单位政府采购内控制度

PAGE单位政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强单位政府采购内部控制，规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，防范政府采购风险，根据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当符合国家法律法规的规定，严格按照法定程序进行。2.效益性原则：提高政府采购资金的使用效益，保证采购质量，节约采购资金。3.公正性原则：政府采购活动应当遵循公平、公正的原则，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益。4.公开性原则：政府采购活动应当公开透明，接受社会监督。（四）职责分工1.政府采购管理部门：负责制定政府采购管理制度，审核政府采购预算和计划，组织实施政府采购活动，协调政府采购过程中的有关问题。2.采购需求部门：负责提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，配合政府采购管理部门组织实施采购活动。3.财务部门：负责审核政府采购预算和资金支付，监督政府采购资金的使用情况。4.内部审计部门：负责对政府采购活动进行审计监督，检查政府采购制度的执行情况。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购需求部门应当根据本单位事业发展规划和工作需要，结合资产配置标准，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号及技术参数、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行申报。（二）采购计划制定1.政府采购管理部门应当根据财政部门批复的采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定年度政府采购计划。2.采购计划应当包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购组织形式等内容，并报经单位领导审批后实施。（三）预算与计划调整1.因特殊情况需要调整采购预算和计划的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额等，经政府采购管理部门审核后，报单位领导审批。2.采购预算和计划调整后，应当按照规定程序重新申报和审批。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。2.采用公开招标方式采购的，应当按照规定在财政部门指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式审批1.采用公开招标以外的采购方式的，应当在采购活动开始前，报经单位领导审批，并按照规定报财政部门备案。2.采购方式审批应当提供以下材料：采购方式申请报告；采购项目的基本情况；采用相应采购方式的理由及依据；其他相关材料。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.政府采购管理部门应当根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同文本、评标标准、投标文件格式等内容。2.采购需求应当明确采购项目的技术规格、数量以及服务要求等内容，不得含有倾向性或者排斥潜在供应商以及其他不合理的条件。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应当组织采购需求部门、财务部门、内部审计部门等相关人员进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.审核通过的采购文件应当报单位领导审批后发布。（三）采购文件澄清与修改1.在采购文件发出后，采购人或者采购代理机构可以对采购文件进行澄清或者修改。澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，采购人或者采购代理机构应当在投标截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商；不足十五日的，采购人或者采购代理机构应当顺延提交投标文件的截止时间。2.采购文件的澄清或者修改应当以书面形式通知所有获取采购文件的潜在供应商，并在财政部门指定的媒体上发布公告。五、采购活动组织与实施（一）采购活动准备1.政府采购管理部门应当按照采购文件的要求，组织采购活动准备工作。采购活动准备工作包括确定采购评审专家、组建评标委员会或谈判小组、制定采购活动工作方案等。2.采购评审专家应当从财政部门建立的政府采购评审专家库中随机抽取。技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，可以采取选择性方式确定。（二）采购活动实施1.采购活动应当按照采购文件规定的程序和要求进行。开标、评标、谈判等活动应当在规定的时间和地点进行，并由专人负责记录。2.采购人或者采购代理机构应当按照规定组织开标、评标活动。开标时，应当邀请所有投标人参加。评标时，评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并向采购人提出书面评标报告。（三）采购合同签订1.采购人与中标、成交供应商应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应当包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，并明确双方的权利和义务。（四）采购活动记录1.采购人或者采购代理机构应当对采购活动进行记录。采购活动记录应当包括采购项目类别、名称、采购日期、采购方式、采购预算、采购文件、采购过程、采购结果等内容。2.采购活动记录应当妥善保存，保存期限为从采购结束之日起至少十五年。六、采购项目验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织成立验收小组，制定验收方案。验收方案应当包括验收的依据、标准、方法、程序、人员组成等内容。2.验收小组应当根据采购合同的要求，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行详细核对，并做好验收记录。（二）验收实施1.验收小组应当按照验收方案的要求，对采购项目进行实地验收。验收过程中，应当邀请供应商代表参加，并听取供应商的介绍和说明。2.验收小组应当根据验收情况，出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果等内容，并由验收小组成员签字确认。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，采购人应当按照采购合同的约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，采购人应当及时与供应商协商解决。供应商应当按照采购合同的约定承担违约责任，并负责更换、维修或者采取其他补救措施，直至验收合格为止。七、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购项目验收合格后，采购人应当按照采购合同的约定，向财务部门提出资金支付申请。资金支付申请应当包括采购项目名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附验收报告、发票等相关凭证。2.财务部门应当对资金支付申请进行审核。审核内容包括采购项目的合法性、合规性、采购合同的执行情况、资金支付的准确性等。（二）资金支付审批1.财务部门审核通过的资金支付申请，应当报单位领导审批。单位领导应当根据采购项目的实际情况和资金状况，对资金支付申请进行审批。2.资金支付审批应当明确审批意见和审批时间，并由审批人签字确认。（三）资金支付执行1.财务部门应当按照单位领导的审批意见，及时办理资金支付手续。资金支付应当通过财政部门指定的支付方式进行，确保资金支付的安全、准确、及时。2.财务部门应当对资金支付情况进行记录，并定期与采购部门核对采购项目的执行情况和资金支付情况。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部审计部门应当定期对政府采购活动进行审计监督，检查政府采购制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财政部门等有关部门应当依法对政府采购活动进行监督检查，对采购人、采购代理机构以及供应商的政府采购活动进行