公司集中采购招标制度

PAGE公司集中采购招标制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购招标行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属全资、控股子公司（以下统称“公司”）的集中采购招标活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购招标活动应公开进行，采购信息、招标程序、评标标准等应向所有潜在供应商公开，确保采购过程的透明度。2.公平竞争原则：给予所有潜在供应商平等的机会参与竞争，不得设置不合理的条件限制或排斥潜在供应商，保证竞争的公平性。3.公正原则：评标过程应客观、公正，按照事先公布的评标标准进行评审，确保采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购招标活动各方应诚实守信，严格履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购招标范围（一）货物类1.原材料、零部件、设备等生产经营所需的各类货物。2.办公用品、办公设备、家具等行政办公所需物品。3.其他各类用于公司运营和发展的货物。（二）工程类（如有）1.新建、改建、扩建工程项目。2.装修装饰工程、安装工程等。（三）服务类1.咨询服务、审计服务、法律服务等专业服务。2.物流服务、仓储服务、运输服务等。3.其他各类与公司业务相关的服务。三、采购招标组织与职责（一）采购招标管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议采购招标制度、政策和重大采购招标事项。监督采购招标活动的合规性和公正性。对采购招标过程中的重大问题进行决策。（二）采购招标工作小组1.组成：由采购部门牵头，相关部门人员参与。2.职责负责采购招标项目的具体组织实施。编制采购招标文件、组织开标评标、签订采购合同等。协调处理采购招标过程中的相关事宜。（三）采购部门1.职责制定采购计划，确定采购需求。组织采购招标活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制等。与供应商进行沟通协调，签订采购合同。建立供应商档案，对供应商进行评价和管理。（四）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、标准、数量等要求。参与采购招标过程，提供技术支持和商务意见。协助采购部门验收采购货物、工程或服务。（五）财务部门1.职责参与采购预算的编制和审核。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和控制。（六）审计部门1.职责对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的公正性。对采购合同进行审查，防范合同风险。四、采购招标流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购货物、工程或服务的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后生效。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司内部审批流程进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交采购招标管理委员会审议批准。（三）招标准备1.制定采购方案：采购部门根据采购需求和审批结果，制定采购方案，明确采购方式、招标范围、评标标准等。2.编制招标文件：采购部门根据采购方案编制招标文件，招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.发布招标公告：采购部门通过公司官网、专业招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、投标截止时间、开标时间和地点等。4.资格预审（如有）：对于一些大型或复杂的采购项目，采购部门可对潜在供应商进行资格预审，审查供应商的资质、业绩、信誉等情况，确定合格供应商名单。（四）投标1.潜在供应商在投标截止时间前，向采购部门提交投标文件。投标文件应包括投标报价、技术方案、商务条款偏离表、售后服务承诺等内容。2.采购部门对投标文件进行签收和登记，确保投标文件的完整性和密封性。（五）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门负责人主持，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。2.在开标会议上，采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。（六）评标1.采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关专家、采购部门人员等组成，人数应符合相关法律法规和行业标准的规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评审，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价，推荐中标候选人。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和中标候选人信息。（七）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标期限等内容，并告知中标供应商在规定时间内签订采购合同。（八）合同签订1.中标供应商在收到中标通知书后，按照规定时间与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购货物的规格、数量、价格、交货时间和地点、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经采购部门负责人、法务部门审核签字后生效。（九）验收付款1.采购货物、工程或服务交付后，需求部门应按照采购合同的约定进行验收。验收合格后，需求部门出具验收报告。2.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。财务部门按照公司财务制度和采购合同的约定支付采购款项。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：按照本制度规定的采购招标流程进行，包括发布招标公告、资格预审（如有）、开标、评标、中标通知、合同签订等环节。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门向符合条件的潜在供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。投标邀请书应明确招标项目的基本信息、投标截止时间、开标时间和地点等。其他招标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程或服务的技术、商务、价格等方面进行谈判。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、标准等。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购程序：由采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的货物、工程或服务的名称、规格、数量、预算等信息。采购申请经采购部门负责人审核签字后，提交采购招标管理委员会审议批准。采购招标管理委员会批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。询价通知书应明确采购货物的规格、标准、数量、交货时间和地点等要求。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。六、评标标准（一）价格标准1.以投标报价为基础，综合考虑其他因素后确定最终价格得分。2.对于价格分的计算，可采用低价优先法、综合评分法等方法。低价优先法是指满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分，其他投标人的价格分按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×价格权值×100。综合评分法是指在评标时，将投标报价、技术、商务等因素按照招标文件规定的权重进行综合评审，计算出每个投标人的综合得分，得分最高者为中标候选人。（二）技术标准1.对投标文件中提供的技术方案、技术规格、技术参数等进行评审，考察其是否满足采购需求。2.技术方案应具有先进性、合理性、可行性，技术规格和技术参数应符合相关标准和要求。（三）商务标准1.对投标文件中提供的商务条款偏离表、业绩、信誉、售后服务承诺等进行评审，考察其商务响应程度和商务实力。2.商务条款应符合招标文件规定，业绩良好、信誉可靠、售后服务承诺完善的供应商在商务评审中具有优势。（四）其他标准（如有）根据采购项目的特点和实际需要，可设置其他评标标准，如环保标准、节能标准等。七、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入制度，明确供应商准入条件。准入条件应包括供应商资质、业绩、信誉、生产能力、技术水平、售后服务等方面。2.潜在供应商向采购部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购部门对申请材料进行审核，实地考察供应商情况，符合准入条件的，将其纳入供应商名录。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商品质、交货期、价格、售后服务等方面。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与约束1.对于优秀供应商，给予一定的激励措施，如优先合作、增加采购份额、提供培训和技术支持等。2.对于不合格供应商，采取相应的约束措施，如减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等。（四）供应商档案管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、准入情况、评价结果、合作历史等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购招标过程的自我监督，确保采购活动的规范进行。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高