疫情防控采购审批制度

PAGE疫情防控采购审批制度一、总则（一）目的为加强公司在疫情防控期间采购活动的管理，规范采购流程，确保采购物资符合疫情防控要求，保障公司生产经营活动的正常开展，同时有效防控疫情传播风险，特制定本审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情防控期间涉及的各类物资采购活动，包括但不限于防疫物资（口罩、防护服、消毒液、测温仪等）、生产经营所需物资、办公设备及用品等。（三）基本原则1.合规性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.必要性原则根据公司实际需求，优先采购疫情防控必需、生产经营急需的物资，避免不必要的采购。3.安全性原则重点关注采购物资的质量安全，特别是防疫物资要符合国家标准，保障员工的生命健康和公司的正常运营安全。4.高效性原则优化采购审批流程，提高审批效率，确保物资及时供应，满足公司业务开展的需要。二、采购申请（一）申请部门及职责1.需求部门各部门根据本部门实际工作需要，提出物资采购申请。明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息，并对采购物资的必要性和合理性负责。2.归口管理部门对于专业性较强或特定类型的物资采购，由相应的归口管理部门负责审核申请。归口管理部门应根据行业标准和公司实际情况，对采购物资的技术参数、质量标准等进行把关，并提供专业意见。（二）申请流程1.填写申请表需求部门填写《疫情防控采购申请表》，经部门负责人签字确认后，提交至归口管理部门（如有）。2.部门审核归口管理部门对采购申请进行审核，重点审核采购物资的必要性、技术参数合理性、质量标准合规性等。审核通过后，在申请表上签字盖章，并提交至采购部门。3.紧急采购申请对于因疫情防控紧急需要的物资采购，需求部门可先电话向采购部门说明情况，经采购部门同意后先行采购，但事后需在一个工作日内补齐《疫情防控采购申请表》及相关审批手续。三、采购审批（一）审批流程1.采购部门初审采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初审。主要审核采购物资的名称、规格型号、数量等是否清晰准确，采购时间是否合理，以及申请流程是否完整。初审通过后，将申请表提交至财务部门。2.财务部门审核财务部门对采购申请进行财务审核，重点审核采购预算、资金来源等。确保采购活动在公司预算范围内进行，资金安排合理合规。审核通过后，在申请表上签字盖章，并提交至审批领导。3.审批领导审批审批领导根据公司疫情防控工作要求、采购物资的重要性及金额大小等因素进行审批。对于金额较小、常规性的采购申请，可由审批领导授权采购部门负责人审批；对于金额较大、涉及重要物资或关键环节的采购申请，需由公司高层领导审批。审批通过后，申请表返回采购部门。（二）审批标准1.必要性审批领导需判断采购物资是否为疫情防控必需或生产经营急需，是否符合公司当前业务开展的实际需求。2.合规性审核采购物资是否符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。包括物资的质量标准、资质要求、采购渠道合法性等。3.预算及资金确保采购申请在公司预算范围内，资金来源明确且合理。对于超出预算的采购申请，需详细说明原因及解决方案，并经特殊审批流程通过。四、采购执行（一）供应商选择1.合格供应商名录采购部门应建立疫情防控期间的合格供应商名录，名录中的供应商应具备良好的商业信誉、合法的经营资质，能够提供符合质量要求的物资。对于防疫物资供应商，还需具备相关的医疗器械生产或经营资质。2.新增供应商审批对于不在合格供应商名录中的供应商，采购部门需进行严格的资质审查和实地考察。新增供应商的申请需提交至审批领导，经审批同意后方可纳入采购范围。（二）采购合同签订1.合同条款审核采购部门在签订采购合同前，应将合同条款提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险条款等，确保合同符合法律法规要求，保障公司权益。2.合同签订流程审核通过后的采购合同，由采购部门负责人签字，报公司法定代表人或授权代表签字盖章。对于重要物资采购合同或金额较大的合同，需经公司高层领导审阅并批准。（三）采购验收1.验收标准采购物资到货后，由采购部门组织相关人员按照合同约定及相关标准进行验收。防疫物资应按照国家标准和行业规范进行验收，确保物资质量合格、数量准确。2.验收流程验收人员填写《疫情防控采购物资验收单》，详细记录物资的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等信息。验收合格后，验收人员签字确认，物资方可入库或投入使用。对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求退换货或采取其他补救措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门自查采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否合规、采购合同执行情况、供应商管理等方面是否存在问题。及时发现并纠正采购过程中的违规行为，防范采购风险。2.内部审计部门审计内部审计部门定期对公司采购活动进行审计，重点审查采购审批制度的执行情况、采购成本控制、物资验收管理等。对于审计发现的问题，提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受政府监管积极配合政府相关部门对公司采购活动的监管，如实提供采购信息，接受政府部门的检查和指导。确保公司采购行为符合疫情防控期间的各项政策要求。2.社会监督对于涉及民生或社会关注度较高的采购项目，主动接受社会监督。通过公司官网、公告栏等渠道公开采购信息，保障公众知情权，提高公司采购活动的透明度。六、信息管理与档案保存（一）采购信息管理1.建立采购信息台账采购部门应建立疫情防控采购信息台账，详细记录采购申请、审批过程、采购合同、验收情况等信息。确保采购信息可追溯、可查询。2.信息更新与共享及时更新采购信息台账，确保信息的准确性和时效性。同时，根据工作需要，将采购信息与相关部门进行共享，为公司决策提供数据支持。（二）档案保存1.档案整理采购活动中形成的各类文件、合同、验收单等资料，由采购部门负责整理归档。档案应按照时间顺序、类别等进行分类整理，确保档案的完整性和规范性。2.保存期限疫情防控采购档案的保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，采购档案应保存[X]年，以备查阅和审计。七、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责