物资采购询比价制度

PAGE物资采购询比价制度一、总则（一）目的为规范公司物资采购行为，确保采购物资的质量，降低采购成本，提高采购效率，加强对采购过程的监督与管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：询比价过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保供应商能够充分了解采购需求和要求，参与公平竞争。4.效益优先原则：在保证物资质量的前提下，通过询比价等方式，选择性价比最优的供应商，实现采购效益最大化。二（一）询比价流程1.采购申请各部门根据工作需要，填写物资采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门审核采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购需求的合理性和必要性。如发现问题，及时与申请部门沟通并进行调整。3.确定询比价范围采购部门根据采购物资的特点和市场情况，确定参与询比价的供应商范围。一般应选择具有良好信誉、生产能力和质量保证的供应商，供应商数量不少于三家。4.发出询比价文件采购部门向确定的供应商发出询比价文件，询比价文件应包含采购物资的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等内容。5.供应商报价供应商收到询比价文件后，应在规定时间内按照要求进行报价。报价应包括物资的单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖公章。6.比价采购部门对各供应商的报价进行比较分析，主要比较物资的价格、质量、交货期、售后服务等因素。对于价格明显偏高或偏低的报价，应要求供应商作出合理说明。7.议价根据比价结果，采购部门与价格相对合理的供应商进行议价，争取进一步降低采购成本。在议价过程中，应充分考虑物资的质量和交货期等因素，确保采购物资能够满足公司需求。8.确定供应商采购部门综合考虑比价和议价情况，选择最合适的供应商，并填写物资采购审批表，报相关领导审批。9.签订采购合同经领导审批同意后，采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。（二）询比价文件编制要求1.准确性：询比价文件应准确描述采购物资的规格、技术要求、质量标准等内容，避免出现模糊不清或歧义性的表述，确保供应商能够准确理解采购需求，并据此进行报价。2.完整性：询比价文件应包含采购物资的所有必要信息，如交货时间、交货地点、报价要求、售后服务等，确保供应商能够全面了解采购项目的要求，以便做出准确的报价。3.一致性：询比价文件中各项要求应保持一致，避免出现前后矛盾或不一致的情况。同时，对于不同供应商的询比价文件应保持统一格式和内容要求，确保公平竞争。（三）供应商选择标准1.资质信誉：供应商应具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，并具有良好的商业信誉，无不良记录。2.生产能力：供应商应具备与采购物资相适应的生产能力和设备条件，能够保证按时、按质、按量供应所需物资。3.质量保证：供应商应建立完善的质量管理体系，能够提供符合国家标准或行业标准的合格产品，并提供相应的质量保证文件。4.价格合理：在保证物资质量的前提下，供应商的报价应具有竞争力，价格合理。5.售后服务：供应商应具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的售后需求，提供优质的售后服务。（四）询比价记录与存档采购部门应建立完善的询比价记录档案，对询比价过程中的所有文件、资料进行详细记录和存档，包括采购申请、询比价文件、供应商报价单、比价记录、议价记录、采购审批表、采购合同等。询比价记录应妥善保管，以备查阅和审计。三、监督与管理（一）内部监督1.审计部门监督：审计部门定期对物资采购询比价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、询比价文件是否规范、供应商选择是否合理等，发现问题及时提出整改意见。2.纪检监察部门监督：纪检监察部门对物资采购过程中的廉洁自律情况进行监督，防止出现违规违纪行为，确保采购活动公正、廉洁。（二）供应商管理1.供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，评价结果作为后续合作的重要依据。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。2.供应商考核：建立供应商考核机制，对供应商的表现进行量化考核。考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面，根据考核结果对供应商进行奖惩。（三）违规处理1.对于在物资采购询比价过程中违反本制度规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于供应商在询比价过程中存在的违规行为，如提供虚假报价、恶意低价竞争等，采购部门有权取消其参与资格，并将其列入公