沣东新城采购制度

PAGE沣东新城采购制度一、总则（一）目的为了规范沣东新城采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于沣东新城内各部门、各单位的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公平公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、串通或谋取不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立沣东新城采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由新城主要领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等。（二）采购执行机构设立采购中心，作为采购活动的具体执行部门。采购中心的职责包括：1.贯彻执行采购制度和流程。2.组织实施采购活动，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.建立和管理供应商库。4.负责采购合同的签订、履行和验收等工作。（三）需求部门职责各需求部门负责提出采购需求，包括采购项目的名称、规格、数量、技术要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。同时，需求部门应配合采购中心做好采购相关工作，如参与评标、验收等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、数量、金额等，并详细说明采购的必要性和预期效益。2.采购中心汇总各部门采购预算，结合新城整体财力状况，编制年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，纳入新城年度预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因确需调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。2.采购中心应定期对采购预算执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.当出现下列情况之一时，可申请调整采购预算：因政策调整、市场变化等原因，导致采购项目的数量、规格、价格等发生重大变化。因不可抗力等因素，致使采购项目无法按原计划实施。2.预算调整申请应经需求部门、采购中心审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据实际情况决定是否调整预算以及调整的幅度。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物或服务采购项目，单项采购金额达到[X]万元以上。工程采购项目，单项采购金额达到[X]万元以上。3.公开招标应按照以下程序进行：采购中心编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标，确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，改为向被邀请供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，并从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序如下：采购中心制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。从供应商库中随机抽取不少于三家供应商，并向其发出谈判邀请。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交最后报价。根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。A.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购的必要性、唯一性等理由。采购中心对申请进行审核，并组织相关部门和专家进行论证。报采购领导小组批准后，与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购中心编制询价通知书，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并发出成交通知书，签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交采购中心进行审核。采购中心对采购申请的合理性、必要性、合规性等进行审查，如发现问题及时与需求部门沟通并要求其修改完善。（二）采购审批1.采购申请经采购中心审核通过后，按照采购金额大小和采购方式的不同，报相应的审批部门审批。2.对于金额较小的采购项目，由采购中心负责人审批；对于金额较大的采购项目，需报采购领导小组审批。3.审批部门应在规定时间内完成审批工作，并将审批结果反馈给采购中心。（三）采购实施（以公开招标为例）1.编制招标文件：采购中心根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.发布招标公告：在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告内容应包括采购项目的名称、编号、采购人、采购内容、数量、技术要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。3.报名及资格审查：潜在供应商按照招标公告要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购中心对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。4.发售招标文件：向合格供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。5.组织开标：采购中心按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。6.组织评标：开标结束后，采购中心组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。7.确定中标供应商：采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标供应商。采购中心向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（四）合同签订1.采购中心与中标供应商按照招标文件和投标文件的内容签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购中心应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.对于验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购中心建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括各类货物、工程和服务的供应商信息。2.供应商准入应符合以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。3.潜在供应商向采购中心提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购中心对申请材料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况、资质信誉等，符合条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购中心定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果作为供应商后续合作的重要依据。2.评价和考核方式包括：采购人反馈：需求部门根据采购项目的实际使用情况，对供应商的表现进行反馈评价。定期评估：采购中心每年对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。投诉处理：对供应商的投诉进行调查处理，根据处理结果对供应商进行相应的评价。3.根据评价和考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在后续采购中给予优先考虑；对于不合格供应商，暂停或取消其参与沣东新城采购活动的资格。（三）供应商淘汰与更新1.当供应商出现下列情况之一时，采购中心应将其淘汰出供应商库：提供虚假材料骗取准入资格的。严重违反采购合同约定，给采购人造成重大损失的。产品质量出现严重问题，经多次整改仍不合格的。被相关部门列入失信名单的。2.采购中心应定期对供应商库进行清理和更新，及时淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商，确保供应商库的质量和活力。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购中心应建立健全内部监督机制，对采购活动的全过程进行监督。内部监督包括对采购申请、审批、实施、合同签订、验收等环节的监督。2.采购中心设立专门的监督岗位，配备监督人员，负责对采购活动进行日常监督检查。监督人员应定期对采购项目进行抽查，发现问题及时督促整改。3.采购中心应定期向采购领导小组汇报采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。（二）外部监督1.接受财政、审计、监察等部门的监督检查。财政部门负责对采购预算执行、采购方式合规性等进行监督；审计部门负责对采购项目的财务收支、经济效益等进行审计；监察部门负责对采购活动中的违法违纪行为进行查处。2.主动接受社会监督，采购信息应及时公开，接受社会公众的监督和质疑。对于社会公众提出的意见和建议，采购中心应认真对待，及时处理和反馈。（三）采购审计1.审计部门定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购项目的预算执行情况、采购