燃气公司采购制度

PAGE燃气公司采购制度一、总则（一）目的为规范燃气公司采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于燃气公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于燃气设备、管材管件、仪器仪表、办公用品、服务类项目等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证供应商公平参与竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，选择优质的供应商，确保采购物资和服务的性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由公司领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购战略、重大采购项目、采购制度及政策等，对采购工作进行宏观指导和决策。（二）采购执行部门设立采购部，作为公司采购工作的执行机构。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据公司需求编制年度、月度采购计划，并报相关部门审核。2.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、考核和管理。4.负责采购物资和服务的验收工作，确保符合质量要求。5.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等，并配合采购部进行采购工作，参与采购验收。（四）监督部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，对违规行为提出处理建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并经部门负责人审核签字后提交采购部。2.对于紧急采购需求，需求部门应提前与采购部沟通，说明紧急情况及原因，采购部应优先处理。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部负责人审批；采购金额较大的，提交采购领导小组审议批准。3.对于涉及重大投资、技术复杂或对公司生产经营有重大影响的采购项目，应进行可行性研究和论证，并报公司董事会批准。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部根据审批后的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排、采购预算等。2.选择供应商：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择供应商。采购方式的选择应符合相关法律法规和公司规定，并根据采购项目的特点和需求确定。采购部应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格等进行评估和筛选，选择合格的供应商参与采购活动。对于新的供应商，采购部应进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等，并要求供应商提供相关证明材料。3.采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资和服务的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。4.签订采购合同：采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、完整、准确。采购合同签订后，由采购部负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（四）采购验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备。2.物资到货后，由需求部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等。3.验收合格的物资，由需求部门在验收单上签字确认；验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。4.对于涉及技术性能、质量标准等专业性较强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。（五）采购付款1.采购部根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，经部门负责人审核签字后提交财务部门。2.财务部门对《付款申请表》及相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性和准确性，按照公司财务制度和合同约定办理付款手续。3.对于预付款项，采购部应严格按照合同约定进行控制，确保预付款的安全和合理使用。在供应商履行合同义务后，及时办理后续付款手续。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：采购部发布招标公告，明确招标项目的名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。供应商报名参加投标，采购部对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。采购部向合格投标人发放招标文件，投标人按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。采购部公示中标候选人名单，如无异议，向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部根据采购项目特点和需求，从供应商库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。受邀供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人名单。采购部公示中标候选人名单，如无异议，向中标人发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部成立谈判小组，成员由采购部、需求部门、技术专家等人员组成。采购部向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，供应商按照谈判邀请书要求提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，就采购物资和服务的价格、质量、技术要求、交货期等条款进行协商，达成一致意见。谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人名单，采购部确定成交供应商，并签订采购合同。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部向多家供应商发出询价通知书，明确采购物资和服务的规格、型号、数量、质量要求等信息。供应商在规定时间内报价，采购部对各供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、内容、金额等信息，并附上相关证明材料，报公司审批。经公司批准后，采购部与单一供应商进行谈判，确定采购价格、质量标准、交货期等条款，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产经营能力、产品质量等条件。2.供应商向采购部提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。3.采购部对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营状况。符合准入标准的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评估与考核1.采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.建立供应商评估指标体系，采用定量和定性相结合的方法对供应商进行评价。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更新1.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部应及时淘汰。2.根据公司业务发展和采购需求变化，适时更新供应商库，引入新的优质供应商，优化供应商结构。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时掌握物资价格波动情况，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等方式降低市场风险。2.供应商风险应对：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格采购验收程序，加强对采购物资质量的检验和监督，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格物资及时处理，降低质量风险。4.合同风险应对：规范采购合同签订流程，确保合同条款合法、合规、完整、准确，加强合同执行过程中的跟踪和监督，及时解决合同履行过程中出现的问题，降低合同风险。5.付款风险应对：严格按照合同约定办理付款手续，加强对付款凭证的审核，确保付款安全，降低付款风险。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同、招标文件、投标文件、询价通知书、报价文件、验收单、发票等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案整理与归档采购部