石家庄政府采购内控制度

PAGE石家庄政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强石家庄市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于石家庄市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足采购需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。3.公开透明原则：采购信息应当全面、及时、准确地公开，保障供应商的知情权和参与权，确保采购活动公平公正。4.公平竞争原则：营造良好的市场竞争环境，鼓励符合条件的供应商公平参与竞争，保证采购结果的公正性。5.诚实信用原则：采购人、采购代理机构和供应商在政府采购活动中应当诚实守信，履行各自的义务。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应当按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。采购预算应当细化到具体项目和采购品目，并明确采购数量、金额、资金来源等内容。2.采购预算编制应当遵循真实性、完整性、准确性和合理性原则，不得虚报、瞒报、漏报采购项目和金额。对于涉及民生、公共服务等重点领域的采购项目，应当优先保障资金安排。（二）采购计划制定1.采购人应当根据批准的采购预算，结合项目实施进度，制定年度政府采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容。2.采购计划应当按照政府采购目录和限额标准进行编制，对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当按照规定履行审批手续。（三）预算与计划调整1.在采购活动实施过程中，采购人确需调整采购预算或采购计划的，应当按照规定的程序报经财政部门批准。调整后的采购预算和采购计划应当及时通知采购代理机构和相关供应商。2.采购预算和采购计划的调整应当符合法律法规和政策要求，不得随意变更采购项目和金额，确保采购活动的严肃性和稳定性。三、采购活动管理（一）采购方式选择1.采购人应当根据采购项目的特点、采购需求和市场情况，依法选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，采购人应当采用公开招标方式采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前，按照规定向财政部门提交采购方式变更申请，并说明理由。经财政部门批准后，方可采用相应的采购方式。（二）采购文件编制1.采购人或采购代理机构应当根据采购项目的特点和采购需求，编制招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等采购文件。采购文件应当包括采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应当符合法律法规和政策要求，明确采购项目的实质性要求和条件，确保采购活动的公平公正。采购文件不得含有歧视性条款或不合理的条件，不得限制或排斥潜在供应商参与竞争。（三）采购信息发布1.采购人或采购代理机构应当按照规定在政府采购信息发布媒体上发布采购信息，包括采购公告、中标（成交）公告、更正公告等。采购信息应当全面、及时、准确地公开，确保供应商能够及时获取采购信息。2.采购公告应当包括采购项目名称、采购内容及数量、采购预算、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标（响应）截止时间、开标（谈判、磋商、询价）时间及地点等内容。中标（成交）公告应当包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的规格型号、数量、服务要求等内容。（四）采购评审1.采购人或采购代理机构应当按照采购文件规定的评标标准、方法和程序，组织开展采购评审活动。评标委员会、谈判小组、磋商小组、询价小组应当由采购人代表和评审专家组成，成员人数应当符合法律法规规定。2.评审专家应当从政府采购评审专家库中随机抽取，与供应商有利害关系的不得担任评审专家。评审专家应当按照客观、公正、审慎的原则，根据采购文件规定的评审标准和方法进行评审，不得偏袒、歧视供应商，不得泄露评审过程和评审结果。3.采购人或采购代理机构应当对评审过程进行记录，包括评审时间、地点、评审人员名单、评审情况及结果等内容。评审记录应当由评审人员签字确认，并妥善保存。（五）采购合同签订与履行1.采购人与中标（成交）供应商应当在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。政府采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、单价、总价、服务要求、验收标准、付款方式等内容。2.政府采购合同签订后，采购人应当按照合同约定及时支付采购资金。采购资金支付应当严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金支付安全、规范、高效。3.采购人应当督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务，及时组织验收。验收合格后，采购人应当出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购人应当按照合同约定要求中标（成交）供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。四、采购验收管理（一）验收主体与责任1.采购人是政府采购项目验收的责任主体，应当按照合同约定组织对采购项目进行验收。