山西学校自行采购制度

PAGE山西学校自行采购制度一、总则（一）目的为规范山西学校自行采购行为，加强学校采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西学校范围内的各类自行采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、后勤物资、基建工程及服务类采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，给予所有符合条件的供应商平等参与机会，确保采购结果公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、资金使用效益等因素，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护自身及对方的合法权益和良好信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校应成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购制度、采购计划及重大采购项目方案。2.研究决定采购方式、采购预算及采购合同等重要事项。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门根据采购项目性质和规模，明确相应的采购执行部门。采购执行部门职责如下：1.负责编制采购计划，明确采购需求、采购预算、采购时间等内容。2.组织实施采购活动，包括采购文件编制、供应商选择、采购谈判、合同签订等环节。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合合同要求。4.整理、归档采购项目相关资料，建立采购档案。（三）监督部门学校设立专门的采购监督部门，负责对采购活动全过程进行监督检查。监督部门职责包括：1.审查采购制度、采购计划及采购流程的合规性。2.监督采购执行部门的采购操作过程，防止违规行为发生。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购工作进行评估，提出改进建议。三、采购流程（一）采购计划编制1.各部门根据教学、科研、管理及后勤服务等工作需要，结合现有资产状况，于每年[具体时间]前提出下一年度采购需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购执行部门对各部门提交的采购需求进行汇总、审核，结合学校财力状况和发展规划，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目类别、采购预算安排及采购时间进度等，并报采购领导小组审议通过后实施。3.因特殊情况需临时增加采购项目的，由需求部门填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购内容及预算金额等，经采购执行部门审核后报采购领导小组审批。采购执行部门根据审批意见及时安排采购。（二）采购方式确定1.采购执行部门根据采购项目特点、预算金额及市场供应情况等因素，确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。工程类：施工单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。服务类：单项采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。3.对于符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据确定的采购方式编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、采购评审标准、采购合同草案等内容。2.采购公告（邀请书）：公开招标采购项目应发布招标公告，邀请招标采购项目应向符合条件的供应商发出邀请书。公告（邀请书）应明确采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、获取采购文件的方式及时间、投标截止时间及开标时间地点等事项。3.采购需求：详细描述采购项目的规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。4.采购评审标准：明确评审方法、评审因素及各项评审因素的分值权重，确保评审过程公平公正。评审标准应包括商务部分、技术部分和价格部分等内容，商务部分主要评审供应商的资质、业绩、信誉等；技术部分主要评审供应商提供的货物或服务的技术方案、技术能力等；价格部分主要评审投标报价的合理性。5.采购合同草案：明确采购双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间地点、售后服务等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。（四）供应商选择与采购谈判1.供应商征集：采购执行部门通过多种渠道广泛征集供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容，并定期进行更新维护。2.供应商资格审查：采购执行部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质条件和履约能力。资格审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。3.采购谈判：对于采用竞争性谈判、单一来源采购等方式的采购项目，采购执行部门组织与符合资格条件的供应商进行采购谈判。采购谈判应遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就采购文件中的各项条款进行协商，确定最终的采购价格、技术方案、服务承诺等内容。采购谈判过程中，采购执行部门应做好谈判记录，记录谈判时间地点、参与谈判人员、谈判内容及结果等信息。(五)采购合同签订1.采购执行部门根据采购谈判结果，起草采购合同，并报学校法律顾问审核。审核通过后，由学校法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、交货时间地点、售后服务等条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分送财务部门、监督部门等相关部门备案。（六）采购项目验收1.采购项目完成后，采购执行部门组织相关部门及专业人员对采购项目进行验收。验收人员应根据采购合同及采购文件要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。2.验收过程中，验收人员应做好验收记录，记录验收时间地点、参与验收人员、验收内容及结果等信息。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。3.对于大型或复杂的采购项目，采购执行部门可委托具有相应资质的专业检测机构进行验收。专业检测机构应出具检测报告，作为验收依据。（七）采购资金支付1.财务部门根据采购合同及验收报告，按照学校财务管理制度规定办理采购资金支付手续。采购资金支付应严格遵循国库集中支付制度及相关财务规定，确保资金支付安全、准确、及时。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在审核采购合同及预付款申请后，按照合同约定的比例支付预付款。对于采用货到付款或验收合格后付款方式的采购项目，财务部门应在收到验收报告及发票后，按照合同约定的付款方式和时间支付货款。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括但不限于供应商违约风险、采购质量风险、采购价格风险、采购合同风险、采购人员道德风险等。2.针对不同的风险因素，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确供应商的违约责任，要求供应商提供履约保证金或银行保函等担保措施。同时，建立供应商评价机制，定期对供应商的履约情况进行评价，对于违约供应商及时采取相应的处罚措施，如暂停合作、列入黑名单等。2.采购质量风险：在采购文件中明确采购项目的质量要求和验收标准，加强对采购项目的验收管理。对于重要采购项目，可邀请专业质量检测机构进行检测，确保采购项目质量符合要求防止因质量问题影响学校正常教学、科研及管理工作。3.采购价格风险：通过市场调研、询价、招标等方式，充分了解市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，如因市场价格波动超过一定比例可对合同价格进行调整，降低价格风险。4.采购合同风险：加强对采购合同的审核管理，确保合同条款合法合规、完整准确。在合同签订前，应组织学校法律顾问、采购执行部门等相关人员对合同草案进行审核，提出修改意见。合同签订后，应严格按照合同约定履行双方义务，及时处理合同变更、解除等事项，避免合同纠纷。5.采购人员道德风险：加强对采购人员的职业道德教育，提高采购人员的廉洁自律意识和责任意识。建立健全采购人员监督约束机制，加强对采购人员采购行为的监督检查，防止采购人员利用职务之便谋取私利。对违反职业道德规范的采购人员，依法依规给予相应的处罚。五、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目从计划编制到采购结束全过程的相关资料，主要包括：1.采购计划文件，如采购需求申请表、年度采购计划、临时采购申请表等。2.采购文件，如采购公告（邀请书）、采购需求、采购评审标准、采购合同草案等。3.供应商资料，如供应商资格审查文件、供应商征集信息、供应商评价记录等。4.采购谈判记录，如谈判时间地点、参与谈判人员、谈判内容及结果等信息。5.采购合同及相关补充协议。6.采购项目验收报告及验收记录。7.采购资金支付凭证及相关财务资料（二）档案整理与归档采购执行部门应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购项目结束后，采购执行部门应及时将采购过程中形成的各类资料进行分类整理，按照档案管理要求进行编号、装订，并建立档案目录。整理后的采购档案应及时移交学校档案