森马公司采购管理制度

PAGE森马公司采购管理制度总则1.目的本采购管理制度旨在规范森马公司（以下简称“公司”）的采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的所有采购活动，包括但不限于原材料、辅料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证物资质量和满足业务需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，确保所有供应商享有平等的参与机会。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，与供应商建立良好的合作关系。归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确各部门在采购活动中的职责和权限，确保采购工作的协调统一。采购组织与职责1.采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责公司采购工作的统筹管理。采购部门可根据业务需要，进一步划分采购小组，分别负责不同品类物资的采购工作。2.采购部门职责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。负责采购计划的编制、执行和监控，确保物资供应满足公司生产经营需求。开展供应商开发、评估、选择和管理工作，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购物资的质量和数量符合要求。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和降低采购成本。配合公司内部审计、监察等部门开展采购专项审计和监督检查工作，及时整改发现的问题。3.其他部门职责需求部门：负责提出物资采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物资的使用效果进行评价。质量部门：参与采购物资的质量检验和验收工作，提供质量标准和技术支持，确保采购物资符合质量要求。财务部门：负责审核采购合同付款条款，办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和分析。法务部门：为采购活动提供法律咨询和支持，审核采购合同条款，防范法律风险。采购流程1.采购需求提出需求部门根据公司生产经营计划、业务发展需求等，定期或不定期提出物资采购需求。采购需求应明确物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息。需求部门应对采购需求进行必要论证和审核，确保需求的合理性和必要性。对于重大采购项目，应组织相关部门进行联合评审。2.采购计划编制采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合库存情况、市场供应状况等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购方式等内容。采购计划应经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于紧急采购需求，可在履行必要的审批程序后，先行采购，事后补办相关手续。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查、评估，选择符合公司要求的供应商进行开发和合作。供应商评估：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估，建立供应商评估档案。评估结果作为供应商选择、合作关系调整的重要依据。供应商选择：根据采购物资的特点和需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重要物资的采购，应采用招标、竞争性谈判等方式，选择最优供应商。供应商管理：与选定的供应商签订采购合同，并建立有效的沟通机制，及时了解供应商的生产经营状况和供货情况。督促供应商严格履行合同约定，对供应商的违规行为进行及时处理。4.采购实施采购方式选择：根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。采购谈判：采购人员与供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，争取有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。采购合同签订：采购谈判达成一致后，采购人员应及时起草采购合同，并提交法务部门审核。审核通过后，按照公司合同管理规定签订采购合同，并确保合同条款明确、具体、合法有效。5.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。质量部门按照合同约定的质量标准和检验方法，对采购物资进行质量检验；需求部门负责对采购物资的数量、规格、型号等进行核对验收。验收合格后由验收人员签署验收报告，办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。6.采购付款采购部门在采购物资验收合格后，应及时整理相关单据，提交财务部门审核。财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式、付款期限等，审核采购付款申请。审核通过后，办理采购款项支付手续。在付款过程中，如发现供应商存在违约行为，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动、供应变化等信息，合理安排采购计划，采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。质量风险应对：严格供应商选择和管理，加强采购物资的质量检验和验收，签订质量保证条款，要求供应商提供质量担保，对质量不合格的物资及时处理，降低质量风险。供应商风险应对：建立供应商评估和淘汰机制，加强对供应商的日常管理和监督，与供应商签订保密协议和竞业禁止条款，防范供应商违约、泄密等风险。合同风险应对：加强采购合同的起草、审核和签订管理，明确合同条款，确保合同合法有效。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中的问题，防范合同风险。付款风险应对：严格采购付款审批流程，加强对供应商付款条件的审核，确保付款安全。定期对采购款项支付情况进行核对和分析，防范付款风险。3.风险监控建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险变化情况。根据风险监控结果，及时调整风险应对策略，确保采购风险始终处于可控状态。采购绩效评估与考核1.绩效评估指标采购成本：考核采购物资的实际采购价格与预算价格的差异率，以及采购成本的降低幅度。采购质量：考核采购物资的验收合格率，以及因采购质量问题导致的生产经营损失情况。交货期：考核采购物资的按时交货率，以及因交货延迟对公司生产经营造成的影响。供应商管理考核供应商的开发数量、评估结果、合作稳定性等情况。内部满意度：考核需求部门对采购工作的满意度评价。2.绩效评估方法定期收集采购绩效相关数据，采用定量分析与定性评价相结合的方法，对采购部门及采购人员的绩效进行评估。绩效评估结果可通过采购绩效报告的形式呈现，详细分析采购工作的成绩和不足，并提出改进建议。3.考核与激励根据采购绩效评估结果，对采购部门及采购人员进行考核。考核结