采购人可以自行组织验收，也可以委托具有相应资质的社会中介机构进行验收。2.采购人应当明确验收工作的具体要求和流程，制定验收方案，组织成立验收小组。验收小组应当由采购人代表、技术专家、财务人员等组成，成员人数应当符合规定要求。（二）验收内容与标准1.验收内容应当包括采购项目的数量、质量、规格型号、性能指标、服务要求等是否符合采购文件和合同约定。验收标准应当明确、具体，具有可操作性。2.对于技术复杂、专业性较强的采购项目，采购人应当邀请相关领域的专家参与验收工作，确保验收结果的科学性和准确性。（三）验收程序与方法1.验收工作应当按照采购合同约定的时间和方式进行。验收小组应当在验收前熟悉采购项目的技术规格、合同条款等内容，制定验收方案和验收表格。2.验收过程中，验收小组应当按照验收方案和验收表格的要求，对采购项目进行逐一核对和检查。验收小组可以采取现场查看、测试、抽样检验、查阅资料等方式进行验收，并做好验收记录。3.验收结束后，验收小组应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目名称、验收依据、验收时间、验收地点、验收人员名单、验收情况及结果等内容。验收报告应当由验收小组成员签字确认，并加盖采购人公章。（四）验收结果处理1.验收合格后,采购人应当及时办理资产入账手续，并按照合同约定支付采购资金。验收不合格的，采购人应当按照合同约定要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格。供应商拒绝采取补救措施或退换货物的，采购人可以按照合同约定追究供应商的违约责任。2.采购人应当将验收情况及结果及时反馈给财政部门和相关部门。对于验收过程中发现的问题，采购人应当及时进行整改，并将整改情况报告财政部门和相关部门。五、采购资金管理（一）资金预算与安排1.采购人应当按照财政部门的要求，编制政府采购资金预算，并纳入本单位年度预算管理。政府采购资金预算应当明确采购项目名称、采购金额、资金来源等内容。2.财政部门应当根据政府采购预算和资金安排情况，及时足额地将采购资金拨付到采购人或采购代理机构指定的账户。对于财政性资金实行国库集中支付的，应当按照国库集中支付制度的有关规定执行。（二）资金支付与核算1.采购人应当按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。采购资金支付应当严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金支付安全、规范、高效。2.采购人应当对政府采购资金进行单独核算，建立健全财务管理制度，严格执行财务纪律。采购人应当按照国家有关规定，做好政府采购资金的账务处理和会计核算工作，确保账目清晰、准确。（三）资金监督与检查1.财政部门应当加强对政府采购资金的监督管理，定期对采购人政府采购资金的预算编制、支付执行、核算管理等情况进行检查。财政部门可以通过查阅账目、实地检查、专项审计等方式，对政府采购资金进行监督检查。2.审计部门应当依法对政府采购资金进行审计监督，加强对采购项目预算执行情况、资金使用效益等方面的审计。审计部门应当及时发现和纠正政府采购资金管理中存在的问题，确保资金使用合法合规、安全有效。六、采购档案管理（一）档案内容与范围1.政府采购档案是指在政府采购活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、记录等。政府采购档案包括采购预算与计划文件、采购文件、采购评审记录、采购合同、验收报告、资金支付凭证等。2.采购人或采购代理机构应当按照规定对政府采购档案进行分类整理、立卷归档，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管与期限1.政府采购档案应当妥善保管，不得擅自销毁。采购人或采购代理机构应当建立健全档案管理制度，明确档案保管责任，指定专人负责档案保管工作。2.政府采购档案的保管期限应当按照国家有关规定执行。一般情况下，政府采购档案的保管期限为十五年。对于涉及国家秘密、商业秘密等重要档案，应当按照国家有关保密规定进行保管。（三）档案查阅与利用1.采购人或采购代理机构应当建立档案查阅制度，明确档案查阅的范围、程序和要求。查阅政府采购档案应当填写查阅申请表，经批准后方可查阅。2.查阅政府采购档案应当在指定的场所进行，查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自复制、涂改、损毁档案资料。对于涉及国家秘密、商业秘密等重要档案，应当严格按照国家有关保密规定进行查阅和利用。七、监督检查与责任追究（一）监督检查主体与内容1.监督检查主体财政部门应当加强对政府采购活动的监督管理，依法履行监督职责。审计部门应当依法对政府采购资金进行审计监督。监察机关应当加强对参与政府采购活动的国家机关、事业单位和团体组织及其工作人员的监察。2.监督检查内容监督检查内容包括政府采购法律法规和政策的执行情况、采购预算与计划的编制与执行情况、采购方式的选择与执行情况、采购文件的编制与发售情况,采购评审活动的组织与开展情况、采购合同的签订与履行情况、采购验收情况、采购资金的管理与使用情况、采购档案的管理情况等。（二）违规行为处理1.对于采购人、采购代理机构、供应商等在政府采购活动中存在的违规行为，财政部门、审计部门、监察机关等应当按照法律法规的规定，依法进行处理。违规行为包括但不限于：未按照规定编制采购预算和采购计划、擅自变更采购方式、泄露采购信息、串通投标、恶意低价中标、拒绝履行采购合同、虚假验收、挪用采购资金等。2.对于违规行为的处理方式包括：责令改正、警告、罚款、没收违法所得、暂停或取消采购资格、列入不良行为记录名单等。对于情节严重、构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）责任