烟酒店联合采购制度规定

PAGE烟酒店联合采购制度规定一、总则（一）目的为规范烟酒店联合采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购商品的质量，加强联合采购的管理与监督，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于参与联合采购的各烟酒店成员。（三）基本原则1.公平公正原则：联合采购过程应遵循公平、公正的原则，确保各成员享有平等的权利和机会，不得偏袒任何一方。2.诚实守信原则：各成员应诚实守信，如实提供采购需求和相关信息，不得隐瞒或虚报。3.效益优先原则：以提高联合采购的整体效益为目标，优化采购流程，降低采购成本，确保采购商品的性价比。4.合法合规原则：联合采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为的合法性。二、联合采购组织架构（一）联合采购委员会1.组成人员：由各烟酒店推选代表组成，设主任一名，副主任若干名。2.职责负责制定联合采购的战略规划和年度计划。审议联合采购的重大决策，如采购项目的确定、供应商的选择等。监督联合采购的执行情况，协调解决采购过程中出现的问题时，确保联合采购活动的顺利进行。（二）联合采购执行小组1.组成人员：由联合采购委员会指定专人组成，设组长一名，成员若干名。2.职责负责具体实施联合采购计划，包括采购需求的收集、整理，采购文件的编制，供应商的联系与洽谈等。组织采购项目的开标、评标、定标等工作。与供应商签订采购合同，并跟踪合同的执行情况。定期向联合采购委员会汇报采购工作进展情况。三、采购流程（一）采购需求收集1.各烟酒店应定期将自身的采购需求以书面形式提交给联合采购执行小组。采购需求应包括商品名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.联合采购执行小组对各烟酒店提交的采购需求进行汇总、整理，形成联合采购需求清单。（二）采购计划制定1.联合采购执行小组根据联合采购需求清单，结合市场情况和库存状况，制定联合采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。2.采购计划经联合采购委员会审议通过后实施。（三）供应商选择1.联合采购执行小组根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如发布招标公告、邀请供应商报价、查阅供应商名录等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.组织对符合资格要求的供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务能力等情况。4.根据资格审查和实地考察结果，综合考虑供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，选择确定中标供应商。（四）采购合同签订1.联合采购执行小组与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，联合采购执行小组应及时将合同副本分发给各烟酒店。（五）采购验收1.采购商品到货前，联合采购执行小组应通知各烟酒店做好验收准备工作。2.采购商品到货后，由各烟酒店按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括商品的数量、规格型号、质量状况等。3.如发现采购商品存在质量问题或数量不符等情况，各烟酒店应及时向联合采购执行小组反馈。联合采购执行小组负责与供应商协商解决，如协商不成，可按照合同约定的争议解决方式处理。（六）付款结算1.采购商品验收合格后，各烟酒店应按照采购合同约定的付款方式和时间向联合采购执行小组支付货款。2.联合采购执行小组收到各烟酒店支付的货款后，按照采购合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购预算管理（一）预算编制1.联合采购执行小组应根据采购计划，结合市场价格行情，编制联合采购预算。采购预算应包括采购项目、采购数量标、采购价格、采购费用等内容。2.采购预算经联合采购委员会审议通过后实施。（二）预算执行1.联合采购执行小组应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督1.联合采购委员会负责对联合采购预算的执行情况进行监督检查。2.联合采购执行小组应定期向联合采购委员会汇报采购预算的执行情况，接受监督检查。五、供应商管理（一）供应商准入1.联合采购执行小组应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。准条件包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量管理水平、售后服务能力等。2.供应商申请准入时，应向联合采购执行小组提交相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.联合采购执行小组对供应商提交的证明材料进行审核，并组织实地考察。经审核和实地考察合格的供应商，纳入联合采购供应商名录。（二）供应商评价1.联合采购执行小组应定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括供应商的产品质量况、交货期、售后服务、价格水平等。2.供应商评价采用量化评分的方式进行，满分100分。评价结果分为优秀（90分以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。3.对评价结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对评价结果为不合格的供应商，及时淘汰出联合采购供应商名录。（三）供应商激励与惩戒1.联合采购执行小组应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.对违反采购合同约定或存在其他不良行为的供应商，联合采购执行小组应给予惩戒，如扣除保证金、暂停合作、取消供应商资格等。六、采购风险管理（一）风险识别1.联合采购执行小组应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险，应进行详细的分析和评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估结果，联合采购执行小组应制定相应的风险应对措施，如市场风险可通过加强市场调研、签订套期保值合同等方式应对；质量风险可通过加强质量检验、选择优质供应商等方式应对；供应商风险可通过建立供应商评价机制、加强供应商管理等方式应对；合同风险可通过规范合同签订、加强合同履行监督等方式应对；法律风险可通过加强法律法规学习、咨询专业律师等方式应对。2.联合采购执行小组应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施。七、信息管理（一）采购信息收集1.联合采购执行小组应建立采购信息收集渠道，及时收集与采购活动相关的信息，如市场价格行情信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.各烟酒店应积极配合联合采购执行小组收集采购信息，及时提供相关信息和资料。（二）采购信息整理与分析1.联合采购执行小组应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括市场价格走势分析、供应商动态分析、采购政策法规解读等内容。2.采购信息报告应及时提交给联合采购委员会，为采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享1.联合采购执行小组应建立采购信息共享平台，实现采购信息的实时共享和交流。各烟酒店可通过采购信息共享平台查询采购需求清单、采购计划、供应商名录、采购合同等信息。2.联合采购执行小组应定期在采购信息共享平台上发布采购信息报告和采购动态，方便各烟酒店了解采购工作进展情况。八、监督检查（一）内部监督1.联合采购委员会负责对联合采购活动进行内部监督检查，定期对采购工作进行审计和评估。2.联合采购执行小组应自觉接受联合采购委员会的监督检查，及时整改存在的