社会福利院采购管理制度

PAGE社会福利院采购管理制度一、总则（一）目的为加强社会福利院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社会福利院各项物资、服务及工程项目的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。5.诚实信用原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由福利院领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立采购办公室，作为采购活动的具体执行部门。负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购需求的合理性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，办理采购款项的支付手续。3.质量监督部门：对采购物品或服务的质量进行监督检查，参与采购验收工作，确保采购质量符合要求。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据福利院的工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并按照采购项目的性质和用途进行分类。3.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金的合理安排。（二）预算审批采购预算编制完成后，报采购领导小组审议通过，经福利院领导批准后执行。（三）预算调整因特殊原因需要调整采购预算的，由采购办公室提出申请，说明调整原因和调整金额，经采购领导小组审议通过，报福利院领导批准后进行调整。四、采购需求管理（一）需求提出1.需求部门应根据福利院的工作需要和实际情况，及时提出采购需求。2.采购需求应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、交货时间、售后服务等内容。（二）需求审核1.采购办公室收到采购需求后，应会同相关部门对需求的合理性、必要性、可行性等进行审核。2.审核内容包括采购需求是否符合福利院的工作需要、是否超出预算范围、是否有替代产品或服务等。3.对于审核通过的采购需求，采购办公室应及时组织实施采购活动；对于审核不通过的采购需求，应反馈给需求部门并说明原因，要求其进行修改或调整。五、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用公开招标方式采购：采购货物、工程和服务的金额达到规定的公开招标限额标准以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足福利院紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件；发布招标公告；发售招标文件；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请供应商名单；编制招标文件；发出投标邀请书；组织开标、评标；确定中标供应商；签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足福利院紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组；制定谈判文件；确定邀请供应商名单；组织谈判；确定成交供应商；签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组；进行必要性和可行性论证；确定单一来源供应商；签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照以下程序进行：成立询价小组；确定被询价的供应商名单；发出询价通知书；供应商报价；确定成交供应商；签订采购合同。六、采购文件编制（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告、投标人须知、投标文件格式、技术规格、评标标准和方法、合同条款等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术要求、商务要求、评标标准等，确保投标人能够准确理解采购需求。（二）谈判文件1.谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、谈判文件格式、技术规格、谈判程序、成交标准等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和成交标准，确保谈判过程的公平、公正、公开。（三）询价文件1.询价文件应包括询价通知书、报价表、技术规格、售后服务承诺等内容。2.询价文件应明确采购项目的技术要求、报价要求、售后服务要求等，确保供应商能够准确报价。七、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商库：采购办公室应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行分类管理。2.供应商资格审查：对申请进入供应商库的供应商，应进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.供应商准入标准：制定供应商准入标准，明确供应商应具备的条件，如生产能力、技术水平、质量保证能力、售后服务能力等。只有符合准入标准的供应商才能进入供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期评价：采购办公室应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商考核的依据。2.动态考核：根据供应商的评价结果，对供应商进行动态考核，对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消资格等。3.建立供应商激励机制：对表现优秀的供应商，应给予适当的奖励，如表彰、优先合作、增加采购份额等，以激励供应商提高服务质量和供货水平。（三）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期延误、价格欺诈、售后服务不到位等情况的供应商，应及时淘汰出供应商库。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次进入供应商库。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，确保双方的权利和义务明确。3.采购合同签订前，应报财务部门、审计部门等审核，审核通过后加盖福利院公章。（二）合同履行1.采购办公室应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同的约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。3.需求部门应配合采购办公室做好采购合同的履行工作，及时验收货物或服务，反馈使用情况。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报财务部门、审计部门等备案。（四）合同纠纷处理1.如在采购合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过协商解决；协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。2.采购办公室应及时收集、整理合同纠纷相关证据，配合福利院做好纠纷处理工作。九、采购验收管理（一）验收标准1.采购办公室应根据采购合同和相关标准，制定采购验收标准。2.验收标准应明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、技术参数等内容，确保验收工作的准确性和公正性。（二）验收程序1.采购项目完成后，需求部门应及时组织验收，并填写验收报告。2.验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收日期、验收结论等内容。3.验收人员应按照验收标准对采购物品或服务进行逐一检查，确保验收结果真实、准确。（三）验收结果处理1.如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认，并将验收报告报采购办公室存档。2.如验收不合格，采购办公室应及时与供应商沟通，要求其限期整改或重新提供货物或服务。整改或重新提供后，应再次组织验收，直至验收合格。十、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，确保采购程序的合规性、采购资金的使用情况等。2.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购项目的预算执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资