华润集团采购管理制度

PAGE华润集团采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范华润集团及其下属各公司（以下统称“集团”）的采购活动，确保采购工作合法合规、高效有序，保障集团生产经营活动的顺利进行，实现采购成本的合理控制，提高采购质量和效率，维护集团利益。（二）适用范围本制度适用于华润集团总部及各下属公司的各类物资采购、服务采购等活动。包括但不限于原材料、设备、办公用品、工程建设项目、咨询服务、物流服务等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益的最大化。通过优化采购流程、合理选择供应商、科学定价等方式，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公平公正原则对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的原则进行采购决策。在采购活动中，不得偏袒任何一方，确保竞争环境公平透明，维护市场秩序。4.诚信原则采购人员应秉持诚信原则，如实披露采购信息，履行采购合同约定的各项义务。与供应商建立良好的合作关系，共同维护诚信经营的市场环境。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括集团高层管理人员、相关部门负责人等。其职责如下：1.审议重大采购项目的采购策略、采购预算、采购方式等重要事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，确保采购活动符合集团整体利益和战略目标。3.监督采购项目的执行情况，对采购结果进行评估和审查。（二）采购执行部门集团设立专门的采购部门，负责具体的采购业务执行。采购部门职责如下：1.根据集团各部门的需求，制定采购计划和采购方案。2.按照采购流程，组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等环节。3.负责采购物资和服务的质量控制，确保所采购的产品和服务符合集团要求。4.建立和维护供应商管理体系，对供应商进行评估、考核和管理。5.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题和纠纷。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和方法。（三）其他相关部门职责1.需求部门负责提出准确、详细的采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、交货时间等信息。配合采购部门进行供应商选择、采购谈判等工作，参与采购合同的验收工作。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。负责采购付款的审核和支付工作，对采购成本进行核算和分析。3.质量控制部门负责制定采购物资和服务的质量标准和验收规范。参与供应商的评估和选择，对采购物资和服务进行质量检验和验收，确保所采购的产品和服务符合质量要求。4.法务部门负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律意见和建议。处理采购过程中的法律纠纷和风险防范工作，维护集团的合法权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据生产经营计划和实际工作需要，填写采购申请单。采购申请单应详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于重大采购项目，还需经过相关领导审批。（二）采购计划制定采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行汇总和分析。结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购方式等内容。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。对于符合要求的供应商，邀请其参与集团采购项目的投标或报价。2.供应商评估与选择采购部门组织相关部门对参与投标或报价的供应商进行评估。评估内容包括技术方案、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，选择综合实力较强、信誉良好、价格合理的供应商作为中标候选人或合作对象。3.供应商管理采购部门与选定的供应商签订采购合同，并建立供应商档案。定期对供应商进行考核和评估，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格执行情况等方面。对于考核不合格的供应商，采取警告通知、暂停合作、取消合作等措施，确保供应商能够持续满足集团的采购要求。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判纪要，作为合同签订的依据。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同需经法务部门审核、相关领导审批后，由双方签字盖章生效。（五）采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的约定，向供应商下达采购订单。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量供应。2.验收采购物资或服务到货后，采购部门通知质量控制部门、需求部门等相关人员进行验收。验收人员按照合同约定的质量标准和验收规范进行验收，填写验收报告。对于验收合格的物资或服务，办理入库手续或投入使用；对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单。付款申请单应注明采购合同编号、供应商名称、采购金额、付款方式、付款期限等信息。2.付款申请单经需求部门、采购部门、财务部门审核签字后，提交至相关领导审批。财务部门按照审批后的付款申请单，办理采购付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门根据年度生产经营计划和采购需求，编制本部门的采购预算草案。采购预算草案应详细列出各类采购物资或服务的名称、规格、数量、预计采购金额等信息。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总和审核，结合集团整体预算安排，编制集团年度采购预算草案。采购预算草案需经财务部门审核、集团高层管理人员审批后，作为年度采购预算执行的依据。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照年度采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向集团管理层汇报采购预算执行情况。对于超预算采购的项目，财务部门有权拒绝付款，并要求采购部门说明原因。（三）预算调整1.当市场环境、生产经营计划等因素发生重大变化，导致原采购预算无法满足实际需求时，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、预计增加或减少的采购金额等信息。经需求部门、采购部门、财务部门审核后，提交至集团采购决策委员会审批。预算调整申请经批准后，作为采购预算执行的依据。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门会同相关部门进行风险评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约担保。建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险严格控制采购物资和服务的质量，在采购合同中明确质量标准和验收规范。加强对采购物资和服务的检验和验收工作，委托专业机构进行质量检测。对于质量不合格的供应商，采取相应的处罚措施。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制。与供应商协商签订价格调整条款，约定价格调整的条件和方式。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.法律风险加强采购合同管理，确保合同条款合法合规。在采购活动中，严格遵守法律法规的要求，依法进行采购决策和采购操作。定期对采购人员进行法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。六、采购信息管理（一）信息收集与整理采购部门负责收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购合同信息、采购订单信息、验收报告信息等。对收集到的信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。（二）信息共享与利用1.采购信息数据库应实现集团内部各部门之间的信息共享，需求部门、财务部门、质量控制部门等相关人员可以根据授权访问采购信息数据库，获取所需的采购信息。2.采购部门定期对采购信息进行分析和总结，为采购决策提供参考依据。通过对采购信息的分析，发现采购活动中的问题和不足，及时采取改进措施，提高采购管理水平。七、监督与考核（一）内部监督1.集团内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）考核评价1.集团制定采购工作考核评价办法，对采购部门和