疾控采购内控管理制度

PAGE疾控采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强疾病预防控制机构（以下简称“疾控机构”）采购活动的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正，依据国家相关法律法规和行业标准，结合疾控机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控机构使用财政性资金、自有资金等进行的各类物资、服务、工程等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，保障采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由疾控机构主要负责人担任组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购政策、采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购部门，配备专业的采购人员。采购部门负责具体采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购法律法规和业务流程。（三）采购监督部门纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购结果的合法性等，受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核等工作；使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的验收等工作；资产管理部门负责采购资产的登记、入账、保管、处置等工作。各部门应各司其职，密切配合，共同做好采购工作。三、采购预算管理（一）预算编制采购部门应根据疾控机构的工作任务、业务发展规划和实际需求，会同财务部门等相关部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性、合理性和准确性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应按照疾控机构内部审批程序进行审批。采购领导小组负责对采购预算进行审议，财务部门负责审核预算的资金来源和合理性，经单位主要负责人批准后执行。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序进行审批。（三）预算执行与监控采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购支出，确保采购资金使用符合预算安排。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现采购预算执行偏差较大的，应及时采取措施进行调整和纠正。四、采购流程控制（一）采购需求提出使用部门根据工作需要，结合库存情况，提出采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求等内容，并填写采购需求申请表。采购需求申请表应经使用部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到采购需求申请表后，应进行汇总和分析，结合采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购方式、采购时间、采购责任人等内容，并报采购领导小组审批。采购计划一经批准，应严格按照计划组织实施采购活动。（三）采购方式选择采购部门应根据采购项目的特点、预算金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式应按照国家法律法规和相关政策要求进行选择，并在采购文件中明确说明。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应进行公示，并经采购领导小组批准后实施。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购文件编制采购部门应根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价通知书等）、采购需求、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和评审标准，确保采购活动的公平公正。（五）采购信息发布采购部门应按照规定的程序和渠道发布采购信息。公开招标项目应在法定媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、询价等项目应在疾控机构内部网站或其他指定媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购方式、采购内容、采购预算、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容，确保供应商能够及时了解采购信息。（六）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格要求的供应商才能参与采购活动。2.供应商选择：采购部门应组织开标评标等活动，按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件进行评审，确定成交供应商。评标过程应客观公正，记录评标过程和结果，并形成评标报告。评标报告应包括评标情况、推荐的成交供应商及理由等内容。3.供应商管理：采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、参与采购项目情况、履约情况等进行记录和管理。定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于评价不合格的供应商，应暂停或取消其参与采购活动的资格。（七）采购合同签订采购部门应在确定成交供应商后，按照采购文件和中标（成交）供应商的投标文件，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（八）采购项目验收采购项目完成后，使用部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求。验收合格后，使用部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应作为支付采购资金的依据之一。如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或承担相应的违约责任。（九）采购资金支付财务部门应按照采购合同和验收报告等相关资料，对采购资金进行审核和支付。采购资金支付应严格按照国库集中支付制度和单位财务管理制度的规定进行，确保资金支付的安全、规范、准确。对于不符合支付条件的采购资金，财务部门应拒绝支付，并及时通知采购部门和相关责任人进行处理。五、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如政策风险、市场风险、质量风险、廉政风险等。根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定风险等级。（二）风险应对措施针对不同等级的风险，应制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、专项治理等措施；对于中风险事项，应采取加强管理、完善制度等措施；对于低风险事项，应采取日常关注、定期检查等措施。同时，应建立风险预警机制，及时发现和预警风险信号，采取有效措施进行防范和控制。（三）监督与检查纪检监察部门应加强对采购风险防控情况的监督检查，定期对采购活动进行内部审计和专项检查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。采购部门应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，不断完善风险防控机制，提高采购风险管理水平。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购需求申请表、采购计划、采购文件（采购公告、谈判文件、询价通知书、投标文件、评标报告等）、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。采购档案应真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购活动结束后，应及时将采购档案资料进行收集、整理、分类，并按照档案管理的要求进行装订和归档。采