单位集体采购小组制度

PAGE单位集体采购小组制度一、总则（一）目的为了规范单位集体采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部所有涉及集体采购的活动，包括但不限于办公用品、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的采购秩序。二、采购小组的组成与职责（一）采购小组的组成采购小组由单位内部相关部门的人员组成，成员应具备采购相关知识和经验，熟悉采购流程和法律法规。采购小组设组长一名，负责全面领导采购小组的工作。采购小组成员包括但不限于：1.需求部门代表：负责提出采购需求，参与采购过程中的技术要求沟通和验收工作。2.财务部门代表：负责审核采购预算、合同付款条款等财务相关事项。3.审计部门代表：对采购活动进行监督和审计，确保采购过程合规。4.采购部门人员：负责采购活动的具体组织实施，包括供应商选择、谈判、合同签订等。（二）采购小组的职责1.组长职责全面领导采购小组的工作，制定采购工作计划和目标。组织采购小组会议，协调各成员之间的工作，确保采购活动顺利进行。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、采购价格确定等。审核采购合同，确保合同条款符合单位利益和法律法规要求。2.需求部门代表职责根据单位业务需求，准确提出采购需求，包括采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。参与采购前期的市场调研，提供相关技术支持和信息，协助采购小组确定采购标准。负责采购物品的验收工作，确保所采购物品符合需求部门要求。3.财务部门代表职责审核采购预算，确保采购项目在预算范围内进行。参与采购合同谈判，审核合同付款条款，确保付款方式合理、风险可控。对采购成本进行核算和分析，提供财务建议，协助控制采购成本。4.审计部门代表职责对采购活动进行全程监督，检查采购流程是否合规，有无违规操作和腐败行为。参与采购项目开标、评标等关键环节的监督，确保采购过程公正透明。对采购合同进行审计，检查合同条款是否符合法律法规和单位规定。5.采购部门人员职责负责采购活动的具体组织实施，包括制定采购方案、发布采购信息、收集供应商资料等。组织供应商报名、资格审查、开标、评标等采购程序，确保采购过程规范有序。与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、售后服务等条款，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，确保采购物品按时、按质、按量交付。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购预算审核1.采购部门收到《采购申请表》后，将其提交至财务部门进行预算审核。2.财务部门根据单位预算安排，对采购项目的预算金额进行审核，如预算超出范围，需经相关领导审批后调整预算。（三）采购方案制定1.采购部门根据采购需求和预算审核结果，制定采购方案。采购方案应包括采购方式选择、采购时间安排、供应商选择标准等内容。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，采购部门应根据采购项目的特点和实际情况选择合适的采购方式，并报采购小组组长批准。（四）采购信息发布1.根据采购方案，采购部门通过单位内部网站、政府采购平台、招标代理机构网站等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。2.采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（五）供应商报名与资格审查1.潜在供应商在规定时间内报名，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.经资格审查合格的供应商进入采购程序。（六）采购文件编制与发放1.采购部门根据采购项目特点编制采购文件，采购文件应包括采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件经采购小组组长审核后，向资格审查合格的供应商发放。（七）开标、评标与定标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标会议，邀请采购小组成员、供应商代表等参加。2.开标会议上，供应商应提交投标文件，采购部门对投标文件进行启封和唱标，公布投标报价、交货期、售后服务等内容。3.采购小组按照评标标准对投标文件进行评审，综合考虑供应商的报价、技术方案、业绩信誉、售后服务等因素，评选出中标候选人。4.采购小组根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（八）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，合同条款应明确采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、价格、交货期、售后服务等内容。2.采购合同经采购小组组长审核后，加盖单位公章生效。（九）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作。验收人员应包括需求部门代表、采购部门人员、技术专家等。2.验收人员按照采购合同和相关标准对采购物品或服务进行验收，填写《采购项目验收报告》。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，直至验收合格。（十）采购款项支付1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《付款申请表》申请支付采购款项。2.《付款申请表》经采购部门负责人、财务部门审核后，报单位领导审批。3.财务部门按照审批结果支付采购款项。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目符合下列情形之一的，应当采用公开招标方式：采购货物、服务的预算金额达到国务院财政部门规定的公开招标数额标准的。采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，但通过公开招标方式能够满足需求的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程：采购部门发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。供应商按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程：采购部门从符合相应资格条件且不少于三家的供应商中随机选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.操作流程：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。供应商按照谈判文件要求编制响应文件，在规定时间内提交响应文件。谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关所有其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等内容。《单一来源采购申请表》经采购部门负责人、财务部门审核后，报单位领导审批。单位领导批准后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、售后服务等条款，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.操作流程：采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，被询价的供应商名单应不少于三家。询价小组向被询价的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规，有无违规操作和腐败行为。2.采购小组成员应相互监督，发现问题及时报告并处理。3.建立采购活动投诉机制，接受单位内部人员对采购活动的投诉，对投诉事项进行调查处理。（二）外部监督1.接受政府采购监管部门的监督检查，按照要求提供采购活动相关资料。2.主动接受社会监督，对采购活动中的违法违规行为及时进行整改，并向社会公开整改情况。（三）采购绩效评估1.建立采购绩效评估指标体系，对采购活动的效率、质量、成本等方面进行评估。2.定期对采购绩效进行评估，总结经验教训，不断改进采购工作。3.将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核挂钩，激励采购人员提高工作质量和效率。六、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。4.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。5.符合法律、行政法规规定的其他条件。（二）供应商信息管理1.采购部门建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、