学校采购制度流程

PAGE学校采购制度流程一、总则（一）目的为了规范学校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受各方监督，保证公平公正对待所有供应商。3.科学合理原则：根据实际需求，科学制定采购计划，合理选择采购方式和供应商，确保采购物有所值。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据年度工作计划和实际需求，提出采购项目申请，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求等详细信息。2.财务部门结合学校整体财务状况和资金安排，对各部门提交的采购申请进行审核，并编制采购预算草案。3.采购预算草案经学校领导审批后，作为年度采购计划的依据。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购部门根据学校各部门提交的采购申请和采购预算，汇总编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）计划调整1.在采购计划执行过程中，如因实际需求变化、政策调整等原因需要调整采购计划，应及时填写采购计划调整申请表。2.采购计划调整申请表经相关部门审核、学校领导审批后，采购部门方可进行调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，必须进行公开招标：货物类：单项或批量采购预算金额达到100万元以上；工程类：单项合同估算价达到200万元以上；服务类：单项或批量采购预算金额达到50万元以上。3.公开招标的程序包括：招标公告发布、资格预审、招标文件编制与发售、投标、开标、评标、中标公示、合同签订等环节。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在发布招标公告环节，应改为发布投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判的程序包括：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购的程序包括：成立采购小组、编制单一来源采购文件、公示、谈判、确定成交供应商等环节。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价的程序包括：成立询价小组、编制询价通知书、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。五、采购文件编制（一）招标文件1.招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、技术标准和要求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等实质性内容，并确保公平、公正、合理。（二）谈判文件1.谈判文件应包括谈判公告（或谈判邀请书）、谈判须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格和要求、响应文件格式等内容。2.谈判文件应根据谈判项目的特点和需求，制定合理的谈判程序和评审标准。（三）询价文件1.询价文件应包括询价通知书、采购项目要求、报价表格式等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货时间等关键信息，以便供应商准确报价。六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、业绩要求、信誉要求等准入条件。2.采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，审查合格的供应商纳入学校供应商库。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。2.评价结果作为供应商续用、淘汰的重要依据。（三）供应商淘汰1.对于评价不合格、出现严重违约行为或其他不符合要求的供应商，及时予以淘汰。2.被淘汰的供应商不得再参与学校的采购活动。七、采购实施（一）招标采购实施1.按照公开招标或邀请招标的程序，组织开展招标采购活动，并严格按照招标文件的要求进行开标、评标、定标。2.评标委员会由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审，并推荐中标候选人。（二）谈判采购实施1.按照竞争性谈判或单一来源采购的程序，组织开展谈判采购活动。2.谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，应严格按照谈判文件的要求进行，不得泄露谈判内容和商业机密。（三）询价采购实施1.按照询价采购的程序，组织开展询价采购活动。2.询价小组向供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价，并对报价进行比较和评审，确定成交供应商。八、合同签订与履行（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并符合法律法规和学校采购制度的要求。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促成交供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.如发现成交供应商存在违约行为，应及时采取措施，要求其承担违约责任，并按照合同约定进行处理。九、验收管理（一）验收标准1.采购合同应明确验收标准，验收标准应符合国家相关标准、行业标准和学校的实际需求。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，可邀请相关专家参与验收。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购部门应及时组织相关部门和人员进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购货物或服务进行逐一检查，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理相关手续。2.验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。十、付款管理（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定履行完交货或服务义务后，应向采购部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号项目名称、金额、已付款金额尚需付款金额、付款方式等内容，并附相关证明材料。（二）付款审批1.采购部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核无误后报财务部门。2.财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审批。（三）付款执行1.财务部门根据审批结果，及时办理付款手续，将款项支付给供应商。2.付款方式应按照采购合同约定执行，如采用银行转账、支票、汇票等方式。十一、采购档案管理（一）档案收集1.采购活动结束后，采购部门应及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购申请、采购预算、采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的文件资料进行分类、编号、装订等整理工作。2.整理后的采购档案应做到内容完整、资料齐全、字迹清晰、便于查阅。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管在专门的档案柜或档案室中，确保档案的安全和完整。2.档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般为[具体保管期限]年。（四）档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。十二、监督与检查（一）内部监督1.学校内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购