石家庄采购流程管理制度

PAGE石家庄采购流程管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范石家庄公司采购流程，确保采购活动的合法合规、公正透明、高效有序，保障公司利益，满足公司运营和发展需求。（二）适用范围本制度适用于石家庄公司及所属各部门、分支机构的所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益性原则：在满足公司需求的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购需求的提出与审批（一）需求识别各部门根据业务开展、生产运营、项目实施等实际情况，准确识别采购需求，明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等关键信息。（二）需求审批1.预算内采购采购金额在部门年度预算范围内的，由部门负责人审批后，提交采购部门。2.超预算采购采购金额超出部门年度预算的，需填写《超预算采购申请表》，详细说明超预算原因、采购必要性、预计资金来源等，经部门负责人、财务部门审核后，报公司分管领导审批。如涉及重大采购项目，还需提交公司总经理办公会审议。三、采购方式的选择（一）公开招标适用于采购金额较大（具体金额标准由公司根据实际情况确定）、技术规格明确、市场竞争充分的物资或服务采购。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，选择最优供应商。（二）邀请招标对于具有特定资质要求、供应商数量有限或不宜公开招标的采购项目，可采用邀请招标方式。由采购部门向具备相应资格的若干供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判当采购项目技术复杂、需求不确定或时间紧迫时，采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的项目，需填写《单一来源采购申请表》，详细说明理由，并经公司相关部门审核、领导审批。（五）询价适用于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门负责建立供应商信息库，收集供应商的基本资料、资质证明、业绩情况、联系方式等信息。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等方面的审查。只有通过资格审查的供应商才能进入公司供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据评价考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。对于优秀供应商，在后续采购中给予优先合作机会；对于不合格供应商，限制或禁止其参与公司采购活动。（三）供应商淘汰与更新对于出现严重质量问题、交货延迟、售后服务差等情况的供应商，采购部门应及时将其列入淘汰名单，并从供应商信息库中删除。同时，根据公司业务发展和采购需求，适时引入新的供应商，更新供应商信息库。五、采购流程（一）采购计划制定采购部门根据已审批的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、报价要求、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，需经采购部门负责人审核，确保文件内容准确、完整、合法合规。（三）采购信息发布（公开招标、邀请招标适用）1.对于公开招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.对于邀请招标项目，采购部门应向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容与招标公告类似。（四）投标/响应文件接收与初步审查1.采购部门按照规定时间和地点接收供应商的投标/响应文件，并进行登记。2.对投标/响应文件进行初步审查，检查文件的完整性、符合性、有效性等，剔除不符合要求的投标/响应文件。（五）评标/谈判/询价1.评标：对于公开招标和邀请招标项目，组建评标委员会，按照评标标准对合格的投标文件进行评审，推荐中标候选人。2.谈判：对于竞争性谈判项目，采购部门与供应商进行谈判，就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。3.询价：对于询价项目，采购部门根据供应商的报价情况，综合考虑价格、质量、交货期等因素，确定成交供应商。（六）中标/成交供应商确定与通知1.根据评标/谈判/询价结果，确定中标/成交供应商，并向其发出中标/成交通知书。2.中标/成交通知书应明确采购项目名称、中标/成交金额、交货期、服务要求等内容，同时告知供应商在规定时间内签订采购合同。（七）采购合同签订1.采购部门与中标/成交供应商按照中标/成交通知书和采购文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购合同签订前，需经公司法律部门审核，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。合同签订后，采购部门应将合同副本分送相关部门存档。（八）采购合同执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，如要求供应商整改、追究违约责任等，保障公司利益。（九）验收与付款1.验收：采购物资到货后，采购部门应组织相关部门和人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，填写《验收报告》。2.付款：财务部门根据验收报告、采购合同及相关发票等凭证，按照公司财务制度和合同约定的付款方式进行付款。对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。六、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任条款，增加履约保证金等；对于质量风险，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件等。（三）风险监控与预警建立风险监控机制，对采购过程中的风险进行实时监控。当风险指标超出设定范围时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的措施进行处理，降低风险损失。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购活动的公正廉洁。（三）投诉处理设立