审批局政府采购内控制度

PAGE审批局政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强审批局政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审批局使用财政性资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.效益性原则：在满足采购需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，对采购活动的各个环节进行有效监督和管理，防范风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和事业发展规划，提出年度政府采购预算申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.财务部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合财政部门下达的预算控制指标，编制本局年度政府采购预算草案，报局领导审批后，按规定程序报送财政部门。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应当按照规定程序报经批准。2.采购部门根据批准的采购预算，制定采购计划，明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容，并组织实施采购活动。（三）预算监督1.财务部门负责对政府采购预算执行情况进行监督检查，定期向局领导报告预算执行情况。2.审计部门负责对政府采购预算执行情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改。三、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作实际需要，提出政府采购项目的需求，包括采购货物的规格、型号、技术参数，采购工程的建设标准、质量要求，采购服务的内容、标准、期限等。2.需求提出部门应当对采购需求的合理性、必要性进行论证，确保采购需求符合实际工作需要，避免盲目采购和重复采购。（二）需求审核1.采购部门收到各部门提交的采购需求后，应当组织相关专业人员对需求进行审核，重点审核需求的完整性、准确性、合规性等内容。2.对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购部门应当组织专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（三）需求调整1.在采购过程中，如因市场变化、技术更新等原因需要调整采购需求的，采购部门应当及时与需求提出部门沟通协调，并按照规定程序进行调整。2.需求调整应当经相关部门审核批准，并报财政部门备案。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。2.采购部门应当按照规定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应当包括采购项目的名称、内容、数量、预算金额、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采购部门应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购:具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应当从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标的程序和要求与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购:招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应当成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应当与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、服务、价格等事项进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购:只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应当组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见，并报财政部门批准。3.采购部门应当与单一来源供应商就采购项目的价格、服务等事项进行协商，确定成交供应商。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2.采购部门应当成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.询价小组应当向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序管理（一）采购申请1.各部门需要进行政府采购的，应当填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，应当按照规定程序进行审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、采购方式选择的合理性等内容。2.对于重大采购项目，采购部门应当报局领导审批。局领导应当根据采购项目的实际情况，做出审批决定。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，组织实施采购活动。采购活动应当按照选定的采购方式进行，严格遵守相关法律法规和采购程序的要求。2.在采购过程中，采购部门应当与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应当与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应当明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量标准、服务要求、付款方式、违约责任等内容。2.政府采购合同应当按照规定程序报财政部门备案。（五）合同履行1.采购部门应当监督政府采购合同的履行情况，确保供应商按照合同约定提供货物、工程和服务。2.供应商应当按照政府采购合同约定履行义务，提供的货物、工程和服务应当符合合同约定的质量标准和服务要求。（六）验收1.采购项目完成后，采购部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、技术参数等是否符合合同约定。2.验收人员应当按照规定程序填写验收报告，验收报告应当包括采购项目的名称、规格、数量、合同金额、验收情况、验收结论等内容。验收报告应当经验收人员签字确认后存档。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应当定期对政府采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、操作风险、信用风险等。2.对于识别出的风险因素，采购部门应当进行详细记录，并分析其可能产生的影响。（二）风险评估1.采购部门应当根据风险识别的结果，对风险因素进行评估，确定风险的等级和可能性。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，对风险进行综合评价。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应当制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应当具有针对性和可操作性，确保能够有效降低风险发生的可能性和影响程度。（四）风险监控1.采购部门应当建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决风险监控过程中出现的问题。2.风险监控应当贯穿于政府采购活动的全过程，确保风险始终处于可控状态。七、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门应当负责收集政府采购活动过程中形成的各类文件资料，包括采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。2.档案收集应当及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。（二）档案整理1.采购部门应当对收集到的档案资料进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。2.档案整理应当规范、有序，便于查阅和保管。（三）档案保管1.采购部门应当建立专门的档案保管制度，指定专人负责档案的保管工作。2.档案保管应当具备安全、保密的条件，防止档案资料的损坏、丢失和泄露。（四）档案查阅1.本局内部人员因工作需要查阅政府采购档案的，应当填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案保管部门查阅。2.查阅档案应当遵守档案保管部门的规定，不得擅自涂改、复制、转借档案资料。（五）档案销毁1.政府采购档案的保存期限应当按照国家有关规定执行。保存期限届满后需要销毁的，应当按照规定程序进行审批。2.档案销毁应当由档案保管部门会同相关部门共同进行，确保档案销毁过程的安全、保密。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.财政部门负责对审批局政府采购活动进行监督检查，依法对采购活动中的违法行为进行查处。2.审计部门负责对审批局政府采购预算执行情况进行审计监督，对采购活动中的违规行为提出审计意见。3