医院两票制采购管理制度

PAGE医院两票制采购管理制度一、总则（一）目的为规范医院药品、医用耗材等物资采购行为，加强采购环节管理，确保采购物资质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有药品、医用耗材、医疗器械及其他相关物资的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策要求，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，保障患者用药安全和医疗质量。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.成本效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝商业贿赂等违法违纪行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构医院设立采购管理委员会，作为采购决策机构，负责审议和决策重大采购事项。采购管理委员会成员包括医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等。其主要职责如下：1.制定和修订医院采购管理制度、采购目录及采购计划。2.审议采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等重要事项。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门医院设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门的主要职责如下：1.根据医院需求，编制采购计划，组织采购活动。2.选择供应商，进行资质审核和实地考察，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况。4.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。5.配合有关部门做好采购物资的验收、付款等工作。（三）其他相关部门职责1.临床科室：根据临床需求，提出采购申请，参与采购产品的评估和验收工作。2.药学部门：负责药品的质量验收、储存管理和用药指导，对药品采购提供专业意见。3.医学工程部门：负责医疗器械的技术评估、验收和售后服务管理，参与医疗器械采购工作。4.财务部门：负责审核采购预算，办理采购付款手续，对采购资金进行监督管理。5.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。三、采购流程（一）采购申请1.临床科室、药学部门、医学工程部门等根据业务需要，填写采购申请表，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算等信息，并提交至采购部门。2.采购申请表应经科室负责人审核签字后生效。（二）采购计划编制采购部门收到采购申请表后，进行汇总整理，结合医院库存情况、采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购管理委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门根据采购计划及物资特点，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，筛选出合格的供应商。2.供应商准入：对于新入选的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、生产许可证、产品注册证、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件，并进行实地考察。经审核通过后，将其纳入供应商库，并签订供应商合作协议。3.供应商评估与考核：采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评估和考核。根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购方式确定根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的物资采购项目。采购部门应按照国家相关法律法规和招标程序，发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。采购部门应与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（五）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门根据确定的采购方式，组织与供应商进行谈判。谈判内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、付款方式等条款。谈判过程中，采购人员应严格遵守谈判纪律，维护医院利益。2.合同签订：谈判达成一致后，采购部门应起草采购合同，并提交至医院法律顾问进行审核。审核通过后，由医院法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（六）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同签订后，应及时通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同及相关标准，制定验收方案，明确验收人员、验收内容、验收方法、验收时间等。2.验收实施：验收人员按照验收方案对采购物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。对于药品、医疗器械等特殊物资，应按照相关法律法规和行业标准进行验收。验收过程中，验收人员应认真填写验收记录，对验收结果负责。3.验收结果处理：验收合格的物资，验收人员应在验收记录上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商处理。如因供应商原因导致物资不合格，采购部门应要求供应商承担相应的违约责任，如退货、换货、补货、赔偿损失等。（七）采购付款1.付款申请：采购部门在收到验收合格的物资入库单后，应及时填写付款申请表，注明采购合同编号、物资名称、规格、型号、数量、金额、付款方式等信息，并提交至财务部门审核。2.付款审核：财务部门收到付款申请表后，应按照采购合同及医院财务管理制度进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票真实性、付款金额等。审核通过后，财务部门办理付款手续。3.付款方式：医院采购付款方式主要包括银行转账、支票、汇票等。付款时，财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行支付，确保资金安全。四、采购监督与管理（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划的执行情况、采购方式的选择、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等。审计部门应及时发现问题，并提出整改建议，督促相关部门进行整改。2.纪检监察监督：纪检监察部门负责对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，防范商业贿赂等违法违纪行为的发生。对发现的违规违纪问题，纪检监察部门应严肃查处，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受社会监督：医院应主动接受社会各界的监督，及时公开采购信息，保障公众的知情权和监督权。对于社会公众提出的质疑和投诉，医院应认真调查处理，并及时反馈处理结果。2.配合政府监管：医院应积极配合政府有关部门的监管工作，如实提供采购相关资料，接受政府部门的检查和指导。对于政府部门提出的整改要求，医院应认真落实，不断完善采购管理制度。五、信息管理与档案管理（一）采购信息管理1.建立采购信息系统：医院应建立采购信息系统，对采购活动全过程进行信息化管理。采购信息系统应涵盖采购申请、采购计划、供应商管理、采购谈判、合同签订、验收付款等环节，实现采购信息的实时录入和共享。2.采购信息公开：采购部门应定期将采购信息在医院内部进行公开，包括采购项目名称、采购方式、采购预算、中标供应商、采购合同等内容,接受医院内部监督。同时，医院应按照国家相关规定，在指定媒体上公开采购信息，提高采购透明度。（二）采购档案管理1.档案整理：采购部门应负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应包括采购申请表、采购计划、供应商资质文件、采购谈判记录、采购合同、验收记录、付款凭证等相关资料。档案整理应按照时间顺序和类别进行分类，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管：采购档案应妥善保管，保管期限按照国家相关规定执行。档案保管地点应具备