疾控采购管理制度

PAGE疾控采购管理制度一、总则（一）目的为加强疾病预防控制机构（以下简称“疾控机构”）采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，确保采购活动合法、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控机构内所有采购活动，包括但不限于医疗设备、防护用品、办公设备、试剂耗材、服务类项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公正性原则遵循公开、公平、公正的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益性原则提高采购资金使用效益，实现采购资源的合理配置，满足疾控工作实际需求。4.透明性原则采购过程和结果应保持透明，接受内部监督和社会监督。二、采购管理职责分工（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理。其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，审核采购申请。3.组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.建立和管理供应商库，评估供应商资质和信誉。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况。6.协调处理采购过程中的争议和问题。（二）需求部门各业务科室等需求部门负责提出采购需求，提供技术参数、规格要求等详细信息，并对采购项目的质量和适用性负责。其职责包括：1.根据工作需要，提前规划采购项目，填写采购申请表。2.对采购项目的技术要求进行论证和审核，确保需求的合理性和准确性。3.参与采购项目的验收工作，提供验收意见。（三）财务部门财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算。其职责包括：1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对采购合同进行财务审核，监督采购资金的支付。3.进行采购项目的财务核算，提供财务分析报告。（四）监督部门设立内部监督部门，对采购活动进行全程监督。其职责包括：1.制定监督计划，对采购项目进行定期或不定期检查。2.受理采购活动中的投诉和举报，调查处理违规行为。3.对采购管理制度的执行情况进行评估和监督，提出改进建议。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据年度工作计划、业务发展需求和现有资产状况，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先保障重点业务和紧急工作的需求。3.采购管理部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合预算安排，编制年度采购计划。年度采购计划报单位领导审批后实施。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因政策变化、工作任务调整、不可抗力等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门对调整申请进行审核，报单位领导审批后进行调整。调整后的采购计划应及时通知相关部门和人员。四、采购方式及流程（一）公开招标1.适用范围达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序采购管理部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。接受潜在投标人报名，发售招标文件。组织开标、评标活动，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。采购管理部门根据评标结果确定中标人，发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序采购管理部门从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，包括发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判，谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购管理部门组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。采购管理部门将单一来源采购项目及论证意见报单位领导审批。采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（六）采购流程通用要求1.采购申请需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因、技术要求等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。2.采购审批采购管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、预算的合规性、采购方式的适用性等。审核通过后，报单位领导审批。3.采购实施采购管理部门根据批准的采购申请和采购方式，组织实施采购活动。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。4.合同签订采购管理部门与中标人或成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。5.验收付款需求部门负责组织采购项目的验收工作，验收人员应根据采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。验收合格后，出具验收报告。财务部门根据验收报告和采购合同，审核无误后办理付款手续。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、售后服务能力等。2.采购管理部门对申请准入的供应商进行资格审查，实地考察供应商的生产经营状况、信誉情况等，符合条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.采购管理部门根据评价结果，对供应商进行分级管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格的供应商及时淘汰出供应商库。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于长期合作、产品质量好、服务水平高的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、价格优惠、合作项目倾斜等。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消准入资格等。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、争议解决方式等条款。2.采购管理部门负责合同的起草、审核和签订工作，合同签订前应报财务部门、法律部门等相关部门进行审核，确保合同的合法性、合规性和有效性。（二）合同履行1.采购管理部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，需求部门应及时组织验收。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，应按照法律法规和合同约定的程序进行办理。2.合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知相关部门，并对合同变更或解除的原因、过程和结果进行记录和存档。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购管理部门应积极配合相关部门处理合同纠纷，提供必要的证据和资料，维护单位的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、合同风险、廉政风险等。2.根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对密切关注市场动态，加强市场调研，合理选择采购时机，与供应商建立长期稳定的合作关系，以降低市场价格波动和供应短缺的风险。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，签订质量保证条款，加强采购项目的验收工作，确保采购产品符合质量要求。3.合同风险应对规范合同签订流程，加强合同审核，明确双方权利义务，严格履行合同约定，及时处理合同变更和解除事宜，防范合同纠纷风险。4.廉政风险应对加强采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，严格执行采购纪律，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为。八、采购监督与审计（一）内部监督1.监督部门定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、合同签订与履行、供应商管理