工会采购决策制度范本

PAGE工会采购决策制度范本一、总则（一）目的为规范工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、服务项目等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受工会会员及相关部门的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购决策组织与职责（一）采购决策小组1.组成人员：由工会主席担任组长，工会副主席、财务人员、会员代表等组成。2.职责负责审议采购项目的必要性、可行性和预算安排。对采购方式的选择、供应商的确定等重大事项进行决策。监督采购过程，确保采购活动符合本制度要求。（二）采购执行部门1.组成人员：根据采购项目的性质和规模，由工会相关工作人员组成采购执行小组。2.职责负责采购项目的具体实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织评审等。收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行日常管理和评估。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（三）监督部门1.组成人员：由工会内部审计人员或会员代表组成监督小组。2.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购过程是否公正透明。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会工作计划和实际需求，提前编制采购预算。2.采购预算应详细列出采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并经采购决策小组审核通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督1.监督部门应定期对采购预算执行情况进行检查，确保预算执行的严肃性。2.对于预算执行过程中出现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。四、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：达到规定金额标准以上的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.招标程序采购执行部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商。发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序采购执行部门根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围。向被邀请的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。后续招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购执行部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判活动，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由。采购决策小组对申请进行审核，如审核通过，确定单一来源供应商。与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购执行部门向有关供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。2.供应商准入条件应包括企业资质、信誉、产品质量、售后服务等方面的要求。3.采购执行部门应收集供应商的相关资料，进行资格审查，符合准入条件的供应商方可进入供应商库。（二）供应商评估1.采购执行部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于评估结果为不合格的供应商，应及时清理出供应商库。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，采购执行部门可以给予一定的激励措施，如优先采购、增加采购份额等。2.对于违反合同约定或存在其他违规行为的供应商，采购执行部门应采取相应的约束措施，如扣除保证金、暂停合作、取消供应商资格等。六、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，确保采购项目能够满足工会的实际需求。（二）采购文件编制要求1.采购文件应语言规范、表述清晰，避免出现歧义或模糊不清的条款。2.评标标准应科学合理、客观公正，能够准确反映采购项目的要求和供应商的综合实力。3.合同条款应明确双方的权利义务、采购价格、交货期、售后服务等内容，确保合同的顺利履行。七、采购评审（一）评审小组组成1.根据采购项目的性质和规模，由采购执行部门组织成立评审小组。2.评审小组应由采购执行部门代表、技术专家、财务人员、会员代表等组成，人数应符合相关规定要求。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评标标准进行评审，对供应商的投标文件进行综合评价。2.评审过程中，评审小组可以要求供应商对投标文件进行澄清，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评审小组应根据评审结果，推荐中标候选人或确定成交供应商。（三）评审监督1.监督部门应全程参与采购评审活动，对评审过程进行监督。2.如发现评审过程中存在违规行为，监督部门应及时制止，并要求评审小组进行整改。八、采购合同签订与履行（一）合同签订1.采购执行部门应根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、采购价格、交货期、售后服务等内容，确保合同的顺利履行。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。2.如发现供应商存在违约行为，采购执行部门应及时采取措施，要求供应商承担违约责任，并按照合同约定进行处理。（三）合同变更与解除1.如因特殊情况需要变更或解除采购合同，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时调整采购预算，并按照规定的程序进行审批。九、采购验收（一）验收标准1.采购执行部门应根据采购合同和采购文件的要求，制定采购项目的验收标准。2.验收标准应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，确保采购项目能够满足工会的实际需求。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行检查、测试，确保采购项目符合要求。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告，并报采购决策小组备案。（三）验收监督1.监督部门应参与采购项目的验收活动，对验收过程进行监督。2.如发现验收过程中存在违规行为，监督部门应及时制止，并要求验收人员进行整改。十、采购档案管理（一）档案内容1.采购档案应包括采购项目的预算文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。2.采购档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管1.采购执行部门应指定专人负责