南通采购内部控制制度

PAGE南通采购内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范南通公司采购活动，加强采购内部控制，防范采购风险，确保采购工作合法合规、高效有序进行，保障公司利益，提高公司经济效益和运营效率。（二）适用范围本制度适用于南通公司及所属各部门、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部和外部监督。4.不相容职务分离原则：采购业务的决策、执行、监督等环节应相互分离，形成制衡机制。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，采取有效措施防范风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议重大采购项目的采购策略和预算。2.审批采购合同的关键条款。3.对采购过程中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门采购部门是公司采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.选择合格供应商，建立供应商档案。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.办理采购付款手续。（三）其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作。2.财务部门：负责审核采购预算、付款申请，监督采购资金的使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购金额等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、问卷调查、查阅供应商资料、参考其他用户评价等方式进行评估。3.供应商选择根据评估结果，采购部门选择确定合格供应商，并与其签订合作协议。对于重要采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式选择供应商。4.供应商管理采购部门定期对供应商进行考核评价，考核内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀不佳优秀不佳的供应商，采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于达到一定金额标准的采购项目，必须按照规定的采购方式进行采购。2.采购文件编制采购部门根据采购项目的要求，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.采购活动组织采购部门按照采购文件的要求，组织开展采购活动，如发布招标公告、组织开标评标、进行询价谈判等。在采购活动过程中，应严格遵守相关法律法规和公司规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（五）采购合同签订与执行1.采购合同签订采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。需求部门负责验收采购物资或服务，如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交给财务部门审核。2.财务部门审核付款申请单的真实性、合法性、完整性，审核通过后，按照合同约定的付款方式办理付款手续。3.对于预付款项，采购部门应在合同签订后，按照合同约定的比例申请预付款，并提供相应的担保措施。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门会同相关部门，定期对采购活动进行风险识别和评估，识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任条款。要求供应商提供担保或保证金，以降低违约风险。加强对供应商的跟踪管理，及时发现和解决供应商可能出现的问题。对于可能出现违约的供应商，提前采取措施，如暂停采购、更换供应商等。2.质量风险在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量保证文件。加强对采购物资或服务的验收工作，严格按照质量标准进行验收。对于验收不合格的物资或服务，及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或更换货物。建立质量反馈机制，及时收集用户对采购物资或服务质量的反馈意见，对供应商的质量问题进行跟踪处理。3.价格风险建立价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。在采购过程中，通过招标、询价、谈判等多种方式，充分比较供应商的价格，选择价格合理的供应商。对于价格波动较大的物资或服务，可以采用套期保值等方式，规避价格风险。4.合同风险加强采购合同管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。合同签订前，组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的主要条款、风险条款等。合同执行过程中，严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时处理合同变更、解除等事项。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的各个环节进行自我监督，确保采购工作规范有序进行。2.采购部门定期对采购业务进行自查，检查采购计划的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时整改。（二）审计监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购内部控制制度的执行情况，评价采购活动的合法性、合规性、效益性。2.审计部门可以采用审计抽样、详细审计等方式，对采购项目进行审计，重点审计采购项目的采购方式选择、供应商选择、采购合同签订、采购资金使用等方面。3.