海航集团采购管理制度

PAGE海航集团采购管理制度一、总则（一）目的为规范海航集团采购管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序，保障集团运营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海航集团总部及各下属公司、分支机构的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：符合集团内部各项规章制度和流程规范。3.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部审计。5.诚信原则：与供应商建立诚信合作关系，维护集团良好形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构海航集团设立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策和审批。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目计划。3.决策重大采购合同的签订。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团设立专门的采购部门，负责具体采购业务的执行。采购部门职责如下：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.负责采购订单的下达和跟踪。5.协调采购过程中的各项事宜。（三）其他相关部门1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求，并参与采购过程中的技术评审等工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的财务条款审核等。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购效益等。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展需要，提前制定采购计划，明确采购项目的详细需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间等，并提交至采购部门。2.采购计划应经本部门负责人审核，涉及重大采购项目的，还需报分管领导审批。（二）采购申请采购部门收到需求部门提交的采购计划后，进行汇总整理，结合库存情况，提出采购申请。采购申请应包括采购项目名称、采购数量、预算金额、预计采购时间等信息，并提交至采购决策机构审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.供应商筛选根据采购项目要求，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商评估对筛选后的供应商进行详细评估，可采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考以往合作记录等方式。评估结果应形成书面报告，作为供应商选择的依据。4.供应商确定采购部门根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订合作协议或框架合同。合作协议应明确双方的权利义务、采购产品或服务的规格、价格、交货方式、付款方式、质量保证、售后服务等条款。5.供应商管理建立供应商档案，对供应商的表现进行定期评估和考核。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取警告、整改、淘汰等措施。（四）采购谈判采购部门与选定的供应商就采购合同的具体条款进行谈判，谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，维护集团利益，争取最有利的采购条件。谈判结果应形成谈判纪要，并经双方签字确认。（五）采购合同签订采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同，并提交至财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核通过后，由集团法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务，确保合同条款合法合规、严密准确。（六）采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同条款下达采购订单。采购订单应明确采购产品或服务的详细规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并发送给供应商。同时，采购部门应将采购订单副本抄送需求部门、财务部门等相关部门。（七）采购验收1.到货通知采购部门在预计交货期前，提醒供应商按时交货。供应商交货前，应提前通知采购部门及需求部门，以便做好验收准备。2.验收准备需求部门组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和流程。验收小组应根据采购合同和需求计划，准备好验收所需的工具、文件等。3.验收实施供应商交货后，验收小组按照验收标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。对于需要进行性能测试或试用的物资，应按照规定进行测试和试用。验收过程中，如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。4.验收报告验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收情况、验收结论等内容。验收合格的，验收小组签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因及处理建议。（八）采购付款1.付款申请供应商提交发票及相关付款资料后，采购部门核对无误后填写付款申请单，并提交至财务部门。付款申请单应注明采购合同编号、采购项目名称、付款金额、付款方式等信息。2.财务审核财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同条款、发票真实性、验收情况等。审核通过后，按照集团财务管理制度办理付款手续。3.付款执行财务部门根据审核结果，安排资金支付给供应商。付款方式应按照采购合同约定执行，确保付款及时、准确。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应短缺、供应商垄断等风险。2.质量风险：采购物资或服务不符合质量要求，影响集团业务正常开展。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，导致合同纠纷或损失。4.供应商风险：供应商违约、破产、经营不善等导致供应中断或服务质量下降。5.内部管理风险：采购流程不规范、审批不严、信息不共享等导致采购效率低下或出现违规行为。（二）风险评估对识别出的采购风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，如专家打分法、层次分析法等。根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机。与供应商签订长期合作协议，约定价格调整机制，降低价格波动风险。拓展供应商渠道，避免过度依赖单一供应商，降低供应短缺和供应商垄断风险。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强验收环节管理。要求供应商提供质量保证文件，定期对供应商产品进行抽检。对于重要采购项目，可引入第三方质量检测机构进行检测。3.合同风险应对加强采购合同审核，确保合同条款合法合规、严密准确。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中的问题。定期对合同进行清理和评估，总结经验教训，完善合同管理。4.供应商风险应对加强供应商评估和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。在采购合同中约定违约责任和赔偿条款，降低供应商违约风险。建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况时，能够及时调整采购策略，确保供应稳定。5.内部管理风险应对完善采购流程，明确各环节职责和操作规范，加强内部监督。加强采购人员培训，提高其业务水平和风险意识。建立采购信息管理系统，实现采购信息的实时共享和动态监控。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应定期对采购工作进行自查，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况等，发现问题及时整改。2.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计，审查采购项目的合规性、效益性等，出具审计报告，并提出改进建议。3.设立举报机制，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃处理。（二）外部审计接受政府相关部门、社会审计机构等