河北钢铁内部采购制度

PAGE河北钢铁内部采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范河北钢铁内部采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于河北钢铁集团各子公司、分公司及所属各部门的内部采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，不得偏袒任何供应商，维护市场竞争的公平性。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购管理机构及职责1.采购管理委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议采购战略和重大采购政策。审批年度采购计划和预算。决策重大采购项目和采购合同。监督采购活动的执行情况。2.采购部门职责：负责制定和执行采购计划。组织采购招标、询价、谈判等采购活动。选择和确定合格供应商。签订采购合同并跟踪执行。建立和维护供应商档案。定期分析采购数据，提出改进建议。3.需求部门职责：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购招标、询价、谈判等活动，提供技术支持和专业意见。协助采购部门验收采购物品或服务。反馈采购物品或服务的使用情况和改进建议。三、采购计划管理1.年度采购计划各需求部门应于每年年底前，根据公司年度生产经营计划和预算，编制本部门下一年度的采购需求计划，提交采购部门。采购部门汇总各需求部门的采购需求计划，结合公司库存情况和市场供应情况，编制公司年度采购计划，报采购管理委员会审批。年度采购计划应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.月度采购计划采购部门根据年度采购计划，结合实际生产经营需求，于每月上旬编制月度采购计划，明确当月采购物品或服务的具体内容、数量、时间要求等，报采购管理委员会备案。月度采购计划应根据实际情况进行动态调整，如因生产任务变化、市场供应变化等原因需要调整采购计划的，应及时办理相关手续。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，应采用招标采购方式。采购部门应按照国家有关法律法规和公司内部规定，制定招标采购文件，明确招标程序、评标标准、合同条款等内容。招标采购应通过公开招标、邀请招标等方式进行，确保有足够数量的供应商参与投标，保证竞争的充分性。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人，采购部门根据评标结果确定中标供应商，并签订采购合同。2.询价采购对于金额较小、技术简单、市场供应充足的采购项目，可采用询价采购方式。采购部门应向至少三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。3.谈判采购对于特殊规格、特殊要求或独家供应的采购项目，可采用谈判采购方式。采购部门应与供应商进行一对一的谈判，明确采购物品或服务的价格、质量、交货期、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的项目，采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采购理由和供应商情况，报采购管理委员会审批。五、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等准入条件。供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况，具备提供符合质量要求的产品或服务的能力。采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对供应商进行评估和筛选，确定合格供应商名单。2.供应商评价采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商续用、淘汰的依据。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方式进行，评价周期一般为一年。对于评价不合格的供应商应及时进行整改，整改后仍不符合要求的，应予以淘汰。3.供应商激励与约束采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施。同时，应建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取扣除货款、暂停合作、取消资格等约束措施。六、采购合同管理1.合同签订采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容完整、准确、合法。采购合同签订前，应进行合同评审，由采购部门、需求部门、法务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同风险可控。2.合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等信息，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时验收采购物品或服务，反馈使用情况和问题。如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题等，采购部门应及时与供应商协商解决，必要时追究供应商的违约责任。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、政策调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。如因供应商严重违约或其他原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定和法律法规规定，办理相关手续，并追究供应商的违约责任。七、采购验收管理1.验收标准采购物品或服务的验收应按照合同约定的质量标准进行，合同未约定质量标准的，应按照国家相关标准或行业通用标准进行验收。验收标准应明确采购物品或服务的外观、规格、数量、性能、质量等方面的要求。2.**验收程序**采购物品或服务到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。采购物品或服务到货后，需求部门应组织相关人员按照验收标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、供应商、验收日期、验收结果等内容。对于验收合格的采购物品或服务，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物品或服务，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如无法解决的，应按照合同约定追究供应商的违约责任。八、采购付款管理1.付款申请采购部门应在采购合同约定的付款期限前，根据合同执行情况和验收结果，填写付款申请表，提交财务部门审核。付款申请表应包括采购合同编号、供应商名称、采购物品或服务名称、数量、金额、付款期限、付款方式、验收情况等内容。2.付款审核财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请表进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。如审核通过，财务部门应按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续；如审核不通过，财务部门应及时通知采购部门说明原因，并要求采购部门补充相关资料或与供应商协商解决。3.付款方式采购付款方式应根据采购合同约定确定，一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于金额较大的采购项目，可采用分期付款方式，但应在合同中明确分期付款的期限、金额、比例等条款。九、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。采购部门应定期向采购管理委员会汇报采购工作情况，接受采购管理委员会的监督和指导。公司其他部门有权对采购活动进行监督，发现问题及时向采购部门或相关领导反映。2.外部监督采购活动应接受国家有关部