申请进行审批，审批通过后，财务部门按照审批结果安排质保金返还。四、付款方式管理（一）银行转账1.原则上采购付款应优先采用银行转账方式，确保付款资金的安全和可追溯性。2.财务部门根据审批结果，通过公司银行账户将款项转账至供应商指定的银行账户。转账时应准确填写收款方名称、账号、开户行等信息，并保留转账记录作为付款凭证。（二）支票支付1.在特殊情况下，经公司领导批准，可以采用支票支付方式。2.财务部门开具支票时，应严格按照支票管理规定填写支票内容，确保支票信息准确无误。支票应交给采购部门或指定人员，由其负责将支票交付给供应商，并要求供应商在支票存根上签字确认。3.采购部门或指定人员应及时跟踪支票的使用情况，确保支票在有效期内被供应商签收，避免支票丢失或过期。（三）电子支付1.随着电子支付技术的发展，在符合相关规定和确保安全的前提下，可以采用电子支付方式，如网上银行支付、第三方支付平台支付等。2.采用电子支付方式时，财务部门应按照电子支付平台的操作流程进行付款操作，并妥善保存电子支付记录作为付款凭证。五、发票管理（一）发票取得1.采购部门应要求供应商在交货时及时提供合法有效的发票。发票内容应与采购合同、采购订单一致，包括货物或服务名称、规格、数量、金额、税率等信息。2.对于增值税专用发票，采购部门应确保发票的开具符合国家增值税发票管理规定，发票的抵扣联应妥善保管，以便财务部门进行进项税额抵扣。（二）发票审核1.财务部门收到发票后，应进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、有效性等。2.审核发票的真实性，可通过国家税务总局发票查验平台等渠道进行查验；审核发票的合法性，检查发票是否由税务机关监制、是否在有效期内等；审核发票的完整性，检查发票的各项内容是否填写齐全、清晰；审核发票的有效性，检查发票的开具是否符合相关税收法规和发票管理规定。3.对于审核发现的问题发票，财务部门应及时与采购部门沟通，要求供应商重新开具合规发票。（三）发票入账1.经审核无误的发票，财务部门应及时进行入账处理。按照会计准则和财务制度的要求，将发票金额计入相应的成本费用或资产科目。2.对于增值税专用发票，财务部门应在规定时间内进行认证抵扣，确保公司能够充分享受税收优惠政策。六、财务核算与监督（一）财务核算1.财务部门应按照会计准则和公司财务制度的要求，对采购付款业务进行准确的财务核算。及时记录采购合同、采购订单、付款凭证、发票等相关信息，并定期进行账务核对和清理。2.对于采购付款业务涉及的资产、负债、成本、费用等科目，应进行明细核算，确保财务数据的准确性和完整性。（二）财务监督1.财务部门应加强对采购付款业务的财务监督，定期对采购付款流程进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见。2.监督采购合同的执行情况，检查付款是否按照合同约定进行，是否存在逾期付款或提前付款等情况。3.监督发票管理情况，检查发票的取得、审核、入账等环节是否符合规定流程，是否存在虚假发票等问题。4.配合内部审计部门对采购付款业务进行审计，提供相关财务资料和数据，协助审计部门完成审计工作。七、风险管理（一）风险识别1.采购部门、财务部门等相关部门应定期对采购付款过程中的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、合同风险、付款风险、发票风险等。2.关注市场动态和供应商经营状况变化，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，为风险应对措施的制定提供依据。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，如供应商存在重大信用问题或合同条款存在重大漏洞，应采取风险规避措施，如更换供应商或重新签订合同。2.风险降低：对于中等风险事件，如付款时间临近但供应商未按时交货，应采取风险降低措施，如与供应商沟通协调、加强跟踪监督等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险接受：对于低风险事件，如发票开具时间稍有延迟但不影响付款，可采取风险接受措施，在密切关注的前提下，按照正常流程处理。八、信息沟通与协调（一）部门间沟通1.采购部门、财务部门、法务部门等相关部门应建立有效的沟通机制，及时交流采购付款业务中的信息和问题。2.采购部门在采购过程中遇到合同条款、付款安排等问题时，应及时与财务部门、法务部门沟通协商，共同制定解决方案。3.财务部门在付款审核过程中发现疑问或问题时，应及时与采购部门沟通核实情况，确保付款的准确性和合规性。（二）内部与外部沟通1.公司内部应加强与各部门的沟通协调，形成工作合力，共同推进采购付款业务的顺利开展。管理层应及时了解采购付款业务进展情况，协调解决重大问题