公司烟酒集中采购制度

PAGE公司烟酒集中采购制度一、总则（一）目的为加强公司烟酒采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司的烟酒采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规定，确保采购活动合法合规。2.集中采购原则：对公司烟酒采购实行集中管理，统一组织采购，提高采购效率和效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和外部审计。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立烟酒采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人组成。负责审议烟酒采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]为烟酒集中采购执行部门，负责具体组织实施烟酒采购工作。其主要职责包括：1.制定烟酒采购计划和采购预算；2.组织供应商招标、谈判、询价等采购活动；3.签订采购合同，并负责合同的执行和管理；4.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理；5.负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作；6.定期向上级领导汇报采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。（三）其他相关部门职责1.需求部门：根据本部门实际需求，提出烟酒采购申请，明确采购品种、规格、数量、质量要求等，并配合采购执行部门做好采购相关工作。2.财务部门：负责审核烟酒采购预算，安排采购资金，监督采购资金的使用情况，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对烟酒采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购价格是否合理、采购质量是否符合要求等。三、采购计划与预算（一）采购计划1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据本部门下一年度业务开展情况、接待任务等，编制本部门烟酒采购需求计划，报采购执行部门。2.采购执行部门汇总各需求部门采购需求计划后，结合公司实际情况，综合考虑市场供应情况、价格走势等因素，编制公司年度烟酒采购计划，报采购决策机构审议通过。年度烟酒采购计划应明确采购品种、规格、数量、预计采购时间等内容。（二）采购预算1.采购执行部门根据年度烟酒采购计划，编制采购预算，报财务部门审核。2.财务部门应结合公司财务状况、资金安排等情况，对采购预算进行审核，并报公司领导审批。采购预算应明确各项采购费用的预算金额，确保采购资金的合理安排。（三）计划与预算调整1.因公司业务发展、政策变化等原因，需要调整采购计划或预算的，需求部门应及时提出申请，说明调整原因、调整内容等，经采购执行部门审核后，报采购决策机构审批。2.采购执行部门根据审批后的调整申请，对采购计划和预算进行相应调整，并及时通知相关部门。四、采购流程（一）供应商选择1.采购执行部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择合格供应商。2.公开招标应发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标；邀请招标应向特定供应商发出邀请书；竞争性谈判应与不少于三家供应商进行谈判；询价应向不少于三家供应商发出询价通知书。3.采购执行部门应组织相关人员对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等进行综合评审，确定入围供应商名单。4.采购执行部门应与入围供应商签订合作协议，明确双方权利义务、合作期限、采购价格、质量标准、交货方式、付款方式等内容。（二）采购实施1.根据采购计划和预算，采购执行部门向入围供应商发出采购订单或签订采购合同。2.采购订单或采购合同应明确采购品种、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。3.供应商应按照采购订单或采购合同约定的时间、地点、质量要求等，组织生产和供应货物。4.采购执行部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保采购任务按时完成。（三）验收与入库1.采购物资到货后，采购执行部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收人员应按照采购合同约定的质量标准，对采购物资的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对，确保验收合格。3.验收合格的采购物资，应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、入库时间等信息。4.验收不合格的采购物资，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（四）付款1.采购执行部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.付款前，采购执行部门应填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，报财务部门审核。3.财务部门应按照公司财务管理制度和审批流程，对付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门应及时安排资金付款，并做好付款记录。五、采购监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门应定期对烟酒采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购价格是否合理、采购质量是否符合要求等。2.审计部门应根据审计结果，提出审计意见和建议，督促采购执行部门整改存在的问题。3.公司内部员工有权对烟酒采购活动中的违规行为进行举报，公司应及时受理举报，并进行调查处理。（二）供应商管理**1.采购执行部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质情况、合作历史、产品质量、价格水平、售后服务等进行记录和管理。2.采购执行部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、淘汰等处理。3.采购执行部门应加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，共同解决合作过程中出现的问题。（三）采购风险管理1.采购执行部门应识别和评估烟酒采购过程中可能存在的风险，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对识别出的风险，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，如签订长期采购合同、建立价格调整机制、加强供应商管理、完善质量检验制度、加强法律法规学习等，降低采购风