建筑央企采购管理制度

PAGE建筑央企采购管理制度一、总则（一）目的为加强建筑央企采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建筑央企总部及所属各级子企业的采购活动，包括工程建设项目所需的物资、设备、服务等采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有潜在供应商享有平等机会参与采购活动，保证采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效益。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备和服务符合工程建设要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝腐败行为，维护企业利益和形象。二、采购组织与职责（一）采购决策机构建筑央企应设立采购决策机构，负责对重大采购事项进行决策。采购决策机构由企业高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批年度采购计划和预算。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门企业应设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理工作。采购管理部门的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制年度采购计划和预算，并组织实施。3.建立和维护供应商库，负责供应商的选择、评估和管理。4.组织采购招标、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。6.统计分析采购数据，提供采购决策支持。7.配合内部审计、纪检监察等部门对采购活动进行监督检查。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格制定、供应商技术交流等工作，并对采购物资、设备和服务的质量、数量、交付时间等进行验收。需求部门的职责包括：1.根据工程建设项目的需要，准确提出采购需求，明确采购物资、设备和服务的规格、型号、数量、质量要求等。2.配合采购管理部门进行市场调研，提供技术支持和商务建议。3.参与采购招标、谈判等活动，对供应商的技术方案、商务报价等进行评审。4.负责采购物资、设备和服务的到货验收工作，及时反馈验收结果。5.对采购物资、设备和服务的使用情况进行跟踪和评价，提出改进建议。（四）其他部门其他部门应按照各自职责，配合采购管理部门做好采购相关工作。例如，财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性等。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据工程建设项目的进度安排，提前制定采购需求计划，并提交给采购管理部门。采购需求计划应明确采购物资、设备和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购管理部门应结合企业年度生产经营计划和资金预算，对需求部门提交的采购需求计划进行汇总、分析和审核，编制年度采购计划。年度采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等。3.采购计划应根据工程建设项目的实际进展情况进行动态调整。需求部门如需调整采购需求计划，应及时通知采购管理部门，采购管理部门应根据调整后的需求计划对采购计划进行相应调整。（二）采购预算管理1.采购预算是企业年度预算的重要组成部分，采购管理部门应根据采购计划编制采购预算，并提交给财务部门审核。采购预算应明确各项采购项目的预算金额、资金来源等。2.财务部门应根据企业年度预算安排和资金状况，对采购预算进行审核，并报企业决策机构审批。经审批后的采购预算应严格执行，不得随意突破。3.采购管理部门应按照采购预算控制采购支出，对于超预算的采购项目，应按照企业规定的审批程序进行追加预算申请，经批准后方可实施采购。四、供应商管理（一）供应商库建设1.采购管理部门应建立和维护供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、产品质量、售后服务等进行全面记录和管理。2.供应商库应定期更新和完善，采购管理部门应根据供应商的评价结果，及时淘汰不合格供应商，补充优质供应商。3.企业应鼓励内部员工推荐优质供应商，但推荐人应承担相应的推荐责任，如发现推荐供应商存在违规行为，推荐人应承担连带责任。（二）供应商选择与评估1.采购项目实施前，采购管理部门应根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择潜在供应商，并向其发出采购邀请。潜在供应商应具备相应的资质、业绩和信誉，能够满足采购项目的质量、价格、交货期等要求。2.采购管理部门应组织需求部门、技术部门等相关人员对潜在供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质文件、生产能力、技术水平、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。评估可采用资格预审、实地考察、样品测试、业绩评价等方式进行。3.根据评估结果，采购管理部门应确定入围供应商名单，并组织与入围供应商进行谈判或招标等采购活动，确定最终中标供应商或成交供应商。（三）供应商考核与评价1.采购管理部门应建立供应商考核与评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核和评价。考核与评价结果应作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的重要依据。2.供应商考核与评价可采用定量与定性相结合的方式进行，具体指标包括产品合格率、交货准时率、售后服务响应时间、客户投诉率等。采购管理部门应根据考核与评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现较差的供应商进行警告、整改或淘汰。3.企业应定期对供应商考核与评价情况进行总结分析，针对存在的问题及时采取改进措施，不断提高供应商管理水平。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家法律法规和行业标准进行，采用公开招标或邀请招标的方式进行。2.谈判采购：适用于采购金额较小、技术规格复杂、市场竞争不充分或需要与供应商进行深度沟通的采购项目。谈判采购应选择不少于三家供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、技术方案、售后服务等，确定成交供应商。3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格简单、市场货源充足的采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，通过比较报价确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况的采购项目。单一来源采购应按照企业规定的审批程序进行，确保采购过程的合规性和合理性。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据工程建设项目的需要，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购原因、预计采购时间等，并提交给采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额、采购方式等按照企业规定的审批程序报相关领导审批。审批通过后，采购管理部门下达采购任务通知书，明确采购项目的具体要求和采购流程。3.采购实施：采购管理部门根据采购任务通知书，组织实施采购活动。对于招标采购项目，应按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标、确定中标供应商等；对于谈判采购和询价采购项目，应按照相应程序选择供应商、进行谈判或询价、确定成交供应商等。4.合同签订：采购管理部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备和服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应报企业法务部门审查，确保合同的合法性和有效性。5.合同执行与验收：采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同执行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。需求部门负责采购物资、设备和服务的到货验收工作，验收合格后出具验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求其采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。6.付款结算：财务部门应根据采购合同和验收报告，按照企业规定的付款程序进行付款结算。付款前，财务部门应审核采购发票、验收报告等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.风险识别和评估可采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式进行。采购管理部门应根据风险识别和评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对：采购管理部门应在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核和评价，及时发现和解决供应商可能存在的问题，降低供应商违约风险。2.质量风险应对：采购管理部门应要求供应商提供产品质量证明文件，加强对采购物资、设备和服务的检验和验收工作，建立质量追溯机制，对于质量不合格的采购项目，及时要求供应商采取整改措施或退换货物，确保采购质量符合要求。同时，采购管理部门可与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和赔偿方式。3.价格风险应对：采购管理部门应加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格。对于价格波动较大的物资、设备和服务，采购管理部门可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格，降低价格风险。同时，采购管理部门应建立价格分析和预警机制，及时发现价格异常波动情况，并采取相应措施进行应对。4.合同风险应对：采购管理部门应加强合同管理，严格按照合同签订程序签订采购合同，确保合同条款明确、合法、有效。在合同履行过程中，采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。同时，采购管理部门应定期对合同进行审查和评估，总结合同管理经验，不断完善合同管理制度。5.廉洁风险应对：企业应加强廉洁自律教育，提高采购人员的廉洁意识。采购管理部门应建立健全廉洁风险防控机制，加强对采购活动的监督检查，严禁采购人员接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。对于违反廉洁自律规定的采购人员，企业应依法依规给予严肃处理。七、采购监督与审计（一）内部监督1.企业应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.企业内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、合法性、效益性等。审计部门可采用定期审计、专项审计、离任审计等方式进行审计，对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.企业纪检监察部门应加强