学校采购工程管理制度

PAGE学校采购工程管理制度一、总则（一）目的为加强学校采购工程管理，规范采购工程行为，提高采购资金使用效益，保证采购工程质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类采购工程活动，包括货物采购、工程建设、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购工程活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.公开、公平、公正原则：采购工程信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有潜在供应商享有平等机会。3.效益原则：在保证采购工程质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购工程管理机构及职责（一）采购工程管理领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责负责审定采购工程管理制度、采购计划和采购预算。对重大采购工程进行决策和协调。监督采购工程实施过程，处理采购过程中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责采购工程的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。建立供应商库，对供应商进行资格审查和管理。与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理和归档采购工程相关资料。（三）需求部门1.职责提出采购需求，明确采购工程的技术规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和意见。协助采购部门进行采购工程验收。（四）财务部门1.职责负责采购资金的预算管理和支付审核。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。（五）审计部门1.职责对采购工程进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。对采购工程中的违规行为进行调查和处理。三、采购工程计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据学校事业发展规划、教学科研需要和资产状况等，每年定期编制采购计划。2.采购计划应明确采购工程名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并详细说明采购需求的必要性和可行性。3.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购部门汇总。（二）采购计划审核与审批1.采购部门对各需求部门报送的采购计划进行审核，重点审核采购需求的合理性、采购方式的合规性和采购预算的准确性等。2.采购计划经采购部门审核后，报采购工程管理领导小组审批。采购工程管理领导小组应根据学校实际情况和资金状况，对采购计划进行综合平衡和审批。（三）采购计划调整1.采购计划一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购计划调整申请经本部门负责人审核后，报采购部门审核。采购部门审核同意后，报采购工程管理领导小组审批。四、采购工程预算管理（一）预算编制1.财务部门应根据学校事业发展规划和年度经费预算安排，结合采购工程计划，编制采购工程预算。2.采购工程预算应包括采购货物、工程建设、服务等各项费用，并按照相关规定进行细化和分类。3.采购工程预算应经财务部门负责人审核后，报学校领导审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购工程预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照预算安排支付采购款项，确保资金使用安全。（三）预算调整1.如因采购工程规模、技术规格等发生变化，导致采购工程预算需要调整的，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。2.采购工程预算调整申请经采购部门审核后，报财务部门审核。财务部门审核同意后，报学校领导审批。五、采购工程方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准以上的采购工程，应当采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照国家有关法律法规和学校采购工程管理制度的规定进行，包括发布招标公告、发售招标文件、组织开标评标等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购工程，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购工程总价值的比例过大的'。2.邀请招标应向三家以上具备承担采购工程能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照公开招标的程序进行开标评标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购工程，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购工程的技术、价格、服务等进行谈判，并按照谈判文件规定的评定成交的标准确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购工程，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购工程一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立采购小组，与供应商进行协商，确定成交价格和成交条件。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购工程，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，并按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购工程文件管理（一）采购文件编制1.采购部门应根据采购工程特点和采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购工程的技术规格、数量、质量要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核与审批1.采购文件编制完成后，应经采购部门负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性和准确性等。2.采购文件经采购部门审核后，报采购工程管理领导小组审批。采购工程管理领导小组应重点审核采购文件的采购方式选择、评标标准设定等内容，确保采购文件符合学校利益和相关法律法规要求。（三）采购文件发放1.采购文件应按照规定的程序和方式发放给潜在供应商。采购部门应记录采购文件的发放日期、发放对象、发放数量等信息。2.潜在供应商应在规定的时间内领取采购文件，并按照采购文件要求编制投标文件或响应文件。（四）采购文件变更1.在采购工程实施过程中，如因特殊原因需要对采购文件进行变更的，采购部门应及时发布变更通知，并将变更内容告知所有潜在供应商。2.采购文件变更通知应经采购部门负责人审核后，报采购工程管理领导小组审批。七、采购工程实施管理（一）开标评标1.采购部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标应邀请相关部门人员、专家等参加，并接受监督。2.开标时，应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。3.评标应按照评标标准进行，评标委员会应客观、公正地对投标文件进行评审，并推荐中标候选人或确定成交供应商。（二）合同签订1.采购工程确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应按照中标通知书或成交通知书的要求，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购工程的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量要求、付款方式、违约责任等条款，并符合国家法律法规和学校采购工程管理制度的规定。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。（三）合同履行1.采购合同签订后，采购部门和中标供应商或成交供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.中标供应商或成交供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物、工程或服务，并接受采购部门的监督检查。3.财务部门应按照合同约定及时支付采购款项，确保合同履行的顺利进行。（四）验收1.采购工程完成后，需求部门应组织相关人员对采购工程进行验收，并出具验收报告。验收报告应包括采购工程的名称、规格型号、数量、质量要求、验收标准、验收结果等内容。2.验收应按照合同约定的验收标准进行，如合同未约定验收标准的，应按照国家有关标准和行业规范进行验收。3.验收合格的采购工程，采购部门应按照合同约定支付剩余款项；验收不合格的采购工程，采购部门应要求中标供应商或成交供应商限期整改，整改后仍不合格的，采购部门有权解除合同，并要求中标供应商或成交供应商承担相应的违约责任。八、采购工程监督管理（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购工程进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。2.学校纪检监察部门应加强对采购工程的廉政监督，查处采购过程中的违规违纪行为。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购工程实施过程的自我监督，确保采购工程规范有序进行。（二）外部监督1.采购工程应接受社会监督，采购信息应及时公开，接受社会公众的查询和监督。2.供应商如发现采购工程存在违规行为或损害其合法权益的情况，有权向学校相关部门投诉或举报。学校相关部门应及时受理供应商的投诉或举报，并依法进行处理。九、采购工程档案管理（一）档案收集1.采购部门应负责采购工程档案的收集工作，在采购工程结束后，及时将采购工程相关资料整理归档'。2.采购工程档案应包括采购计划、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应按照档案管理的要求，对采购工程档案进行分类整理，并编制档案目录。2.采购工程档案应按照年度、采购工程类别等进行