医院政府采购管理制度及流程

PAGE医院政府采购管理制度及流程一、总则（一）目的为加强医院政府采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家有关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于医院各部门使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督，保证采购过程公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由医院领导、相关职能部门负责人及专家代表组成。2.职责审议医院政府采购工作的重大事项，包括采购政策、制度、计划等。对重大采购项目进行决策和监督，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.组成：设立专门的采购科室，配备专业的采购人员。2.职责负责编制采购计划，组织实施采购活动，包括招标、谈判、询价等采购方式的具体操作。收集供应商信息，建立供应商库，对供应商进行资格审查和评价。签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。整理采购文件，建立采购档案，妥善保管采购资料。（三）需求部门1.职责根据实际工作需要，提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、技术参数等要求。参与采购项目的论证、验收等工作，配合采购部门完成采购任务。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算，安排采购资金，对采购资金的使用进行监督和管理。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。办理采购资金的支付手续，进行财务核算和账务处理。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金使用的合理性等。对采购项目进行绩效审计，评价采购项目的经济效益和社会效益。三、采购预算管理（一）预算编制需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，在规定时间内编制采购预算，明确采购项目的名称、规格、数量、金额等内容。采购预算应细化到具体项目和明细科目，确保预算的准确性和完整性。（二）预算审核财务部门对需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源。审核通过后的采购预算报采购管理委员会审议批准。（三）预算调整采购预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额，经采购管理委员会批准后，由财务部门调整预算。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件采购货物或服务达到规定的公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。2.程序采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.适用条件具有特殊性，并只能从有限范围供应商处采购货物或服务的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的。2.程序采购部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。对被邀请供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用条件招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.程序采购部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，并发出谈判邀请。组织谈判，谈判小组与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.程序采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物或服务的名称、数量、金额等。组织专业人员进行论证，形成论证意见。将单一来源采购申请和论证意见报采购管理委员会批准。与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.程序采购部门成立询价小组，制定询价文件。确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。供应商报价，询价小组对供应商报价进行比较，确定成交供应商。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，重点审核采购项目的必要性、合规性和预算合理性。初审通过后，报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质和金额大小，进行相应的决策和审批。（三）采购实施1.确定采购方式：采购部门根据采购项目的特点和审批意见，确定合适的采购方式。2.编制采购文件：根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的要求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标等方式的，采购部门应在规定的媒体上发布采购信息，邀请潜在供应商参加投标或谈判。4.组织采购活动公开招标：组织开标、评标和定标活动，按照评标标准确定中标供应商。邀请招标：向被邀请供应商发出投标邀请书，组织开标、评标和定标活动，确定中标供应商。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价采购：向被询价供应商发出询价通知书，供应商报价后，确定成交供应商。（四）合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，报财务部门备案。（五）合同执行与验收1.合同执行：供应商按照采购合同约定组织生产或提供服务，并按时交货或完成服务项目。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.验收验收准备：需求部门在收到供应商的交货通知后，应组织相关人员做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。初步验收：需求部门对采购项目进行初步验收，检查货物的数量、规格、外观等是否符合合同要求，对服务项目进行初步评估。最终验收：采购部门组织相关部门和专家对采购项目进行最终验收，出具验收报告。验收合格的，办理付款手续；验收不合格的，按照合同约定处理，要求供应商限期整改或退换货物等，并追究供应商相应的违约责任。（六）付款财务部门根据采购合同和验收报告，办理采购资金的支付手续。付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等。财务部门在付款前，应对采购项目的资金使用情况进行审核，确保资金支付的合规性和准确性六、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等，建立供应商库。2.资格审查：对申请进入供应商库的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、生产经营许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.实地考察：对通过资格审查的供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营场所、生产设备、技术水平、质量管理体系、售后服务能力等情况。4.准入审批：采购部门根据资格审查和实地考察结果，提出供应商准入意见，报采购管理委员会审批。经审批通过的供应商进入供应商库。（二）供应商评价与考核1.评价指标：建立供应商评价指标体系，包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面的指标。2.评价方式：采购部门定期或不定期对供应商进行评价，评价方式包括问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等。3.考核结果应用：根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对评价优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对评价不合格的供应商，进行警告、暂停合作、取消供应商资格等处理。（三）供应商淘汰与更新1.淘汰条件：供应商出现以下情况之一的，应予以淘汰：提供的产品质量不合格，且经整改后仍不符合要求的。未按时交货，影响医院正常工作的。售后服务不到位，用户投诉较多的。有违法违规行为的。2.更新机制：采购部门定期对供应商库进行清理，淘汰不合格供应商，同时补充新的优质供应商，保持供应商库的动态更新。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价文件、合同文件、验收文件、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序，对采购档案进行分类整理，编制档案目录，装订成册，并及时归档保存。（三）档案保管与查阅1.保管期限：采购档案的保管期限按照国家和地方有关规定执行，一般为若干年。2.保管要求：采购档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的档案柜中，防止档案损坏、丢失。3.查阅规定：医院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理制度，不得涂改、损坏、转借档案。外部单位因审计、检查等工作需要查阅采购档案的，应出具单位介绍信，经医院相关部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。八、监督与检查（一）内部监督1.采购管理委员会监督：采购管理委员会对采购活动进行全程监督，定期听取采购工作汇报，检查采购政策执行情况和采购项目实施情况，对发现的问题及时提出整改意见。2.审计部门监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购资金使用的合理性、采购项目的效益性等，对审计发现的问题依法依规进行处理，并提出改进建议。3.财务部门监督：财务部门对采购资金的预算编制、支付管理等进行监督，确保采购资金专款