海大采购制度

PAGE海大采购制度一、总则（一）目的为了规范上海海洋大学（以下简称“海大”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于海大各部门、各学院及下属单位（以下统称“各单位”）使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商和承包商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，由校领导及相关职能部门负责人组成。负责审议采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式变更等。（二）采购执行机构学校设立采购与招投标管理中心（以下简称“采购中心”），作为学校采购活动的执行部门。其主要职责包括：1.贯彻执行国家和学校有关采购的法律法规和规章制度。2.制定和完善学校采购工作流程和操作规范。3.组织实施各类采购项目，包括招标、谈判、询价等采购方式。4.负责供应商和承包商的资格审查、选择、管理和评价。5.建立和维护采购信息平台，发布采购信息，管理采购档案。6.协调处理采购过程中的质疑和投诉。（三）需求部门职责1.根据学校事业发展需要和实际工作需求，提出采购项目申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、预算等内容。2.参与采购项目的需求调研、技术论证、商务谈判等工作。3.负责采购项目的验收工作，确保采购项目符合要求。（四）监督部门职责学校监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的违规违纪行为举报，查处违法违规采购行为。审计部门负责对采购项目的预算执行情况、采购合同履行情况等进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据学校年度工作计划和实际工作需要，编制本单位的采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制格式和要求进行填报。2.采购预算应结合学校财务状况和资金安排，科学合理地确定采购项目的预算金额，避免预算过高或过低。对于重大采购项目，应进行充分的市场调研和成本核算，确保预算的准确性。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，由各单位负责人审核签字后报采购中心。采购中心对各单位的采购预算进行汇总审核，并报学校采购工作领导小组审批。2.学校采购工作领导小组根据学校事业发展规划、财务状况和资金安排等因素对采购预算进行审批。经审批后的采购预算作为采购项目实施的依据，不得随意调整。（三）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照学校规定的预算调整程序进行审批。2.采购中心应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购项目的预算执行情况进行统计分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。工程类：施工单项合同估算价在400万元以上的；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元以上的；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。3.公开招标采购项目应按照国家和学校有关招标法律法规和程序进行操作，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标采购项目应按照国家和学校有关招标法律法规和程序进行操作，包括确定邀请供应商名单、发出投标邀请书、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应按照国家和学校有关谈判法律法规和程序进行操作，包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购项目应按照国家和学校有关单一来源采购法律法规和程序进行操作，包括成立单一来源采购小组、论证采购项目的单一来源采购必要性、确定供应商、签订采购合同等环节。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应按照国家和学校有关询价法律法规和程序进行操作，包括成立询价小组、制定询价文件、确定邀请供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购流程（一）采购申请1.各单位根据实际工作需要，填写《上海海洋大学采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购方式建议等内容，并经单位负责人签字盖章后报采购中心。2.采购中心对各单位提交的采购项目申请表进行初审，审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性等内容。对于不符合要求的采购项目申请表，采购中心应退回并要求申请单位补充完善相关信息。（二）采购审批1.采购项目申请表初审通过后，采购中心将其提交学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据学校事业发展规划、财务状况和资金安排等因素对采购项目进行审批。2.对于重大采购项目，学校采购工作领导小组应组织相关专家进行论证，确保采购项目的科学性、合理性和可行性。经学校采购工作领导小组审批通过的采购项目，由采购中心下达采购任务通知书。（三）采购实施1.采购中心根据采购任务通知书，按照批准的采购方式和采购流程组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标采购项目，采购中心应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标代理工作。2.在采购实施过程中，采购中心应按照采购文件的要求，对供应商的资格条件、投标文件或响应文件进行审查，组织开标、评标、谈判、询价等活动，确保采购过程公平公正。3.采购中心应及时与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应报学校采购工作领导小组备案。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购中心应及时通知需求部门进行验收。需求部门应按照采购合同的要求，组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收内容包括采购项目的数量、规格型号、质量标准、技术性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《上海海洋大学采购项目验收报告》，并经验收人员签字盖章后报采购中心。3.采购中心对需求部门提交的采购项目验收报告进行审核，对于验收不合格的采购项目，采购中心应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（五）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应按照采购合同的约定，填写《上海海洋大学采购项目付款申请表》，并经单位负责人签字盖章后报财务部门。2.财务部门对采购项目付款申请表进行审核，审核采购项目的合同执行情况、验收情况、发票开具情况等内容。审核通过后，财务部门按照采购合同的约定支付采购款项。3.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在审核采购合同和采购项目预付款申请表后，按照合同约定的比例支付预付款。在采购项目验收合格后，财务部门根据采购项目付款申请表支付剩余款项。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购中心建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律、行政法规规定的其他条件。2.采购中心应要求供应商提供相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、财务状况证明材料等，并对供应商提供的证明材料进行审核。（二）供应商选择与评价1.采购中心根据采购项目的需求和特点，从资格审查合格的供应商中选择若干家作为潜在供应商，并向其发出采购邀请。2.采购中心应组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况，并形成考察报告。3.采购中心应建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和续用的重要依据。对于评价不合格的供应商，采购中心应暂停或取消其参与学校采购活动的资格。（三）供应商档案管理1.采购中心应建立供应商档案，对供应商的基本信息、资格审查情况、实地考察情况、评价结果等内容进行记录和管理。2.供应商档案应包括供应商营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人身份证明书、授权委托书、业绩证明材料、财务状况证明材料、实地考察报告、评价记录等资料。3.采购中心应定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括政策风险、市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.采购中心应定期对采购风险进行排查和分析，评估风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：采购中心应密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购策略和流程，确保采购活动合法合规。2.市场风险应对：采购中心应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格走势，合理确定采购预算和采购时机，降低市场风险。3.质量风险应对：采购中心应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件和质量检验报告，在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强采购项目的验收管理，确保采购项目质量符合要求。4.价格风险应对：采购中心应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式，引入竞争机制，降低采购价格。同时，采购中心应加强对采购价格的监控和分析，及时发现价格异常波动情况，并采取相应的措施进行应对。5.合同风险应对：采购中心应加强对采购合同的管理，在签订采购合同前，对合同条款进行严格审查，确保合同条款合法合规、明确清晰、公平合理。在采购合同履行过程中，采购中心应加强对合同执行情况的监控，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。6.验收风险应对：采购中心应加强对采购项目验收环节的管理，明确验收标准和验收程序，组织相关人员进行验收。对于验收不合格的采购项目，采购中心应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。7.付款风险应对：采购中心应加强对采购项目付款环节的管理，严格按照采购合同的约定支付采购款项。在支付采购款项前，采购中心应审核采购项目的合同执行情况、验收情况、发票开具情况等内容，确保付款依据充分、手续齐全。八、采购信息管理（一）采购信息发布1.采购中心应建立采购信息发布平台，及时发布采购项目信息、供应商信息、采购政策法规等内容。采购项目信息应包括采购项目名称、采购项目编号、采购项目预算金额、采购项目技术规格、采购方式、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间等内容。2.采购信息发布平台应向社会公众开放，方便潜在供应商和社会各界了解学校采购活动信息。采购中心应确保采购信息发布的及时性、准确性和完整性。（二）采购档案管理1.采购中心应建立采购档案管理制度，对采购活动过程中