监狱系统采购制度

PAGE监狱系统采购制度一、总则（一）目的为规范监狱系统采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规和相关政策，结合监狱系统实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监狱系统内各级单位使用财政性资金和自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，保障供应商的知情权和参与权，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构监狱系统应成立采购领导小组，作为采购决策机构。其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.研究决定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构监狱系统应设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。采购执行机构的职责包括：1.贯彻执行采购制度和采购决策机构的决定。2.编制采购计划和采购预算，组织实施采购活动。3.负责采购文件的编制、发布和解释。4.组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标、成交供应商。5.签订采购合同，监督合同履行，办理采购资金支付手续。6.建立采购档案，妥善保管采购活动相关资料。（三）采购监督机构监狱系统应设立采购监督部门，对采购活动进行全程监督。采购监督机构的职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同，确保其合法合规。3.监督采购活动的开标、评标、谈判等过程，纠正违规行为。4.受理供应商的质疑和投诉，进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各监狱单位应根据工作需要和实际情况，每年定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照轻重缓急和资金情况进行合理安排，优先保障监狱安全、监管设施建设、罪犯生活保障等重点项目的采购需求。3.采购计划编制过程中，应充分征求使用部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的科学性和合理性。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确采购项目的资金来源和预算金额。采购预算应严格按照财政部门的要求进行编制和审批。2.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。四、采购方式与程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.公开招标程序包括：编制招标文件、发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序包括：确定邀请供应商名单并发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标、签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商、签订合同等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序包括：成立采购小组、进行市场调查、确定单一来源供应商、谈判、签订合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序包括：成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商、签订合同等环节。五、采购文件编制与管理（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求说明、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、价格、交货时间、售后服务等实质性内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的合法性和公正性。2.采购文件应明确采购项目的技术规格和质量要求，避免使用模糊不清或歧义性的语言。3.采购文件应合理设置评标标准，确保评标过程的科学性和公正性。评标标准应包括价格因素、技术因素、商务因素等方面，并明确各因素的权重和评分细则。（三）采购文件发布与获取1.采购文件应通过指定的媒体或平台进行发布，确保供应商能够及时获取采购信息。2.供应商应按照采购文件的要求，在规定的时间内获取采购文件，并按照要求编制和提交投标文件。（四）采购文件修改与澄清1.在采购文件发出后，采购人如需对采购文件进行修改或澄清，应在规定的时间内通知所有已获取采购文件的供应商。2.采购文件的修改或澄清内容应作为采购文件的组成部分，与采购文件具有同等法律效力。六、开标、评标与定标（一）开标1.开标应在招标文件规定的时间和地点进行。开标时，采购人或其委托的采购代理机构应邀请所有投标人参加。2.开标过程应公开进行，由采购人或其委托的采购代理机构主持，工作人员应宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（二）评标1.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应认真阅读投标文件，对投标文件进行评审和比较，提出评审意见，并推荐中标候选人。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。（三）定标1.采购人应根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商。中标供应商应符合招标文件规定的各项要求，且投标价格合理。2.采购人应在中标供应商确定后，及时向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.中标、成交供应商确定后，采购人应在规定的时间内与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更合同内容。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应采用书面形式，并由双方法定代表人或授权代表签字盖章。（二）采购合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，中标、成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务。2.采购合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。（三）采购合同验收1.采购合同履行完毕后，采购人应组织对采购项目进行验收。验收应按照采购合同约定的标准和要求进行，确保采购项目符合质量要求。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。八、采购资金支付与管理（一）采购资金支付1.采购资金支付应按照采购合同约定的方式和时间进行。采购人应在收到供应商提供的发票等付款凭证后，按照财务管理制度的规定办理支付手续。2.采购资金支付应严格执行财政国库集中支付制度，确保采购资金专款专用，安全高效。（二）采购资金管理1.财务部门应加强对采购资金的管理，建立健全采购资金管理制度，规范采购资金的核算和使用。2.采购资金应按照预算安排使用，不得擅自改变资金用途。如因特殊情况需要调整采购资金用途，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应定期对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金使用合法合规，提高资金使用效益。九、质疑与投诉处理（一）质疑1.供应商对采购活动事项有疑问的，可以向采购人或其委托的采购代理机构提出质疑。质疑应在规定的时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.采购人或其委托的采购代理机构应在收到质疑后，在规定的时间内作出答复。答复内容应明确、具体，并告知质疑供应商如对答复不满意，可以依法向采购监督部门投诉。（二）投诉1.质疑供应商对采购人或其委托的采购代理机构的答复不满意，或者采购人或其委托的采购代理机构未在规定的时间内作出答复的，可以向采购监督部门投诉。投诉应在规定的时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.采购监督部门应在收到投诉后，在规定的时间内进行调查处理。调查处理结果应及时告知投诉人和其他相关当事人。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、质疑答复、投诉处理结果等资料。（二）档