学校采购议事制度

PAGE学校采购议事制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，维护学校利益，特制定本议事制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类物资采购、服务采购及工程项目采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购操作。3.公正性原则：确保采购过程中各参与方机会均等，不受歧视。4.效益性原则：追求采购资金的最大使用效益，保证采购质量。5.公开性原则：采购信息应适当公开，接受监督。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。2.审批年度采购预算和采购计划。3.对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门学校指定专门的部门或人员负责采购的具体执行工作，其职责为：1.根据采购计划和需求，组织实施采购活动。2.收集采购信息，进行市场调研，选择合适的供应商。3.编制采购文件（如招标文件、询价文件等），组织开标、评标、询价等采购活动。4.签订采购合同，并负责合同的履行、验收等工作。5.整理采购档案资料，进行采购总结和分析。（三）监督部门学校设立监督小组，对采购活动进行全程监督，其职责为：1.监督采购决策机构的决策过程是否合规。2.检查采购执行部门的采购操作是否符合规定流程。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规行为。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出年度采购需求，报学校财务部门。学校财务部门结合学校财力状况，对各部门采购需求进行审核汇总，编制年度采购预算草案。2.采购预算草案经学校采购领导小组审议通过后，报学校决策机构审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，应按规定程序重新申报审批。（二）采购计划制定1.采购执行部门根据批准的采购预算，结合实际工作进度，制定季度、月度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应提前报采购决策机构备案，并抄送监督小组。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择以及需要广泛竞争的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序：采购执行部门发布招标公告，公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。发售招标文件，对潜在投标人进行资格预审。组织开标、评标，评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，并推荐中标候选人。采购执行部门根据评标结果确定中标人，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订采购合同。2.邀请招标程序：采购执行部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书。发售招标文件，组织开标、评标，确定中标人，签订采购合同。邀请招标的开标、评标程序与公开招标基本相同，但参与投标的供应商数量相对较少。3.竞争性谈判程序：成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件并通过资格预审的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。签订采购合同。4.单一来源采购程序：采购执行部门提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。组织论证。采购决策机构组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，专家应出具论证意见。审批。采购申请经采购决策机构审批通过后，方可进行单一来源采购。谈判或协商。采购执行部门与供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行谈判或协商，达成一致后签订采购合同。5.询价程序：采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商。签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标或成交结果确定后，按照招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格及付款方式、交货时间及地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报学校法律事务部门或法律顾问审核，确保合同合法合规。（二）合同履行1.采购执行部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务，采购执行部门有权对供应商的履约情况进行检查和监督。（三）合同变更与解除1.如因特殊情况需要变更采购合同的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应报学校采购决策机构备案。2.如出现法定或约定的解除合同情形，采购执行部门应及时与供应商协商解除合同，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。2.验收合格后，采购执行部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收标准、验收程序、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖学校公章或采购执行部门公章。六、采购监督与管理（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.建立采购项目绩效评价制度，对采购项目的实施效果进行评价，评价结果作为改进采购工作的参考依据。（二）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违规行为有权向学校监督小组投诉举报。投诉举报应实名提出，并提供相关证据材料。2.监督小组收到投诉举报后，应及时进行调查核实。对经查实的违规行为，应依法依规进行处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（三）信息公开1.采购执行部门应按照规定在学校内部或指定网站公开采购项目信息，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标或成交供应商、中标或成交金额等内容，接受师生监督。2.对涉及学校重大利益或社会关注度高的采购项目，应主动向社会公开采购信息，提高采购透明度。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、采购预算与计划文件、采购文件（如招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件等）、采购合同、验收报告、投诉处理文件等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，确保档案资料完整、准确、规范。2.采购档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，建立电子和纸质档案，并妥善保管。档案保管期限应符合国家有关规定和学校要求。（三）档案查阅与利用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案资料的，应填写查阅