矿业公司易耗品采购制度

PAGE矿业公司易耗品采购制度一、总则（一）目的为了规范矿业公司易耗品采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于矿业公司各部门及所属单位的易耗品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购质量和价格合理。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定易耗品采购计划和预算，并组织实施采购活动。2.收集、整理、分析供应商信息，建立供应商档案，定期评估供应商。3.负责采购合同的起草、签订、执行和管理，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.参与采购物品的验收工作，对验收结果负责。5.定期向上级领导汇报采购工作情况，提供采购数据和分析报告。（二）需求部门职责1.根据生产经营需要，提出易耗品采购申请，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购合同谈判，提供技术支持和参考意见。3.参与采购物品的验收工作，对验收结果负责。4.负责采购物品的使用和保管，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门职责1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.负责采购款项的支付和结算工作，对采购资金的安全负责。（四）审计部门职责1.对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否合法。2.对采购合同进行审计，审查合同条款的合法性、完整性和合理性。3.对采购资金的使用情况进行审计，防止资金浪费和滥用。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《易耗品采购申请表》，详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购申请表应附相关的技术文件、图纸或样品，以便采购部门准确理解采购需求。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需报公司分管领导或总经理审批。3.审批通过后，采购部门将采购申请纳入采购计划，并安排采购人员进行采购。（三）供应商选择1.采购人员根据采购物品的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，建立供应商候选名单。筛选标准包括供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。3.根据采购需求，从供应商候选名单中选择若干家供应商进行询价或招标。询价时，采购人员应向供应商发送详细的询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、质量保证等信息；招标时，采购部门应按照公司相关招标管理规定组织招标活动。4.采购人员对供应商的报价和投标文件进行分析比较，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优的供应商。5.采购部门组织相关人员对选定的供应商进行实地考察，了解供应商的实际生产经营情况、质量管理体系、生产设备状况等，确保供应商具备提供符合要求产品的能力。6.经考察合格的供应商，采购部门与其签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（四）采购合同签订1.采购部门根据与供应商协商确定的采购条款，起草采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号（或技术要求）、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同起草完成后，提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、合理性，以及对公司利益的保护情况等。3.根据审核意见，采购部门对采购合同进行修改完善，确保合同内容符合公司要求和法律法规规定。4.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自职责。（五）采购执行1.采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，明确采购物品规格、数量、交货期等要求，并跟踪订单执行情况。2.供应商应按照采购订单要求组织生产和发货，确保产品按时、按质、按量交付。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解生产进度和发货情况，协调解决可能出现的问题。3.在采购物品交付前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。（六）验收1.采购物品到货后，需求部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收人员应包括技术人员、质量管理人员、使用人员等，确保验收结果客观、准确。2.验收过程中，验收人员应认真核对采购物品的名称（或规格）、型号、数量、质量等信息，检查产品外观、包装、标识等是否符合要求，对产品进行性能测试、功能验证等，确保产品质量符合采购合同要求。3.验收合格的，验收人员应在《易耗品验收单》上签字确认；验收不合格的，验收人员应详细记录不合格情况，并及时通知采购部门与供应商协商解决。采购部门应要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至产品验收合格。4.验收过程中发现的质量问题或其他争议，采购部门应及时与供应商沟通协商，按照采购合同约定的争议解决方式处理。如协商不成，可通过法律途径解决。（七）付款1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购款项支付申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收单的真实性和准确性、发票的合规性等。2.审核通过后，财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式办理付款手续。付款方式包括银行转账、支票、汇票等。3.采购部门应及时跟踪采购款项的支付情况，确保供应商按时收到款项，维护公司与供应商的良好合作关系。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度生产经营计划和各部门的易耗品需求预测，编制年度易耗品采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并按照公司规定的预算编制格式和要求进行编制。2.在编制采购预算过程中，采购部门应充分考虑市场价格波动、生产经营变化等因素，确保预算的合理性和准确性。同时，应与各部门进行沟通协调，征求他们对采购预算的意见和建议。3.采购预算编制完成后，提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务状况、资金安排等情况，对采购预算进行审核，提出审核意见。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，确保采购支出控制在预算范围内。未经批准，不得擅自突破采购预算。2.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、生产经营需要等原因导致采购预算需要调整的，采购部门应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整内容和调整金额等，并按照公司规定的预算调整审批程序进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算考核1.公司建立采购预算考核制度，对采购部门和各需求部门的采购预算执行情况进行考核。考核内容包括采购预算的编制准确性、执行情况、预算调整的合理性等方面。2.采购预算考核结果与部门绩效挂钩，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行相应的处罚。通过预算考核，促使各部门加强采购预算管理，提高预算执行效率。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应制定供应商准入标准，明确供应商应具备的基本条件，如具有合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、完善的质量管理体系等。2.供应商申请准入时，应向采购部门提交相关证明材料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。采购部门对供应商提交的材料进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核符合准入标准的供应商，采购部门将其纳入供应商档案，并建立供应商信息数据库，以便对供应商进行管理和查询。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、与需求部门沟通等多种形式。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。3.对于优秀供应商，采购部门可在采购价格、交货期等方面给予一定的优惠政策，并优先选择其作为采购合作伙伴；对于合格供应商，采购部门应继续加强管理和监督，促使其不断提高服务质量；对于不合格供应商，采购部门应及时与其终止合作关系，并在供应商信息数据库中予以标注。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额奖励、提供培训机会等，以激励供应商不断提高产品质量和服务水平。2.同时，公司建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或存在其他违规行为的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等，以维护公司的合法权益。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、交货期风险、法律法规风险等。2.针对不同的风险因素，采购部门应制定相应的风险应对措施，以降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格动态，通过与多家供应商询价、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商违约风险：在选择供应商时，应充分考察供应商的信誉和实力，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，并加强对供应商的日常管理和监督，及时发现和解决供应商可能出现的违约问题。3.质量风险：加强对采购物品的质量检验和验收工作，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，确保采购物品质量符合要求。同时，要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中明确质量违约责任。4.交货期风险：与供应商签订明确的交货期条款，并要求供应商提供详细的生产计划和进度安排。采购部门应定期跟踪供应商的生产进度，及时协调解决可能出现的交货期延误问题。如因供应商原因导致交货期延误，应按照合同约定追究其违约责任。5.法律法规风险：采购人员应加强对法律法规的学习和了解，确保采购活动符合法律法规要求。在采购合同签订过程中，应严格审查合同条款的合法性，避免因合同条款违法而导致合同无效或产生法律纠纷。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否合法，采购合同是否规范，采购资金使用是否合理等。2.审计部门可通过查阅采购文件、合同、发票、验收记录等资料，实地走访供应商和需求部门，与相关人员进行谈话等方式开展审计工作。对审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部设立举报信箱和举报电话