煤矿集中采购制度范本

PAGE煤矿集中采购制度范本一、总则（一）目的为规范煤矿物资采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿及所属各部门（单位）的物资集中采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：通过集中采购，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.质量原则：严格把控物资质量，确保所采购物资符合煤矿生产经营要求。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立煤矿采购领导小组，由矿长担任组长，各副矿长担任副组长，相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、供应商选择等重大采购事项，做出决策。（二）采购执行部门设立采购中心，作为煤矿集中采购的执行部门。采购中心负责具体实施采购活动，包括编制采购计划、组织采购招标、签订采购合同、验收物资等工作。采购中心应配备专业的采购人员，明确各岗位职责，确保采购工作顺利进行。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出物资采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购付款手续。3.质量检验部门：负责对采购物资进行质量检验，出具检验报告，确保所采购物资符合质量标准。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据煤矿生产经营计划、设备检修计划、物资库存情况等，提前编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划编制完成后，应经部门负责人审核签字，报采购中心汇总。采购中心对各部门采购计划进行综合平衡，结合库存情况，编制全煤矿年度、季度和月度集中采购计划草案。3.采购计划草案经采购领导小组审议通过后，正式下达执行。（二）采购计划调整1.因生产经营计划变更、设备故障等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购计划调整申请经部门负责人审核签字后，报采购中心。采购中心对调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证，提出调整意见。3.采购计划调整意见经采购领导小组批准后，采购中心及时调整采购计划，并通知相关部门。四、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购中心应根据年度采购计划，结合市场价格行情，编制年度采购预算草案。采购预算草案应明确各项采购物资的预算金额、资金来源等内容。2.采购预算草案经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过。采购领导小组根据煤矿年度资金预算情况，对采购预算进行最终审定。（二）采购预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要超预算采购的，应按照煤矿相关规定办理审批手续。2.采购中心应定期对采购预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。财务部门应加强对采购资金的监管，确保采购资金专款专用。五、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列条件之一的采购项目，应采用公开招标方式：采购金额较大，且市场竞争充分的物资采购项目；涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊情况，不适宜进行其他采购方式的项目。2.公开招标应按照国家相关法律法规及行业标准，通过发布招标公告、资格预审、开标评标、定标等程序进行。采购中心应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。（二）邀请招标1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的物资采购项目。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照公开招标的程序进行开标评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。2.竞争性谈判应成立谈判小组，由采购中心、需求部门、财务部门、质量检验部门等相关人员组成。谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列条件之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。2.单一来源采购应与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。协商过程应形成书面记录，并经采购领导小组批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购中心根据报价情况，选择符合要求且价格合理的供应商成交。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面。2.供应商申请准入时，应向采购中心提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。采购中心对供应商提交的资料进行审核，并组织实地考察，符合准入条件的供应商方可进入供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购中心应定期对供应商进行评价与考核，评价与考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.供应商评价与考核应采用定量与定性相结合的方式，建立科学合理的评价指标体系。采购中心根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（三）供应商动态管理1.采购中心应建立供应商动态管理档案，及时记录供应商的基本信息、评价与考核结果、合作项目等情况。2.根据供应商动态管理档案，采购中心对供应商进行动态跟踪，及时掌握供应商的经营状况、产品质量变化等情况，为采购决策提供依据。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购中心应在确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前应进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。采购合同经采购中心负责人、财务部门负责人、法律顾问等审核签字后，加盖煤矿公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购中心应及时将合同副本分发给需求部门和财务部门等相关部门，明确各部门在合同履行过程中的职责。2.需求部门应按照合同约定，及时做好物资接收准备工作，并在物资到货后组织验收。质量检验部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场价格波动、生产经营计划变更等原因需要变更或解除合同的，采购中心应及时与供应商协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方权利义务等条款，并按照合同签订的审核程序进行审核。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购中心应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购中心应及时收集、整理合同纠纷相关证据，配合法律顾问做好仲裁或诉讼工作，维护煤矿合法权益。八、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资的验收标准应按照合同约定的质量标准执行。如合同未约定质量标准的，应按照国家相关法律法规及行业标准执行。2.需求部门应在采购合同签订后，根据物资特点和使用要求，制定详细的验收方案，明确验收流程、验收方法、验收人员等内容。（二）验收程序1.物资到货前，需求部门应通知采购中心和质量检验部门做好验收准备工作。2.物资到货后，采购中心应及时组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。验收人员应按照验收方案对物资的数量、规格型号、外观质量等进行检查，并对物资的性能、质量等进行测试或检验。3.验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认。验收不合格的物资，采购中心应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（三）验收记录与档案管理1.验收人员应做好验收记录，详细记录物资的验收情况，包括物资名称、规格型号、数量、到货时间、验收时间、验收结果等内容。验收记录应经验收人员签字确认，并妥善保存。2.采购中心应建立采购验收档案，将采购合同、验收报告、验收记录等相关资料整理归档。采购验收档案应保存一定期限，以备查阅。九、采购付款管理（一）付款申请1.物资验收合格后，需求部门应及时填写付款申请单，注明物资名称、规格型号、数量、合同编号、付款金额等内容，并附上验收报告、发票等相关资料。2.付款申请单经需求部门负责人审核签字后，报采购中心审核。采购中心对付款申请单及相关资料进行审核，审核无误后报财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到付款申请单后，应按照煤矿财务管理制度进行付款审批。付款审批应明确审批流程、审批权限、审批时间等内容。2.付款审批通过后，财务部门应及时办理付款手续，将款项支付给供应商。（三）付款监督与审计1.财务部门应加强对采购付款的监督，确保付款资金的安全、准确、及时。定期对采购付款情况进行统计分析，发现问题及时采取措施解决。2.审计部门应定期对采购付款情况进行审计，检查付款审批程序是否合规、付款金额是否准确、付款依据是否充分等。对发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。十、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、合同风险等。2.风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，建立风险评估指标体系，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，采购中心应制定相应的风险应对措施。对于市场价格波动风险，可以通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对；对于供应商违约风险，可以加强供应商管理，建立供应商信用档案，要求供应商提供履约保证金等方式进行应对；对于质量风险，可以加强质量检验，严格验收标准，要求供应商提供质量担保等方式进行应对；对于合同风险，可以加强合同管理，严格合同签订审核程序，明确合同双方权利义务等方式进行应对。2.采购中心应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对策略，确保风险得到有效控制。十一、监督与检查（一）内部监督1.煤矿内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购计划执行情况、采购预算执行情况、采购方式选择情况、供应商管理情况、采购合同管理情况、采购验收管理情况、采购付款管理情况等