深圳预选采购制度

PAGE深圳预选采购制度一、总则（一）目的为了规范深圳预选采购活动，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强对预选采购供应商的管理，根据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于深圳地区内本公司/组织进行的预选采购活动，包括但不限于货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则：预选采购活动应公开透明，对所有符合条件的供应商公平对待，确保采购过程和结果公正。2.竞争择优原则：通过竞争机制，选择优质供应商，确保预选采购的货物、工程和服务质量。3.诚实信用原则：供应商应诚实守信，严格履行合同义务，本公司/组织应诚信对待供应商，共同维护预选采购市场秩序。二、预选采购的组织与管理（一）采购管理部门职责1.负责预选采购制度的制定、修订和解释。2.组织实施预选采购活动，包括采购需求确定、供应商征集、资格审查、评审及合同签订等。3.建立和管理预选采购供应商库，定期对供应商进行评估和考核。4.协调处理预选采购过程中的争议和问题。（二）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程及服务详细要求，参与采购评审工作。2.财务部门：负责预选采购预算编制、资金支付审核及采购成本核算与分析。3.审计部门：对预选采购活动进行审计监督，确保采购活动合规。三、预选采购供应商管理（一）供应商征集1.通过公开招标、邀请招标、公告征集等方式广泛征集预选采购供应商。2.明确供应商征集条件，包括企业资质、业绩、信誉、财务状况等。（二）资格审查1.对征集到的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩证明、财务审计报告等。2.实地考察供应商生产经营场所，了解其生产能力、技术水平、质量管理等情况。3.核实供应商信誉，查询信用中国等信用平台，了解是否存在不良记录。（三）供应商库建立与维护1.经资格审查合格的供应商纳入预选采购供应商库。2.定期对供应商库进行清理，对不符合要求或不再合作的供应商予以剔除。3.对供应商库中的供应商进行动态管理，根据其表现进行等级评定，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（四）供应商考核与评价1.建立供应商考核评价机制，定期对供应商供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价。2.考核评价结果作为供应商后续合作、等级调整及退出供应商库的依据。四、预选采购流程（一）采购需求确定1.需求部门根据业务需要提出采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购货物、工程或服务名称、规格型号、数量、技术要求、交货期、售后服务等内容。2.采购管理部门对采购需求进行审核，审核通过后报相关领导审批。（二）采购文件编制1.根据采购需求编制采购文件，采购文件包括采购公告、采购邀请书、采购需求文件、评审标准、合同文本等。2.采购文件应明确采购项目基本情况、采购要求、供应商资格条件、评审程序及方法、合同主要条款等内容。（三）供应商邀请与响应1.通过公司官网、采购平台等渠道发布采购公告或向供应商库中的供应商发出采购邀请书。2.供应商收到采购文件后，应在规定时间内提交响应文件，响应文件应包括报价文件、技术文件、商务文件等。（四）评审1.组建评审小组，评审小组由采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员及专家组成。2.评审小组按照评审标准对供应商响应文件进行评审，评审方法可采用综合评分法、最低价法等。3.评审过程应记录在案，评审结果应及时向供应商公布。（五）合同签订1.根据评审结果确定中标供应商，采购管理部门与中标供应商签订合同。2.合同应明确采购货物、工程或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（六）合同履行与验收1.供应商按照合同约定履行交货、施工或服务义务。2.需求部门负责组织对采购项目进行验收，并填写《验收报告》。3.验收合格后，财务部门按照合同约定支付货款。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对预选采购活动进行审计，检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、评审过程是否公正、合同签订与履行是否符合规定等。2.公司内部设立举报电话和邮箱，接受员工对预选采购活动中违规行为的举报。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门对预选采购活动的监管。2.主动公开预选采购信息接受社会监督。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在预选采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价投标等违规行为的，一经查实，取消其预选采购供应商资格，并依法追究其法律责任。2.供应商在合同履行过程中存在质量问题、交货期延误、售后服务不到位等违约行为的，按照合同约定承担违约责任，情节严重取消其预选采购供应商资格。（二）本公司/组织工作人员违规处理1.本公司/组织工作人员在预选采购活动中存在违规操作、