汾酒集团采购制度

PAGE汾酒集团采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范汾酒集团的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司经济效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于汾酒集团及其下属各子公司、分公司的采购活动，包括原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等各类采购事项。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公平。经济性原则：在满足公司需求的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购价格，提高采购效益。有效性原则：采购的物资和服务应符合公司生产经营的实际需求，保证质量可靠，能够有效支持公司业务的开展。诚信原则：在采购活动中，与供应商建立诚信合作关系，遵守合同约定，维护公司良好形象。二、采购组织与职责1.采购部门设置汾酒集团设立专门的采购部门，负责公司各类采购事项的统一管理和实施。采购部门应根据公司业务需求和采购规模，合理设置内部岗位，明确各岗位职责。2.采购部门职责制定采购计划：根据公司生产经营计划和物资库存情况，编制年度、季度和月度采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、采购时间等要求。供应商管理：建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商，并建立供应商档案。定期对供应商进行考核和评价，维护与供应商的良好合作关系。采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动。通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的供应商进行采购，确保采购物资按时、按质、按量供应。合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行和变更等工作。对采购合同进行跟踪管理，及时掌握合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。采购成本控制：通过市场调研、价格分析、谈判协商等手段，合理控制采购成本，确保采购价格合理、公正。定期对采购成本进行分析和评估，提出降低采购成本的建议和措施。采购风险管理：识别和评估采购过程中的风险，制定相应的风险防范措施。对采购过程中的重大风险事件进行及时处理和报告，保障采购活动的顺利进行。信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，建立采购信息数据库，为公司决策提供支持。及时发布采购信息，提高采购活动的透明度和效率。3.其他部门职责需求部门：负责提出采购申请，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细需求，并对采购物资的使用效果负责。协助采购部门进行供应商选择和采购合同评审等工作。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和风险预警。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，确保采购物资符合公司质量标准和要求。参与供应商质量管理和评估工作，提出质量改进建议。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公正透明。三、采购流程1.采购申请需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写采购申请表：详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核采购申请：对采购申请的必要性、合理性、真实性等进行审核，签署审核意见后提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，进行初步审核：核实采购申请是否符合采购计划和公司规定，对采购物资的规格、型号、数量等进行合理性审查。对于金额较大或重要的采购项目：采购部门应组织相关部门进行联合评审，包括财务部门、质量部门、技术部门等，各部门根据职责对采购申请进行审核，并提出意见和建议。采购申请经审核通过后：按照公司审批权限规定，提交相应领导审批。审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。3.供应商选择与采购采购部门根据采购申请：通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商数据库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。对潜在供应商进行资格审查，确保其具备合法经营资质和良好的信誉。采购部门组织对合格供应商进行询价、招标、谈判等采购活动：根据采购物资的特点和采购金额大小，选择合适的采购方式。在采购过程中，应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公正、公平、公开。采购部门与选定的供应商签订采购合同：明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报相关部门审核备案。4.采购验收采购物资到货前：采购部门应通知质量部门、需求部门等相关人员做好验收准备工作。采购物资到货时：质量部门和需求部门按照合同要求和质量标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等。对于重要物资或技术复杂的物资，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格的采购物资：由验收人员签署验收报告，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。5.采购付款采购部门根据采购合同和验收报告：填写付款申请单，提交财务部门审核。财务部门审核付款申请单：核实采购合同的执行情况、验收结果、发票信息等，确保付款金额准确无误。审核通过后，按照公司财务管理制度和付款流程办理付款手续。对于预付款项：采购部门应在合同中明确预付款的支付条件和比例，并在支付预付款前对供应商的信誉和履约能力进行评估。预付款支付后，采购部门应跟踪供应商的供货进度，确保预付款的安全使用。四、采购方式1.招标采购适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、规格标准统一、市场竞争充分的物资和服务采购项目。招标程序：采购部门编制招标文件：明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司网站、招标平台、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。供应商报名并购买招标文件：供应商按照招标公告要求报名，并购买招标文件。开标：采购部门组织开标会议，公布供应商的投标报价、技术方案等信息。评标：组建评标委员会，按照评标标准对供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。2.询价采购适用范围：适用于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足、价格比较透明的物资采购项目。询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函：询价函应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等内容。供应商在规定时间内回复询价函：提供报价及相关技术资料。采购部门对供应商的报价进行比较和分析：选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交对象。3.谈判采购适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、独家生产或供应、市场竞争不充分的物资和服务采购项目，以及需要与供应商进行商务谈判的其他采购项目。谈判程序：采购部门与供应商进行前期沟通：了解供应商的产品情况、价格策略、服务承诺等信息，确定谈判要点。组织谈判会议：采购部门与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的需求和底线，争取达成双方都能接受的协议。签订采购合同：谈判达成一致后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。4.单一来源采购适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的物资和服务，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。单一来源采购程序：采购部门提出单一来源采购申请：说明采用单一来源采购的原因、供应商名称及选择该供应商的理由。按照公司审批权限规定：提交相应领导审批。审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式：明确双方的权利和义务，内容应符合法律法规和公司规定。采购合同由采购部门负责起草：合同条款应包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。采购合同起草完成后：应提交财务部门、质量部门、法务部门等相关部门进行审核。审核意见应作为合同签订的重要依据，采购部门根据审核意见对合同进行修改完善。采购合同经审核通过后：由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。2.合同履行采购部门负责跟踪采购合同的履行情况：及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付采购物资：并提供相关的质量证明文件、发票等资料。采购部门应按照合同约定的付款方式和时间支付货款。在合同履行过程中：如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关协议。合同变更、解除协议应报相关部门审核备案。3.合同验收采购物资到货后：采购部门应组织质量部门、需求部门等相关人员按照合同要求和质量标准进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。验收报告应作为采购付款的重要依据：采购部门应将验收报告与采购合同、发票等资料一并提交财务部门审核。4.合同归档采购合同履行完毕后：采购部门应将合同相关资料进行整理归档，包括合同文本、采购申请、验收报告、发票、付款凭证等。合同档案应妥善保管：按照公司档案管理制度的要求，确保合同档案的完整性和安全性。合同档案的保管期限应符合法律法规和公司规定。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别：分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。通过收集采购相关信息：包括市场动态、供应商信息、合同执行情况等，运用风险评估方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。2.风险评估采购部门应根据风险识别结果：对采购风险进行评估，确定风险等级。风险等级可分为高风险、中风险和低风险。对于高风险采购项目：应制定专项风险应对措施，加强风险管理和监控。对于中风险采购项目，应采取适当的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度。对于低风险采购项目，可进行常规管理，但仍需关注风险变化情况。3.风险应对针对不同类型的采购风险：采购部门应制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，应加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确违约责任；对于质量风险，应加强质量检验和验收，选择信誉良好的供应商；对于价格风险，应加强市场调研和价格分析，合理确定采购价格；对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效；对于法律风险，应加强法律法规学习，确保采购活动合法合规。采购部门应建立风险预警机制：及时发现和预警采购风险事件。当风险事件发生时，应迅速采取措施进行处理，降低风险损失，并及时向上级领导报告。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督：检查采购制度的执行情况，包括采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购成本的控制情况等。审计部门应通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料：实地走访供应商、需求部门等方式，获取审计证据，对采购活动进行全面审查。审计部门发现采购活动存在问题时：应及时提出审计意见和建议，要求采购部门进行整改。采购部门应积极配合审计部门的工作，对审计发现的问题进行认真分析和整改，并将整改情况及时