畜牧兽医局采购管理制度

PAGE畜牧兽医局采购管理制度一、总则（一）目的为加强畜牧兽医局采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于畜牧兽医局机关及所属事业单位的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购过程透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保采购活动公正公平。4.诚实信用原则：采购当事人诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由局领导班子成员及相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审定年度采购计划。3.审批重大采购项目的采购方式、采购预算和采购合同。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立采购办公室，作为采购的执行部门。采购办公室负责具体采购项目的组织实施，其职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制年度采购计划，报采购领导小组审定。3.组织采购项目的需求调研、采购文件编制、采购活动实施等工作。4.负责采购项目的合同签订、验收、付款等后续工作。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）采购监督机构成立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由局纪检监察部门人员及相关专业人员组成。其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.审查采购文件、采购合同等重要文件。3.对采购活动中的违规行为进行调查处理。4.受理供应商和其他利害关系人的投诉举报。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求，报采购办公室汇总。2.采购办公室结合全局工作重点和资金状况，编制年度采购预算草案，提交采购领导小组审议。3.年度采购预算经局党组审定后，报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按规定程序报原预算审批部门批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查。2.采购办公室定期向采购领导小组报告采购预算执行情况。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。2.公开招标采购项目应通过政府采购指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采购办公室按照规定的程序组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购办公室从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.采购办公室成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办公室组织专家对单一来源采购项目进行论证，并报采购领导小组批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购办公室成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表提交采购办公室。（二）需求调研与论证1.采购办公室对采购申请进行初步审核，对于重大采购项目，组织相关人员进行需求调研和论证。2.需求调研应广泛征求意见，充分了解采购项目的实际需求，确保采购文件的编制准确合理。3.论证结果作为采购文件编制的重要依据。（三）采购文件编制1.根据采购方式和需求调研结果，采购办公室编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、售后服务等实质性条款，确保采购项目的质量和性能。3.采购文件编制完成后，经采购办公室负责人审核，报采购领导小组审定。（四）采购信息发布1.公开招标和邀请招标项目，采购办公室在政府采购指定媒体发布采购公告（招标邀请书）。2.竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购办公室在局内网站或其他指定媒体发布采购信息。（五）供应商报名与资格审查1.供应商按照采购公告（招标邀请书）要求报名，提交相关证明材料。2.采购办公室对报名供应商进行资格审查，确定符合资格条件的供应商名单。（六）采购活动实施1.采购办公室按照规定的程序组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。2.采购活动应严格遵守法律法规和采购文件规定，确保采购过程公正公平。3.采购活动过程中，采购办公室应做好记录，包括开标记录、评标记录、谈判记录、询价记录等。（七）中标（成交）供应商确定1.评标委员会、谈判小组、询价小组按照采购文件规定的评标标准、谈判条件、询价要求进行评审，确定中标（成交）供应商。2.采购办公室将中标（成交）结果通知所有参与采购活动的供应商，并发布中标（成交）公告。（八）合同签订1.采购办公室与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，报采购领导小组备案。（九）验收1.采购项目完成后，采购办公室组织相关部门和人员进行验收。验收应按照采购合同和采购文件的要求进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收合格后，验收人员填写验收报告，签字确认。验收报告作为支付采购资金的依据之一。（十）付款1.财务部门按照采购合同和验收报告，办理采购资金支付手续。2.采购资金支付应严格遵守财政资金管理规定，确保资金支付安全、合规。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购办公室应审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和采购文件要求。3.采购合同经双方签字盖章后生效。（二）合同履行1.采购办公室和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。2.采购办公室应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如需变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，双方应按照法律法规规定办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中发生纠纷的，双方应首先通过协商解决。2.协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼解决。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、需求调研与论证材料、采购文件、供应商报名与资格审查材料、采购活动记录、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购办公室负责采购项目档案的整理和归档工作。2.采购项目结束后，采购办公室应及时将相关资料整理成册，按照档案管理要求进行归档保存。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。2.借阅采购档案的，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失。八、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购政策、制度和流程的执行情况、采购文件编制与审核情况、采购活动实施过程的合规性等。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金使用合法合规。（二）外部监督1.接受财政部门及其他相关部门的监督检查，积极