海康威视采购制度

PAGE海康威视采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范海康威视的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于海康威视及其下属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、零部件、办公用品、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购部门1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，确保物资供应的及时性和准确性。组织供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案。负责采购合同的签订、执行和管理，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。收集市场信息，分析采购成本，提出降低采购成本的建议和措施。配合其他部门做好物资验收、入库、结算等工作。2.采购人员职责严格遵守采购制度和工作流程，认真履行采购职责。负责采购项目的具体实施，包括询价、比价、议价、招标等工作。与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况。对采购物资的质量、价格、交货期等负责，确保采购物资符合公司要求。保守公司商业秘密，不得泄露采购信息和供应商信息。（二）需求部门1.需求部门职责根据公司业务需求，提出物资采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购项目的技术谈判和商务谈判，提供技术支持和业务需求信息。负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。配合采购部门做好采购合同的执行和管理工作。2.需求部门人员职责准确填写采购申请单，确保采购信息的真实性和准确性。及时反馈采购过程中的问题和需求变化，协助采购部门做好采购工作。参与采购物资的验收工作，提供验收意见和建议。（三）其他部门1.财务部门职责负责采购资金的预算管理和支付审核，确保采购资金的合理使用。参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。负责采购物资的账务处理和成本核算，定期对采购成本进行分析和评估。2.质量部门职责参与采购物资的质量标准制定和验收标准制定，提供质量技术支持。负责采购物资的质量检验和验收工作，对验收结果负责。对采购物资的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务需求，填写采购申请单，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货期、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，对采购申请进行汇总和分析，结合公司库存情况、生产计划、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等信息，并提交采购部门负责人审核。3.采购部门负责人对采购计划进行审核，确认采购计划的合理性和可行性，签字批准后组织实施。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料，建立供应商信息库。3.采购部门组织相关人员对供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理、售后服务、价格水平等方面。4.根据评估结果，选择合格的供应商，与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，建立长期稳定的合作关系。5.采购部门定期对供应商进行考核和评价，考核内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面，对考核不合格的供应商进行整改或淘汰。（四）采购实施1.采购人员根据采购计划和供应商选择情况，向供应商发送采购订单或询价单，明确采购物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等要求。2.供应商收到采购订单或询价单后，应及时确认并回复采购人员，如有疑问或异议应及时沟通协商。3.采购人员与供应商进行商务谈判和技术谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，签订采购合同。4.采购人员跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。5.如遇采购物资的规格、型号、数量、质量等发生变更或调整，采购人员应及时与供应商协商变更采购合同，并报采购部门负责人审批。（五）验收与入库1.采购物资到货前，采购人员应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.质量部门按照验收标准对采购物资进行质量检验，需求部门对采购物资进行数量验收和外观验收。3.验收合格的采购物资，由需求部门办理入库手续，填写入库单，注明采购物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并提交仓库管理人员。4.仓库管理人员根据入库单对采购物资进行入库登记，妥善保管采购物资，确保物资安全。5.验收不合格的采购物资，采购人员应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（六）付款与结算1.采购人员根据采购合同和验收情况，填写付款申请单，注明采购物资名称、规格、型号、数量、采购金额、付款方式、付款期限等信息，并提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请单进行审核，确认采购合同的执行情况和付款条件，审核无误后签字批准。3.财务部门按照公司财务制度和付款申请单的要求，办理付款手续，支付采购款项。4.采购人员定期与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额、发票金额等信息，确保结算准确无误。5.在结算过程中，如发现问题或争议，采购人员应及时与供应商沟通协商，共同解决问题。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购部门制定招标方案，明确招标项目的名称、规格、型号、数量、技术要求、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标供应商进行资格审查，确定符合要求的投标供应商名单。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购人员向多家供应商发送询价单，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格要求等信息。供应商收到询价单后，应在规定时间内回复报价。采购人员对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商，与其进行商务谈判，确定采购价格和交货期等条款。签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于紧急采购项目、独家供应商采购项目、技术复杂且难以明确规格的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购部门制定谈判方案，明确谈判项目的名称、规格、型号、数量、技术要求、谈判标准等内容。邀请符合要求的供应商参加谈判，向供应商提供谈判文件，明确谈判项目的要求和条件。组织谈判会议，与供应商进行商务谈判和技术谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。选择谈判结果最优的供应商，签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：对于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，如专利产品、特定技术服务等，可采用单一来源采购方式。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、采购理由等信息，并提交采购部门负责人审核。采购部门负责人审核通过后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，采购部门与单一供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员根据采购谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同起草完成后，提交采购部门负责人审核，审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等方面。3.采购部门负责人审核通过后，提交公司领导审批，公司领导审批通过后，采购人员与供应商签订采购合同。（二）合同执行1.采购人员负责采购合同的执行，跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。2.供应商应按照采购合同的要求，按时、按质、按量供应采购物资，并提供相关的质量证明文件和发票。3.采购人员应及时了解采购物资的到货情况，提前通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如遇采购物资的规格、型号、数量、质量等发生变更或调整，采购人员应及时与供应商协商变更采购合同，并报采购部门负责人审批。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行或需要解除，采购人员应及时与供应商协商解决，并报采购部门负责人审批。3.采购合同变更或解除后，采购人员应及时办理相关手续，如变更合同条款、结算货款、清理库存等。（四）合同档案管理1.采购部门负责采购合同的档案管理，建立采购合同档案，将采购合同的相关文件和资料进行分类整理、归档保存。2.采购合同档案应包括采购合同文本、采购申请单、采购计划、供应商报价单、谈判记录、验收报告、发票等文件和资料。3.采购合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性，便于查阅和使用。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析采购过程中可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、专家咨询、案例分析、数据分析等，确保风险识别的准确性和全面性。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理安排采购计划，降低市场波动对采购活动的影响。3.对于供应商风险，采购部门应加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择优质供应商，降低供应商违约风险。4.对于质量风险，采购部门应加强质量检验和验收工作，严格执行质量标准和验收程序，确保采购物资的质量。5.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、合理性和完整性，降低合同纠纷风险。6.对于法律风险，采购部门应加强法律法规学习，提高法律意识，确保采购活动合法合规，避免法律纠纷。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改，确保采购活动规范有序。3.需求部门、财务部门、质量部门等相关部门应