军休所物品采购管理制度

PAGE军休所物品采购管理制度一、总则（一）目的为加强军休所物品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保军休所各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于军休所内所有物品的采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、维修材料、服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受军休所内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购效益，提高资金使用效率。二、采购组织与职责(一)采购领导小组成立军休所物品采购领导小组，由所长担任组长，副所长担任副组长，各部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。(二)采购工作小组采购工作小组由后勤部门负责人牵头，相关业务人员组成。采购工作小组负责具体实施采购活动，包括编制采购计划、组织采购招标、谈判、询价等工作，与供应商签订采购合同，跟踪采购合同执行情况等。(三)各部门职责1.需求部门：根据工作需要，提出物品采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物品的使用效果负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，对采购项目进行财务核算和审计。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性，采购结果的公正性、合理性。三、采购计划管理(一)采购计划编制1.各部门应于每年年底前，根据本部门下一年度工作任务和实际需求，编制本部门物品采购计划，报后勤部门汇总。2.后勤部门对各部门上报的采购计划进行审核、汇总，结合军休所整体工作安排和预算情况，编制军休所年度物品采购计划，提交采购领导小组审议。3.采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购预算等内容，并根据实际情况进行合理安排，确保采购工作有序进行。(二)采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因工作任务变化、政策调整、不可抗力等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，报后勤部门审核。2.后勤部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。3.采购计划调整经采购领导小组审批通过后，后勤部门应及时通知采购工作小组，采购工作小组按照调整后的采购计划组织实施采购活动。四、采购预算管理(一)采购预算编制1.财务部门应根据军休所年度工作计划和采购计划，结合上一年度采购实际情况，编制军休所年度物品采购预算。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并按照规定的预算编制方法和程序进行编制，确保预算的准确性和合理性。3.采购预算经采购领导小组审议通过后，报上级主管部门审批。(二)采购预算执行1.采购工作小组应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要追加采购预算的，采购工作小组应提出书面申请，说明追加预算的原因、追加金额等，报采购领导小组审议后，按照规定程序报上级主管部门审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的严格执行。五、采购方式管理(一)公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.采购工作小组应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规的规定，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.公开招标应邀请不少于三家符合资格条件的供应商参加投标，并按照规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。(二)邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购工作小组应根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向被邀请的供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法参照公开招标执行。(三)竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购工作小组应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。3.谈判小组应由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于谈判小组成员总数的三分之二。(四)单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购工作小组应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报采购领导小组批准。3.单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。(五)询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购工作小组应向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。3.采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购合同管理(一)合同签订1.采购工作小组应在确定中标、成交供应商后，按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等约定的内容，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并明确双方的权利和义务。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。(二)合同履行1.采购工作小组应跟踪采购合同执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，确保采购物品按时、按质、按量交付。2.需求部门应配合采购工作小组做好采购合同的履行工作，及时验收采购物品，对验收过程中发现的问题及时反馈给采购工作小组。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。(三)合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、供应商原因等需要变更或解除合同的，采购工作小组应及时与供应商协商，签订变更或解除合同协议，并报采购领导小组备案。2.合同变更或解除后，采购工作小组应及时调整采购计划和采购预算，并按照规定程序办理相关手续。七、采购验收管理(一)验收组织1.采购物品到货后，采购工作小组应组织需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成验收小组，对采购物品进行验收。2.验收小组应根据采购合同和相关标准要求，对采购物品的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购物品符合要求。(二)验收程序1.供应商应在采购物品到货前，提前通知采购工作小组，并提供相关的验收资料。2.验收小组应在收到供应商通知后，按照约定的时间和地点对采购物品进行验收。验收过程中，验收人员应认真检查采购物品的外观、数量、质量等情况，并做好验收记录。3.验收合格的，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收不合格的，验收小组应及时通知供应商，要求供应商限期整改或退换货。(三)验收结果处理1.采购物品验收合格后，需求部门应及时办理入库手续，并按照采购合同约定支付采购款项。2.采购物品验收不合格的，采购工作小组应与供应商协商解决，要求供应商限期整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货的，采购工作小组应按照合同约定追究供应商责任，并采取相应的措施保障军休所的利益。八、采购监督与审计(一)内部监督1.采购领导小组应加强对采购工作的监督检查，定期对采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购程序是否合法合规，采购结果是否公正合理，采购资金使用是否合规等，