煤企采购管理制度

PAGE煤企采购管理制度一、总则（一）目的为加强本煤企采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，确保采购物资的质量和供应及时性，保障企业生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤企内部所有涉及物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于原煤采购、生产设备采购、办公用品采购、工程外包服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量和供应的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开公正公平原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资符合企业生产经营要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝贪污受贿等违法违纪行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门设立采购部，作为采购活动的具体执行部门。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算，根据企业生产经营需求，合理安排采购任务。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。3.组织采购招标、谈判、询价等采购活动，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。5.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，办理相关手续。6.定期统计分析采购数据，总结采购工作经验教训，提出改进建议。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，办理采购付款手续。3.质量检验部门：负责对采购物资进行质量检验，出具检验报告，确保采购物资符合质量标准。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询服务，防范采购法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交采购部。（二）采购计划制定1.采购部收到采购申请后，进行汇总整理，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.供应商筛选与评估根据采购物资的要求和供应商信息库，筛选出符合条件的供应商。采购部组织相关部门对筛选出的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、价格水平、售后服务等方面。按照评估标准对供应商进行打分，根据得分情况确定合格供应商名单。3.供应商档案建立与维护为合格供应商建立档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史、交易记录等内容。定期对供应商进行跟踪评估，根据评估结果调整供应商等级，对不合格供应商及时淘汰。（四）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。采购部制定招标方案，明确招标范围、招标方式、评标标准等内容，并发布招标公告。组织供应商报名、资格审查、开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。2.谈判采购对于一些特殊采购项目，如独家供应物资、紧急采购项目等，采用谈判采购方式。采购部与选定的供应商进行谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。3.询价采购对于金额较小、标准化程度高的采购项目，采用询价采购方式。采购部向多家供应商发出询价函，要求供应商报价，根据报价情况选择最低价供应商签订采购合同。（五）采购合同签订1.采购部根据采购方式确定中标或成交供应商后，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订前，必须经法务部门审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。4.采购合同签订后，由采购部负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.质量检验部门按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告。3.需求部门根据质量检验报告和采购合同要求，对采购物资的数量、规格、型号等进行验收。4.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，采购部应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.采购物资验收合格后，采购部填写《付款申请表》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交财务部门审核。2.财务部门按照企业财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。3.采购部应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到货款，维护良好的供应商关系。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本增加、物资供应中断等问题。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，可能影响企业生产经营活动，甚至导致安全事故。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能引发合同纠纷，给企业带来经济损失。4.廉洁风险：采购人员在采购过程中存在贪污受贿、滥用职权等行为，可能损害企业利益。（二）风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，对高风险事项采取重点监控和防范措施。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低供应短缺风险。关注市场动态，加强对供应商市场垄断行为的监测和预警，及时采取应对措施。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商进行质量评估。严格执行采购物资验收制度，确保采购物资质量符合要求。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资，及时追溯原因，采取相应措施。<3.合同风险应对加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法、明确、合理。定期对采购合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护企业合法权益。4.廉洁风险应对加强对采购人员的廉洁教育，提高采购人员的廉洁意识和职业道德水平。建立健全采购监督机制，加强对采购过程的监督检查，防止贪污受贿等违法违纪行为发生。对违反廉洁规定的采购人员，依法依规严肃处理。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的控制情况。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购物资的质量水平。3.采购效率：以采购周期、订单处理及时率等指标，衡量采购工作的效率。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商投诉率等指标，评估供应商管理工作的成效。（二）评估方法1.定期评估：采购部每月对采购工作进行总结分析，填写采购绩效评估报表，提交采购决策委员会。2.年度评估：每年年底对采购工作进行全面评估，根据评估指标完成情况，对采购部和采购人员进行绩效考核。（三）评估结果应