民非采购制度及流程

PAGE民非采购制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范民办非企业单位（以下简称“民非”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购效率，保证采购质量，维护民非的利益。2.适用范围本制度适用于民非组织内部的所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。公正性原则：采购过程应公平、公正，不得偏袒任何供应商。公开性原则：采购信息应尽量公开，接受内部监督。效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性和效益最大化。二、采购组织与职责1.采购决策机构理事会：作为民非的决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购计划、采购合同等。理事会职责：制定采购政策和战略方向。审批采购预算和重大采购项目。监督采购过程的合规性。2.采购执行部门采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购需求的收集、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。采购部门职责：编制采购计划和采购预算。寻找、筛选、评估和确定供应商。组织采购谈判，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。3.其他相关部门需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务核算等工作。审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应根据民非的业务需求和发展规划，会同需求部门、财务部门等共同编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报理事会审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准后的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序报理事会审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购资金的使用情况。审计部门应对采购预算的编制和执行情况进行审计，确保预算的合理使用。四、采购流程1.采购需求提出需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。采购申请表应经部门负责人审核签字后提交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请表后，进行汇总分析，结合采购预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排等。3.供应商选择与管理采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。建立供应商评估体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行评估。根据评估结果，对供应商进行分类管理，选择优质供应商建立长期合作关系。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商。谈判达成一致后，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应报财务部门审核，经理事会审批后签订。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购的具体要求和交货时间。采购订单应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。6.采购验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门、质量检验部门等做好验收准备。验收人员按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，检查物资的数量、质量、规格等是否符合要求。验收合格后，验收人员填写验收报告，经部门负责人签字确认。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商补货、换货或退货等。7.采购付款采购物资验收合格后，采购部门应及时整理相关凭证，提交财务部门办理付款手续。财务部门按照采购合同的约定，审核付款申请，确保付款金额的准确性和合规性。经财务部门负责人签字、理事会审批后，办理付款业务。五、采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应按照相关法律法规的规定，发布招标公告，邀请潜在供应商投标。评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。评标过程同公开招标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商谈判，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向不少于三家的供应商发出询价单，要求其报价。采购部门根据供应商的报价情况，选择成交供应商。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应报财务部门审核，经理事会审批后签订。2.合同执行采购部门应按照采购合同的约定，及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商如有违约行为，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商承担违约责任。3.合同变更与解除如因特殊原因需要变更或解除采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报财务部门审核，经理事会审批后生效。4.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、相关审批文件、往来信函、验收报告等资料。七、采购监督与审计1.内部监督采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督。采购部门负责人应定期对采购业务进行检查，发现问题及时整改。需求部门、财务部门等应加强对采购活动的协同监督，发现违规行为及时报告。2.审计监督审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采